Структура Положения о договорной работе
Если электронная система предусматривает возможность получения подразделением-исполнителем подтверждения визирования проекта договора в электронном виде, по решению руководителей подразделения-исполнителя и визирующего подразделения на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра проекта договора подразделение-исполнитель может поставить отметку о подтверждении визирования проекта… Читать ещё >
Структура Положения о договорной работе (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Раздел I. Общие положения
- 1. Задачи Положения в сфере договорной работы.
- 2. Действия Положения.
- 3. Термины, определения.
- 4. Требования к договорной работе.
Раздел И. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров
- 5. Общие требования к представляемым документам.
- 6. Место и сроки хранения документов.
Раздел III. Договорный процесс
- 7. Процедура согласования договоров.
- 8. Правила визирования договоров.
- 9. Сроки рассмотрения договоров.
- 10. Порядок согласования договора.
- 11. Ответственность и обязанности сотрудников в договорной работе.
- 12. Контроль за надлежащим исполнением заключенного договора.
- 13. Учет и хранение договоров.
- 14. Претензионно-исковая работа.
Положение о договорной работе в ОАО «РЖД»
- 1. Общие положения
- 1. Настоящее Положение устанавливает порядок ведения договорной работы в ОАО «РЖД».
- 2. В настоящем Положении используются следующие термины и понятия:
АС ЕРД — автоматизированная система формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга «РЖД»;
визовый экземпляр договора — подлинный экземпляр договора ОАО «РЖД», на котором ставятся визы соответствующими подразделениями;
договорная работа — подготовка, рассмотрение и визирование, заключение, регистрация и хранение договоров, а также обеспечение контроля за их исполнением;
договоры — гражданско-правовые договоры (контракты), соглашения, меморандумы, протоколы (соглашения) о намерениях (сотрудничестве) и иные документы, в которых изложены достигнутые сторонами договоренности по любому аспекту деятельности ОАО «РЖД», а также дополнительные соглашения (дополнения), заключаемые сторонами с целью исполнения, изменения или прекращения действия основных документов;
консультант — независимая организация (специалист), оказывающая консультационные услуги по техническим, финансово-экономическим, правовым и иным направлениям деятельности ОАО «РЖД», обладающая необходимым опытом, знаниями и квалификацией в соответствующей области;
1 Текст данного Положения приводится в качестве примера составления такого рода документов. Само Положение утратило силу с 31 марта 2016 г. в связи с изданием приказа ОАО «РЖД» от 30.03.2016 № 15, которым утверждено новое Положение. — Прим, ред.
контрагент — юридическое или физическое лицо, с которым ОАО «РЖД» состоит в договорных отношениях или с которым у ОАО «РЖД» предполагаются договорные отношения;
комплект договорной документации — совокупность документов, необходимых для надлежащего, всестороннего и полного рассмотрения (визирования) проекта договора, включающий в себя в том числе организационно-распорядительные документы ОАО «РЖД», на основании которых осуществляется договорная работа по проекту договора, и переписку подразделений ОАО «РЖД» по проекту договора;
подразделение-исполнитель — подразделение, в интересах, компетенции и в рамках бюджета которого предполагаются заключение и реализация договора, либо подразделение, определенное уполномоченным лицом ОАО «РЖД» в качестве подразделения-исполнителя;
Положение о закупке — Положение о закупке товаров, работ, услуг для нужд ОАО «РЖД», утвержденное советом директоров ОАО «РЖД» 30 июня 2014 г. и объявленное распоряжением ОАО «РЖД"от 17 июля 2014 г. № 1663р;
регистратор — подразделение (лицо), назначенное в соответствии с внутренними документами ОАО «РЖД» ответственным за регистрацию договоров в ОАО «РЖД»;
филиалы — филиалы и структурные подразделения ОАО «РЖД».
3. Настоящее Положение распространяется на все заключаемые ОАО «РЖД» договоры, кроме публичных договоров ОАО «РЖД» (в том числе договоров перевозки пассажиров, грузов, багажа и грузобагажа, об оказании услуг по использованию инфраструктуры железнодорожного транспорта общего пользования, энергоснабжения, услуги связи), порядок ведения работы по которым регулируется законодательством Российской Федерации и принятыми в соответствии с ним внутренними документами ОАО «РЖД», и договоров в сфере трудового права.
