Расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

Командировка — это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в разъездном характере или в пути, командировками не считаются. Направление работников в служебную командировку оформляется распоряжением нанимателя с выдачей командировочного управления.

Направление в служебную командировку руководитель юридических лиц определяет собственником имущества, либо органом, которому разрешено право заключения трудового контракта или договора с данным руководителем. Регистрация работников, направленных в командировку, ведется в специальных журналах.

Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. Необходимо письменное согласие с основного места работы.

Заработная плата командированному работнику сохраняется в организации по совместительству.

Командированному работнику возмещаются расходы, по проезду транспортом общего пользования к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Бухгалтерский учет: учеб-метод. пособ. / Н. С. Стражева, А. В. Стражев. — 14 изд., перераб. И доп. — Минск: Современная школа, 2013. — 503 с.

Услуги такси не входят в стоимость оплаты организации. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты.

Не возмещается стоимость набора питания, выдаваемого в поездках международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета. При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункт. Расходы по проезду в мягком, спальном вагоне, каютах высокого класса, оплачиваются с разрешения руководителя предприятия в каждом отельном случае при представлении проездных билетов. В таком же порядке и в указанных размерах возмещаются расходы работникам, направленным для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, а также для повышения квалификации в течение всего срока обучения;

— по найму жилого помещения в размере стоимости представленных подлинных документов, подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего категории допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице. В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильник и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг. Стоимость завтрака, включенного в стоимость места за проживание в гостинице, общежитии, командированному работнику не возмещается. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается. А время равное половине суток и более, принимается за полные сутки. Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях. При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 60%, двухразового — 40% установленной нормы; расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих счетов с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем. Наниматель обязан выдать денежный аванс командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку. Денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных. Размеры суточных расходов устанавливаются Министерством финансов.

За время служебной командировки сохраняется должность и средняя заработная плата. Средняя зарплата за дни командировки исчисляется исходя из заработка за два последних месяца, с 1-го по 1-е число месяца перед командировкой. Получив со служебной командировки наличные деньги под отчет на расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки — не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. В авансовом отчете указываются производственные расходы по найму жилого помещения. Проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие для возмещения расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы: Бухгалтерский учет: учеб-метод. пособ. / Н. С. Стражева, А. В. Стражев. — 14 изд., перераб. И доп. — Минск: Современная школа, 2013. с. 504.

• — командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте;
• — проездные документы;
• — оплаченные счета, квитанции или другие документы по найму жилого помещения и иные расходы;
• — отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Выдача наличных денег под отчет производителя при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

Для учета подотчетных сумм открывают счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого записываются суммы, выданные под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки, а по кредиту отражается списание израсходованных подотчетных сумм.

Таблица 1.4 Запись корреспондирующих счетов.

Цели командировок разнообразные, в том числе командировки с целью подписания договоров. Дебет 20 «Основное производство», дебет 26 «Общехозяйственное производство», дебет 44 «Расходы на продажу», кредит 71 «Расчет с подотчетными лицами», если договор подписан, тогда с полным основанием расходы по командировке относятся на счета учета затрат.

Таблица 1.5 Корреспонденция счетов.

Командировочные расходы могут быть выданы в пределах норм, установленных законодательством, и сверх норм. Для получения данных для бухгалтерского и налогового учета к счетам затрат следует открыть два вида субсчетов:

• — Сч.20 «Основное производство» субсчет 1, сч.26 «Общехозяйственные расходы» субсчет 1, сч.44 «Расходы на продажу» субсчет 1 — затраты, участвующие в расчете налога на прибыль;
• — Сч.20 «Основное производство» субсчет 2, сч.26 «Общехозяйственные расходы» субсчет 2, сч.44 «Расходы на продажу» субсчет 2 — затраты, не участвующие в расчетах налога на прибыль.

Дебет 20 «Основное производство» субсчет 2, дебет 26 Общехозяйственные расходы" субсчет 1, 44 «Расходы на продажу» субсчет 1, кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — списание командировочных расходов в пределах норм запись по счетам.

Дебет 20 «Основное производство» субсчет 2, дебет 26 «Общехозяйственные расходы» субсчет 2, дебет 44 «Расходы на продажу» субсчет 2, кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — сверх норм.

Если договоры во время командировки не были заключены, то эти расходы будут являться внереализационными, хотя их в перечне расходов по счету 92 «Внереализационные доходы и расходы» нет, поэтому их надо учитывать на счете 91 «Прочие доходы и расходы» по субсчетам: 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 — расходы, участвующие в расчетах налога на прибыль, т. е. в пределах, установленных законодательством норм — дебет 91 «Прочие расходы и доходы» субсчет 2, кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2, кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — списание командировочных расходов сверх норм, не учитываемых в расчете налога на прибыль.

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 3, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» — начисление налога на добавленную стоимость по суммам сверх установленных норм производится по счетам.

Дебет 99 «Прибыль и убытки», кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» — начисление налога на прибыль от суммы командировочных расходов сверх установленных норм в общей сумме по организации отражается записью.

Дебет 20 «Основное производство» субсчет 2, 44 «Расходы на продажу» субсчет 2, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам»; дебет 99 «Прибыль и убытки», кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» — налог на добавленную стоимость и налог на прибыль таким же образом применяется и в отношении сверхнормативных расходов, в результате которых хозяйственные договоры были заключены. Бухгалтерский учет: учеб-метод. пособ. / Н. С. Стражева, А. В. Стражев. — 14 изд., перераб. И доп. — Минск: Современная школа, 2013. с. 506.