Организация аналитического учета в ОТДЕЛ КУЛЬТУРЫ И РАЗВИТИЯ ЯЗЫКОВ

Аналитический учет ведется в учетных регистрах (в книгах, карточках, накопительных ведомостях и др.). Порядок записей в регистрах учета изложен в соответствующих разделах настоящей Инструкции.

В бухгалтерских книгах до начала записей нумеруются все страницы (листы). На последней странице листа за подписью главного бухгалтера делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано _____ страниц (листов)». Кассовая книга ф. КО-4, ф.440, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ф.449, кроме того, должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной или мастичной печатью, а количество листов в фф. КО-4 и 440 заверено подписями руководителя государственного учреждения и главного бухгалтера и ф.449 — руководителем государственного учреждения. На каждой книге надписывается: наименование государственного учреждения, централизованной бухгалтерии и год, на который книга открыта. В книге должно быть оглавление открытых в ней субсчетов. При переносе записей на другую страницу книги в оглавлении по данному субсчету делается отметка о переносе записи с указанием номеров новых страниц.

Книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записи операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в 2 года.

Карточки (кроме карточек по активам) регистрируются в реестре карточек ф.279, который ведется для каждого счета отдельно. Карточки для учета активов регистрируются в описи инвентарных карточек по учету активов ф. ОС-10. Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчетам с подразделением внутри их по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях и по обслуживаемым государственным учреждениям.

Карточки учета материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т. п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами и другими бухгалтерскими документами ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учета активов, выбывших в течение года. Опись инвентарных карточек по учету активов ф. ОС-10 сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточке фф. ОС-6, 8, 9. При сдаче инвентарных карточек в архив без описи они записываются в отдельной ведомости, в которой указываются номер карточки и название списанного инвентаря, а в централизованных бухгалтериях, кроме того, и наименование обслуживаемого государственного учреждения.

Записи в регистрах бухгалтерского учета производятся с первичных документов не позднее следующего дня после их получения. По окончании каждого месяца в регистрах аналитического учета подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.

Исправление ошибок, обнаруженных в записях бухгалтерского учета за текущий год, производятся в следующем порядке:

• а) обнаруженная ошибка за данный отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое и надписывается над зачеркнутым исправленный текст и сумма. Одновременно здесь же на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка «Исправлено» ;
• б) обнаруженная ошибочная запись до момента представления бухгалтерского баланса, вызванная ошибкой в мемориальном ордере, в зависимости от ее характера исправляется дополнительным мемориальным ордером или по способу «Красное сторно»; точно так же исправляются ошибки во всех случаях, когда они обнаружены в записях бухгалтерского учета за тот отчетный период, за который баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «Красное сторно» оформляются мемориальными ордерами, в которых, помимо обычных реквизитов, делается ссылка на номер и дату мемориального ордера, исправляемого данным мемориальным ордером.

Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета составляются оборотные ведомости фф. М-44, 285 и 326 по каждой группе аналитических счетов, объединяемых соответствующим синтетическим счетом. Итоги оборотов и остатки по каждому аналитическому счету оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатками этих субсчетов книги «Журнал-главная» ф.308.

Оборотные ведомости составляются ежемесячно, а по активам и малоценным и быстроизнашивающимся предметам ежеквартально. Записи в оборотной ведомости ф.326 могут производиться при необходимости в течение нескольких лет.

В новом финансовом году в бухгалтерских регистрах по синтетическим и аналитическим счетам записываются суммы остатков на начало года в полном соответствии с заключительным балансом и учетными регистрами за истекший год.

Если вышестоящим государственным учреждением при утверждении или финансовым органом при приемке годового отчета сделаны исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного распоряжения эти исправления вносятся как в регистры прошлого финансового года (путем исправления бухгалтерской записи), так и в регистры текущего года (путем изменения входящих остатков).

По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера — накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за три месяца в одну папку. На обложке надписываются: наименование государственного учреждения или централизованной бухгалтерии; название и порядковый номер папки, дела; отчетный период год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

В бухгалтерском архиве государственного учреждения дела хранятся в течение установленных сроков. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерской службе.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов государственных учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами и органами налоговой службы на основании постановления этих органов в соответствии с налоговым и уголовно-процессуальным законодательством Республики Казахстан.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица государственного учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица государственного учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

5 Учет денежных средств На счетах данного раздела ГУ «Отдел культуры и развития языков Качирского района» учитывают движение средств на бюджетных и счетах, текущих счетах средств от платных услуг, текущих счетах для спонсорской и благотворительной помощи и депозитном счете, в кассе, а также прочие денежные документы.

Счет 09 «Открытые лимиты по бюджету» .

Департамент казначейства Министерства финансов Республики Казахстан в соответствии с росписью расходов республиканского бюджета, утверждаемой Министром финансов Республики Казахстан, а также в пределах имеющихся финансовых ресурсов выдает администраторам республиканских бюджетных программ казначейские разрешения формы 1, последние, в свою очередь, подведомственным государственным учреждениям — разрешения администратора республиканских бюджетных программ формы 2 в порядке, определенном Инструкцией Министерства финансов Республики Казахстан от 18 сентября 1995 года N 239 «По составлению финансового плана и прогнозированию потока наличности» и внесенными приказом Министерства финансов Республики Казахстан от 5 июня 1996 года N 130 изменениями.

Выдача ГУ «Отдел культуры и развития языков Качирского района» учреждениям казначейских разрешений на расходы по республиканскому бюджету производится с учетом остатка свободных средств на едином казначейском счете и остатка неиспользованных лимитов.

В органах казначейства на основании разрешения администратора республиканских бюджетных программ формы 2 и разрешения нижестоящего распорядителя бюджетных средств формы 2-а в установленном порядке открывается один бюджетный счет на расходы государственного учреждения и на централизованные мероприятия.

Осуществление расходных операций с бюджетных счетов производится органами казначейства по спецификам экономической классификации расходов в пределах выделенных лимитов, открытых на текущий финансовый год.

Использование средств республиканского бюджета осуществляется строго по целевому назначению.

Для контроля за внутренним распределением бюджетных ассигнований предназначена карточка контроля за распределением лимитов ф.З.

Остатки по счету 09 «Открытые лимиты по бюджету (без внешних займов)» должны соответствовать остатку лимитов по бюджетному счету государственного учреждения.

Для сверки правильности бухгалтерских записей по счету 09 государственное учреждение за последний день месяца и в сроки по согласованию с органами казначейства получает выписку с лицевого счета и ф. 032-А Ведомость движения лимитов и кассовых расходов с учетом взятых обязательств по республиканскому бюджету.

Наглядно рассмотрим анализ расходов работы ГУ «Отдел культуры и развития языков Качирского района».

Таблица 5 Анализ расходов работы ГУ «Отдел культуры и развития языков Качирского района» за 2006;2006гг.