Информационные технологии в финансовом менеджменте

Логистика — это системный инструмент управления, позволяющий управлять всеми материальными потоками и запасами, финансовыми и информационными потоками, сопровождающими движение материалов и услуг на предприятии. Главной целью использовании логистических подходов является обеспечение эффективного в отношении снижения общих затрат и удовлетворения требований конечных потребителей управления.

Достижение предела в снижении производственных затрат.

Как правило, в этом направлении фирмой уже выбраны резервы, а использование логистики открывает неожиданные новые возможности.

Неправильное распределение товарных запасов.

Обычное распределение товаров — 50% у производителя и дистрибьюторов, а 50% в розничной торговле. Использование логистики позволяет снизить долю розничных торговцев до 10% (высвободив омертвленные 40%).

Непрерывное повышение транспортных издержек.

Это общая тенденция, например из-за подорожания горючего. Альтернативные перевозкам приемы (продуктовые линии, запасы, и т. д.) позволяют уменьшить затраты на перевозки.

Осознание важности обработки информационных потоков.

Уровнь определения местонахождения каждой единицы продукции данный момент предопределило потребность в обработке громадных объемов данных. Современные информационные технологии позволяют реализовать такую обработку. В частности, информационные технологии дают возможность для сравнения качества услуг различных поставщиков, оценки эффективности товародвижения. Наконец, приходит понимание, что обрабатывать информационные потоки не менее необходимо, чем материальные.

Рассмотрим наиболее важные логистические функции.

• 1. Обеспечение качества обслуживания потребителей требует от фирм постоянных усилий, в частности, по обеспечению требований стандартов ISO-9000 Международной организации по стандартизации. Общепринятая концепция управления качеством на всех этапах процесса производства и распределения естественно увязывается с логистическим подходом, который играет определяющую роль в обеспечении доставки товаров нужного качества в нужное место и в нужное время, в доведении услуг до потребителя.
• 2. Управление закупками обеспечивает решение комплекса задач по определению потребностей, стратегическому и оперативному планированию поставок, выбору поставщиков, выбору оптимальных объемов и сроков поставок, заключению договоров, определению видa транспорта и т. д. Эта функция весьма важна, так как объемы и условия поставок, размещение поставщиков непосредственно влияют на логистические издержки.
• 3. Транспортировка — это реализация материального потока. Затраты на транспортировку в некоторых видах деятельности достигают более 2/3 логистических издержек. В логистике транспортировку определяют как совокупность перевозки, погрузки-разгрузки экспедирования, промежуточного складирования и т. п.
• 4. Управление перевозкой включает в себя выбор транспорта, перевозчика и экспедитора, маршрута доставки и т. п.
• 5. Управление запасами. Всегда есть необходимость иметь запасы для обеспечения бесперебойного производства, исключения неудовлетворенного спроса. Однако превышение минимально необходимого объема запасов приводит к омертвлению средств, снижению оборачиваемости. Затраты на обеспечение запасов могут достигать 20−60% всех логистических издержек. Поэтому решение оптимизационной задачи достижения минимума затрат на обеспечение запасов при ограничениях объема запасов снизу, обеспечивающих бесперебойную работу — важнейшая функция логистического менеджмента.
• 6. Управление заказами включает сбор заказов, заключение и ведение договоров, определение сроков и условии поставок. Фактически обеспечение работы распределительной сети предприятия или логистических посредников. Затраты в этой деятельности не столь велики, но важность ее существенна, так как именно она определяет конечный уровень обслуживания потребителей.
• ? Операционный менеджмент (управление производственными процедурами) — это комплекс мер по снижению затрат и повышению качества продукции, реализуемый в производстве путем управления потоками сырья и незавершенной продукции. При этом решаются частные задачи минимизации промежуточных запасов сырья и не завершенной продукции, прогнозирования потребности в сырье, сокращения производственного цикла и т. д.
• ? Ценообразование. Эта функция определяет уровень общих логистических издержек, составляющих базовую цену готовой продукции. Она определяется логистической стратегией фирмы-производителя. Важно, что отпускная цена для потребителей определится исходя из конъюнктуры рынка, уровня цен конкурентов, прогноза сбыта, т. е. уже не логистическими, а маркетинговыми факторами.

Физическое распределение является комплексной функцией, предусматривающей все операции, связанные с движением готовой продукции в структурах торговых посредников и товаропроизводителей. Это — планирование распределения, управление реализацией заказов, обслуживание потребителей, транспортировка.

Подбор тары и упаковки имеет большое значение для повышения рыночной привлекательности товара. Применение прогрессивных видов тары с улучшенными весогабаритными размерами снижает логистические затраты, типовая упаковка позволяет автоматизировать складские операции. Послепродажный сервис обеспечивает возврат товаров некондиционного качества, а также снабжение запчастями и гарантий обслуживание и ремонт.

Развитие и формирование логистической системы. Изменение условий рынка и организационной и финансовой политики предприятия ведет к необходимости постоянного совершенствования или даже пересмотра действующей логистической системы. Отсюда и соответствующая система автоматизации обязана быть открытой, гибко реагирующей на изменения. Выработка логистической стратегии предприятия в связи с рыночной политикой предприятия. Управляющий логистикой отвечает за контроль и исполнение стратегических планов предприятия по всей линейке товарного движения: направлениям закупки, транспортировки, складских запасов, продаж и т. д. А эти действия определяются рыночной стратегией предприятия.

