Контроль в деятельности организации

Понятие и объекты организационного контроля

Организационный контроль — это систематический процесс регулирования деятельности организации, обеспечивающий ее соответствие целям, планам и нормативным показателям.

Организационный контроль:

• 1) уменьшает неопределенность, характерную для изменчивой внешней среды организации;
• 2) предупреждает о возникновении кризисных ситуаций, позволяет выявить проблемы и скорректировать под них деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис;
• 3) поддерживает сильные стороны организации, руководство получает возможность определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению организационных целей.

Объектами контроля являются характеристики организации как системы (рис. 32):

• 1) параметры входа (все виды ресурсов);
• 2) параметры процесса (производство продукта или услуг);
• 3) параметры выхода (результаты деятельности).

Рис. 32. Объекты организационного контроля

Каждому объекту организационного контроля соответствует свой вид контроля:

• 1. Упреждающий или предварительный контроль осуществляется до фактического начала любых работ. Реализуется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
• 2. Сопутствующий или текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Здесь наиболее активно используется схема непосредственного взаимодействия «руководитель-подчиненный».
• 3. Контроль с обратной связью или заключительный контроль. Он позволяет понять степень эффективности выполнения тех или иных работ, способствует осуществлению корректирующих действий по отношению ко всем задействованным элементам организации.

В целом, по форме осуществления все виды организационного контроля схожи, гак как имеют одну и ту же цель: обеспечить соответствие фактических результатов желаемым. Но при этом контроль может носить более формализованный или менее выраженный характер, что отражается на специфике восприятия контроля персоналом организации (табл. 19).

Таблица 19

Методы контроля

Базовые принципы эффективного контроля:

• 1. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в сборе информации, установке стандартов и выявлении проблем, а в решении задач организации. Проведение измерений и их обработка — эго лишь средства достижения этой цели. Контроль также обязательно должен быть интегрирован с другими функциями управления.
• 2. Соответствие контролируемому объекту. Неподходящий механизм контроля может, скорее, маскировать, а не собирать критически важную информацию.
• 3. Справедливость и достижимость действующих стандартов контроля. Для повышения приемлемости стандартов имеет смысл, чтобы сотрудники сами принимали участие в их разработке. Мотивировать людей на работу можно только постановкой целей, которые они считают реальными. При этом если стандарт установлен на низком уровне, возможно демотивирующее воздействие на людей с высоким уровнем потребностей.
• 4. Наличие двустороннего общения руководителей и подчиненных. У подчиненных должна быть возможность обсудить с руководством возникающие проблемы с системой контроля. Итоги контроля бесплодны, если не становятся предметом обсуждения. Только своевременное доведение результатов контроля до сотрудника поможет сделать ему правильные выводы.
• 5. Своевременность и регулярность. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а в соответствии времени контроля контролируемому явлению. Контроль не должен ограничиваться инцидентами. Он должен упреждать отклонения в работе, а не становиться следствием таких отклонений.
• 6. Гибкость. Контроль должен иметь возможность приспосабливаться к происходящим изменениям.
• 7. Простота. Простота процесса во многом определяет его надежность. Кроме того, контроль должен соответствовать возможностям людей и технических средств его реализующих.
• 8. Вознаграждение достижений работника. Существует четкая взаимосвязь между результативностью и вознаграждением. Если работники не ощущают такой связи или чувствуют, что вознаграждение несправедливо, то производительность их труда может упасть.
• 9. Экономичность. Если суммарные затраты на систему контроля (затраты времени и средств на поиск, сбор, передачу, анализ и хранение информации, затраты на оборудование для осуществления контроля) превосходят создаваемые ею преимущества, такую систему контроля нужно менять. Для того чтобы определить реальное соотношение затрат и прибыли для системы контроля, необходимо рассматривать как долгосрочные аспекты, так и краткосрочные.