Учет музейных предметов

Хранение подразумевает разработку и ведение комплекса документов, фиксирующего наличие и состояние музейных предметов, а также различную информацию о них.^[1]

В Российской практике введены в действие единые стандарты музейного учета. Сразу оговорим, что отражение музейных предметов и коллекций на балансе музея не допускается, музейная коллекция является неделимой (ст. 7 № 54-ФЗ). Это означает, что музей не вправе свободно распоряжаться музейными предметами, например, продавать их на арт-рынке или брать коммерческие займы под их залог. Подобная норма появилась в законодательстве в качестве стремления предотвратить повторение печальных эксцессов распродажи музейных коллекций в 1930;е гг.

Государственный учет обеспечивает идентификацию и предметноколичественный учет музейных предметов и музейных коллекций в целях их правовой защиты и государственного контроля.

Первичный учет осуществляется организациями, во владении или в пользовании которых находятся музейные предметы и музейные коллекции. Первичный учет включает в себя экспертизу культурных ценностей в целях отнесения их к музейным предметам и музейным коллекциям и последующую первичную регистрацию. Для этого сведения о музейных предметах и музейных коллекциях вносятся в книгу поступлений основного фонда музея / главную инвентарную книгу музея, порядковые номера записи в которых являются неотъемлемыми учетными обозначениями предмета или коллекции.

Централизованный учет осуществляется посредством внесения сведений в Государственный каталог, информационную систему, включающую три реестра (ст. 6, 10 № 54-ФЗ):

• • реестр музеев, иных организаций, физических лиц, в собственности, во владении или в пользовании которых находятся музейные предметы и коллекции;
• • реестр музейных предметов и коллекций с уникальными идентификационными номерами;
• • реестр сделок с музейными предметами и коллекциями.

В 2017 г. в Государственном каталоге зафиксированы 9 855 732 музейных предмета, в 2018 г. их число ожидается довести до 11 500 000 предметов^[2].

В наши дни все большее распространение получает ведение документации и баз данных в электронной форме. Однако электронные данные требуют соблюдения строгих норм информационной безопасности, поэтому большинство документации дублируется в печатном виде.

Отечественная практика Одна из наиболее известных информационных систем — КАМИС ^{[3], разрабатываемая с 1992 г., направленная на автоматизацию различных аспектов музейной работы. Так, отдельные модули обеспечивают электронный учет, аудит и сверку собрания, маркировку предметов, документацию реставрационных процессов, учет драгоценных металлов и драгоценных камней.}

Интеграция с интернет-решениями позволяет создавать музейные порталы и мобильные приложения-гиды.

Альтернатива — информационная система «Музей-3»^[4][5], разработанная Главным информационно-вычислительным центром Министерства культуры РФ. Ее отличительные черты — заточенность под государственные стандарты учета и низкие требования к техническому оснащению.

Книга поступлений — документ первичного учета предметов. Фиксируется описание предмета, его название, обстоятельства приобретения, соответствующие правовые документы (акты находок экспедиции, чеки покупки, договоры дарения, завещание и т. д.), присваивается порядковый номер.

Инвентарная книга — главный документ учета (рис. 4.12). Каждому предмету присваивается инвентарный номер, дается название и развернутое описание предмета, его внешнего вида и сохранности. Запись в инвентарной книге сопровождается отсылкой к номеру по книге поступлений.

Специальная инвентарная книга — подвид инвентарной книги для учета особых предметов со специальными условиями хранения, например, оружия или драгоценных камней.

Рис. 4.12. Инвентарные книги и другая учетная документация. Ярославский музей-заповедник^2.

(!) Все книги прошиваются и скрепляются специальной печатью, страницы последовательно нумеруются.

Инвентарная (учетная) карточка музейного предмета содержит все основные сведения и представляет собой развернутое описание предмета по инвентарной книге: авторство, название, габариты, вес, внешний вид, материал, сохранность, происхождение, мемориальную ценность, ссылки на научный аппарат (рис. 4.13). К карточке могут быть присоединены фотографии, репродукции, видео и аудиофайлы, а также любая необходимая дополнительная информация (например, рентгеновские снимки исследований). Карточки объединяются в картотеки, информация распределяется по различным каталогам и картотекам.

Рис. 4.13. Музейные предметы (чашка и блюдце), их инвентарные и учетные карточки. Ярославский музей-заповедник^1.

Наиболее важна топографическая картотека, отображающая текущее местоположение музейного предмета в рамках музейной системы. Любое перемещение предмета (скажем, из хранилища на выставку) обязательно фиксируется.

Номер по книге поступлений, а также инвентарный номер наносятся специальной несмываемой краской на нижнюю либо иную невидную поверхность музейных предметов без ущерба для их сохранности. Это позволяет быстро идентифицировать предмет, провести необходимую сверку. В инвентарный номер включается краткий код музея, позволяющий идентифицировать музей — владельца предмета при подготовке сборных выставок.

(!) Документы нумеруются по стандартам архивного дела. Вместо инвентарного номера документ содержит иерархическую последовательность шифров: фонд, опись, единица хранения, лист.

Паспорт сохранности музейного предмета фиксирует состояние предмета на момент осмотра; здесь отмечают изменения вследствие воздействия естественных и антропогенных факторов, описывают результаты реставрации.^[6]

Музейная документация достаточно обширна, и мы рассмотрели лишь основную ее часть. Перекрестная регистрация информации в разных книгах, карточках и каталогах не только облегчает текущую работу музейных сотрудников, но и позволяет выявлять случаи утраты или хищения единиц хранения в ходе периодических проверок и инспекций. Даже если злоумышленник подделает один документ, о предмете останутся сведения во многих других местах. Кроме того, каждая запись сопровождается подписью и реквизитами лица, ее оставившего.

• [1] © Государственный Эрмитаж. Санкт-Петербург, 2018. URL: https://support.hermitagemuseum.org/storage/static/11404aaa2blf23d524bcb3faf0a6bb3d_1 499 337 010_37120656.jpeg (дата обращения: 23.10.2018).
• [2] 2 Публичная декларация целей и задач Минкультуры РФ на 2018 г. С. 3.
• [3] URL: http://www.kamis.ru/ (дата обращения: 23.10.2018).
• [4] URL: http://www.givc.ru/activity/software-complex/museum-system/ (дата обращения: 23.10.2018).
• [5] URL: http://www.yarmp.yar.ru/wp-content/uploads/2017/04/Mus_propiska₃−1024×683.jpg (дата обращения: 23.10.2018).
• [6] URL: http://www.yarmp.yar.ru/wp-content/uploads/2017/04/Mus_propiska₄−1024×683.jpg (дата обращения: 23.10.2018).