Прием сотрудников организации по текущим вопросам

Ежедневно в любой компании возникает масса рабочих вопросов, которые требуют быстрого решения. Эти вопросы могут быть решены в течение нескольких минут, а если подчиненный не имеет возможности согласовать их с руководителем, то его работа может затормозиться. Организуя прием сотрудников своего учреждения по текущим вопросам, секретарь обязан:

• · Знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропустить их беспрепятственно;
• · Довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по текущим вопросам;
• · Определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя;
• · Сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или местного телефона. К кратким рабочим вопросам относятся:
• · получение устного разрешения на что-либо (например, сотрудник хочет узнать, можно ли ему воспользоваться служебной машиной);
• · согласование каких-либо действий (например, сотруднику поручено организовать встречу с поставщиками, и ему важно согласовать время встречи, состав участников и перечень необходимых документов).
• · получение краткой информации (например, сотруднику для выполнения поручения нужно получить координаты какой-либо организации и краткую информацию о ней, которой располагает руководитель);
• · предоставление краткой информации (например, сотрудник провел важные переговоры и хочет сразу же доложить руководителю об их итогах);
• · подпись документов (платежных поручений, приказов, распоряжений, договоров и т. д.). Но надо не забывать, что подпись документов — дело не всегда быстрое. Например, сотрудник уверяет, что у него «дело на пару минут, только договор подписать», а потом выясняется, что руководитель видит этот договор в первый раз и прежде чем подписать эту бумагу, ему нужно хорошенько ознакомиться с ней.

Посетители, пришедшие к руководителю без предварительной договорённости и настаивающие на приёме, могут создавать определённые сложности в работе секретаря. Поэтому необходимо заранее выяснить круг лиц, которых руководитель будет принимать лично. Как правило, к таким лицам относятся руководители и ведущие власти и управления, вышестоящих организаций, руководители фирм-партнёров и другие. Следует также выяснить, кого руководитель не желает принимать лично, уточнив вопрос о том, следует ли докладывать ему о визитах клиентов, недовольных обслуживанием, и если нет, то куда переадресовать таких посетителей. Чтобы верно перенаправить посетителей, секретарь должен хорошо знать структуру организации и функции её подразделений и отдельных должностных лиц. Если секретарь компетентен в вопросе, он может дать справку самостоятельно. В самом начале беседы у посетителя необходимо выяснить вопросы, с которыми он обращается. Если принято решение доложить руководителю, секретарь должен чётко назвать должность, фамилию, имя и отчество посетителя, а также вопрос, который он намерен обсудить. О посторонних посетителях секретарь обычно докладывает не по телефону, а лично, зайдя в кабинет руководителя и плотно прикрыв за собой дверь. При этом желательно передать Руководителю визитную карточку посетителя, а если визитки нет, то запись с данными о нём. Если руководитель отказывается принять посетителя, необходимо в вежливой форме предложить посетителю обратиться к другому сотруднику организации. Лучше, если кто-нибудь из сотрудников проводит посетителя до нужного ему кабинета.