Внутренними документами ОАО «РЖД» могут быть установлены особенности договорной работы в отношении отдельных видов договоров.
- 4. Работа по договорам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с настоящим Положением с учетом особенностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и внутренними документами ОАО «РЖД».
- 5. В целях своевременного формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности визирование и подписание договоров, подпадающих под действие настоящего Положения и обязательства по которым контрагенты должны полностью выполнить в текущем году, за исключением договоров банковского вклада (депозита), кредитных договоров, договоров на поставку топлива и договоров, предусматривающих предоставление со стороны ОАО «РЖД» товаров, работ, услуг (доходные договоры), прекращается с 1 декабря текущего года.
Проекты договоров, визирование и подписание которых прекращается, подлежат возврату в подразделения-исполнители.
Указанные договоры заключаются в исключительных случаях по согласованию с президентом ОАО «РЖД», первыми вице-президентами или старшим вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов.
- 2. Основания ведения договорной работы
- 6. Договорная работа в ОАО «РЖД» осуществляется:
- 1) по договорам, предусматривающим закупку ОАО «РЖД» товаров, работ, услуг (расходные договоры), на основании:
- а) итогов процедур закупок, подведенных конкурсной комиссией ОАО «РЖД», иными конкурсными комиссиями и уполномоченными органами, образованными в порядке, установленном внутренними документами ОАО «РЖД», а также решений указанных комиссий и органов, принятых в соответствии с подпунктами 2 и 3 пункта 85 Положения о закупке;
- б) итогов процедур размещения заказа в электронной форме, зафиксированных в автоматизированной информационной системе «Электронная торгово-закупочная площадка ОАО „РЖД“» или на иной торговой площадке, на которой осуществляется размещение заказов;
- в) протоколов рассмотрения аукционных заявок, поступивших на участие в открытом аукционе в электронной форме, в случае, если он признан несостоявшимся;
- г) подпунктов 4 — 24, 28, 29, 30, 32 и 33 пункта 85 Положения о закупке;
- д) решений президента ОАО «РЖД», вице-президентов и руководителей филиалов, принятых в соответствии с подпунктами 1, 25 — 27, 31 и 34 пункта 85 Положения о закупке;
- 2) по договорам, предусматривающим предоставление со стороны ОАО «РЖД» товаров, работ, услуг (доходные договоры), на основании:
- а) решений президента ОАО «РЖД», вице-президентов и руководителей филиалов о заключении договоров, принимаемых в пределах полномочий, определенных внутренними документами ОАО «РЖД» или соответствующей доверенностью;
- б) решений президента ОАО «РЖД», вице-президентов и руководителей филиалов о заключении договоров, принимаемых в пределах полномочий, определенных внутренними документами ОАО «РЖД» или соответствующей доверенностью, об участии ОАО «РЖД» в процедурах размещения заказа, организуемых третьими лицами.
- 7. На указанных в пункте 6 настоящего Положения основаниях осуществляется также выбор контрагента.
Решения, предусмотренные подпунктом 1д пункта 6 настоящего Положения, оформляются приказом, распоряжением, поручением в порядке, предусмотренном внутренними документами ОАО «РЖД», регламентирующими взаимодействие подразделений ОАО «РЖД» при размещении заказа.
Проекты соответствующих приказа, распоряжения, поручения о заключении договоров на закупку товаров, работ, услуг согласовываются с Центром организации закупочной деятельности или его региональными подразделениями.
Решения, предусмотренные подпунктом 2 пункта 6 настоящего Положения, оформляются в порядке, предусмотренном внутренними документами ОАО «РЖД».
- 8. Материалы для оформления решения, являющегося основанием заключения договора, подготавливаются подразделением-исполнителем в порядке и на основаниях, предусмотренных внутренними документами ОАО «РЖД».
- 3. Подготовка проекта договора
- 9. Подготовка проекта договора предусматривает составление его подразделением-исполнителем либо рассмотрение проекта договора, поступившего от контрагента.
- 10. Подготовка проекта договора включает в себя:
- 1) подготовку материалов для оформления основания заключения договора, включая обоснование необходимости его заключения;
- 2) составление в письменной форме текста проекта договора и приложений к нему;
- 3) оформление пояснительной записки к проекту договора.