Администрирование и координация. Почти вся организационная Деятельность предприятия прямо или косвенно связана с логистикой. Поэтому служба логистики должна координировать деятельность других служб и подразделений, связанных с контролем наличия запасов и их движением, внутренним и внешним транспортом, управлением финансовыми потоками, размещением заказов.

Операционный менеджмент. Взаимодействуя с производственным (операционным) менеджментом, логистика решает две группы задач.

• 1. В области внутрипроизводственной логистики — управление производственными запасами сырья, незавершенной и готовой продукцией в процессе производства, организация заказов на материалы в структурных подразделениях, управление технологическим транспортом, складским хозяйством и т. д.
• 2. В области внешней логистики — управление логистическими функциями, обеспечивающими снабжение и сбыт. К ней же относится группа логистических функций, обеспечивающих сервис и послепродажное обслуживание товаров и готовой продукции — доставка, сервисное и гарантийное обслуживание, обеспечение запчастями и комплектующими. Финансовый менеджмент взаимодействует с логистикой по следующим аспектам.

Эффективность логистических решений. Она оказывает непосредственное влияние на объем и оборачиваемость капитала фирмы, так как большая часть капитала вложена в материальные ресурсы и готовую продукцию.

Издержки во внешних каналах. Они сопоставимы с себестоимостью продукции, а иногда и превышают ее. Поэтому важно объединить усилия логистического и финансового менеджмента в первую очередь для снижения затрат по закупке сырья и сбыту готовой продукции.

Именно в логистической системе формируется первичная информация по дебиторско-кредиторской задолженности, которая используется далее в контуре бухгалтерского учета.

В контуре бухгалтерского учета выделяются и анализируются составляющие логистических издержек, знание которых необходимо для принятия управленческих решений.

Основные принципы построения ИСЛП.

Полнота информации и пригодность ее для использования.

Менеджер-логистик должен получать информацию в том виде, месте и с той полнотой, которые необходимы для обеспечения управления логистической системой.

Точность представления данных.

При предельно низких уровнях рента-бельности (единицы процента), обусловленных высокой конкурентностью, даже погрешность 1% в оценке уровня запасов может иметь серьезные последствия.

Своевременность информации.

Как правило, в современных системах управления используется режим on line.

Проблемная ориентация.

ИСЛП ориентируется именно на выявление и уменьшение логистических издержек, экономию ресурсов, улучшение качества. Затраты на нее должны быть необходимы и достаточны именно для поставленных целей, не более того.

Адекватность и адаптируемость.

Циркулирующая в ИСЛП информация, выходные формы должны полностью удовлетворять потребности персонала и иметь возможность оперативно модифицироваться в случае необходимости.

Совместимость по форматам данных.

Это совершенно естественное общее требование, так как ИСЛП является частью общей информационной системы предприятия.

Управление запасами.

Функциональная область включает задачи, относящиеся к бизнес-процессу «Управление запасами» :

• · автоматизированное оформление документов с использованием сканера и штрих-кодов;
• · учет внешних документов — приходных накладных, накладных на возврат товаров поставщикам, накладных на возврат товаров от потребителей, входящих и исходящих счетов-фактур;
• · учет внутренних документов — приходных ордеров, актов согласования, документов на перемещение товаров между складами, накладных на отпуск в подразделения или в производство;
• · учет ведомостей инвентаризации, формирование и учет актов списания недостач и оприходования излишков;
• · ведение единых карточек складского учета;
• · управление товарными запасами на основании гибко настраиваемых критериев;
• · разнесение накладных расходов по товарам, хранящимся складах;
• · переоценка товаров с помощью актов переоценки;
• · хранение истории учетных цен по каждой партии товара, хранящейся на складе;
• · поддержка комплектов товара и учет актов на комплектацию и разукомплектацию товара;
• · партионный учет товаров на складе;
• · учет товаров на складе по месту хранения;
• · формирование товарных отчетов для последующей отработки в бухгалтерском учете данных о внутренних перемещениях товаров;
• · формирование отчетов о товарных запасах с детализацией по товарам, группам, партиям, складам и т. п.

Управление сбытом.

Bключает задачи, относящиеся к области «Управление сбытом» :

• · учет номенклатуры реализуемых товаров с детализацией по модификациям и упаковкам;
• · учет и контроль исполнения заказов от потребителей на товары и услуги;
• · учет и контроль исполнения договоров с потребителями;
• · учет цен реализации товаров и услуг с детализацией по модификациям, упаковкам и партиям, видам отгрузки, видам оплат и складам, с которых отгружаются товары;
• · формирование и переформирование прайс-листов;
• · оформление счетов на оплату с учетом скидок, наценок и на налогов, контроль их оплаты;
• · резервирование товаров при оформлении счетов на оплату и снятие резерва;
• · оформление товарно-транспортных накладных и исходящих счетов-фактур для передачи их потребителям;
• · учет финансовых и материальных трансакций по расчету с потребителями в разрезе лицевых счетов и договоров;
• · формирование товарных отчетов для последующей отработки в бухгалтерском учете данных о реализации товаров;
• · формирование отчетов о деятельности, связанной с реализацией — сводных или детализированных по товарам, группам товаров, потребителям, лицевым счетам и т. п.