Комплектование архивов и экспертиза ценности документов

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Комплектование архива, согласно ГОСТ Р 7.0.8−2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. И проводится оно на основании Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (далее — Правила 2007 г.).

Согласно Правилам 2007 г. систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ (комплектование архива) включает:

• 1) определение источников комплектования архива;
• 2) определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
• 3) прием-передачу архивных документов в архив.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Основные источники комплектования архива организации:

• 1) структурные подразделения организации;
• 2) подведомственные организации;
• 3) физические лица.

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании следующих критериев.

Для организаций:

• — функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);
• — полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

Для граждан:

• — вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
• — его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
• — родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;
• — типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);
• — состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. Так же они могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела. А документы, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН на основании договоров.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

• 1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ (в том числе органов прокуратуры РФ, ЦИК России, Счетной палаты РФ, Банка России, а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций — 15 лет;
• 2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ — 10 лет;
• 3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций — 5 лет;

• 4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:
  • а) записей актов гражданского состояния — 100 лет,
  • б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет,
  • в) проектной документации по капитальному строительству — 20 лет,
  • г) технологической и конструкторской документации — 20 лет,
  • д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет,
  • е) научной документации — 15 лет,
  • ж) кинои фотодокументов — 5 лет,
  • з) видеои фонодокументов — 3 года.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами:

• — разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения;
• — определяют действия при реорганизации, изменении структуры, ликвидации, а также банкротстве организаций, как государственных, так и негосударственных.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов (т. е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение).

Включение документов в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т. п.), содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

Правила 2007 г. устанавливают критерии экспертизы ценности документов:

• 1) критерии происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т. п.);
• 2) критерии содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность);
• 3) критерии внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

Согласно Правилам 2007 г. экспертиза ценности документов в архиве проводится: по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций; при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии; в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.