- 11. Пояснительная записка к проекту договора подписывается руководителем подразделения-исполнителя или его заместителем, и должна содержать:
- 1) описание предполагаемого договора;
- 2) основание его заключения, предусмотренное настоящим Положением, с указанием реквизитов соответствующего документа (решения);
- 3) цели и мотивировку заключения договора;
- 4) информацию об источнике расходов (доходов) по договору;
- 5) информацию о наличии признаков сделки с заинтересованностью и/или крупной сделки, сделки, подпадающей под действие антимонопольного законодательства;
- 6) иную информацию в соответствии с требованиями внутренних документов ОАО «РЖД» и/или необходимую для наиболее полного и оперативного рассмотрения проекта договора;
- 7) информацию о работнике подразделения-исполнителя, сопровождающем договор, и оперативном способе связи с ним.
К пояснительной записке при направлении проекта договора на рассмотрение в соответствующие подразделения ОАО «РЖД» в порядке, установленном настоящим Положением, прилагаются документы, указанные в подпунктах 9 и 10 пункта 24 настоящего Положения.
- 12. При необходимости подразделение-исполнитель вправе запрашивать у соответствующих подразделений информацию, позволяющую определить наличие признаков сделки с заинтересованностью и/или крупной сделки, сделки, подпадающей под действие антимонопольного законодательства.
- 13. Проект договора разрабатывается с учетом требований законодательства Российской Федерации и внутренних документов ОАО «РЖД».
14. При наличии в ОАО «РЖД» утвержденных примерных (типовых) форм договоров проект договора составляется с использованием соответствующей формы.
При отсутствии такой формы подразделение-исполнитель использует согласованные с Правовым департаментом формы договоров, применяемые в ОАО «РЖД» для заключения однотипных договоров.
В случае отсутствия указанных форм подразделение-исполнитель вправе обратиться в Правовой департамент за содействием в подготовке необходимой формы договора либо использовать форму договора, представленную контрагентом.
- 15. При необходимости по обоснованному запросу подразделенияисполнителя к разработке проекта договора могут привлекаться соответствующие подразделения по вопросам, относящимся к их компетенции.
- 16. Подразделение-исполнитель отвечает за целесообразность заключения договора, определение условий договора, составление проекта договора и приложений к нему, подготовку необходимых материалов и информации относительно положений договора, выбор контрагента, формирование цены договора, в том числе начальной (максимальной) цены, подготовку материалов, необходимых для ее определения, сроки исполнения сторонами обязательств, номенклатуру товаров, работ, услуг, других существенных и необходимых условий договора, его изменение, расторжение (прекращение), соответствие требований документации о закупке условиям договора — в отношении договоров, заключаемых по итогам конкурентных процедур закупок.
- 17. Для подготовки проекта договора, связанного с реализацией сложной задачи, по инициативе президента ОАО «РЖД», вице-президентов и руководителей филиалов могут образовываться рабочие группы.
При необходимости к подготовке проекта договора могут быть привлечены консультанты.
Договоры с такими консультантами заключаются в порядке, установленном настоящим Положением и иными внутренними документами ОАО «РЖД».
18. Проект договора, как правило, должен содержать преамбулу, предмет договора, права и обязанности сторон, сроки действия договора и исполнения обязательств, порядок сдачи-приемки и расчетов (при наличии расчетов), ответственность сторон, порядок урегулирования споров, другие условия, которые являются необходимыми для данного договора, юридические адреса и реквизиты сторон.
Проект договора должен в обязательном порядке включать в себя условия, являющиеся существенными для такого вида договоров.
- 19. Проект договора также должен содержать:
- 1) требование о предоставлении контрагентом информации об изменениях в составе владельцев контрагента, включая конечных бенефициаров, и (или) в исполнительных органах контрагента не позднее чем через 5 календарных дней после таких изменений;
- 2) требование о предоставлении контрагентом информационной справки о субъектах малого и среднего предпринимательства, привлекаемых контрагентом по субподрядному договору 1-го уровня в качестве третьих лиц к исполнению обязательств по заключенному с ОАО «РЖД» договору на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, не позднее чем через 1 календарный день после подписания такого субподрядного договора с указанием:
контрагента;
привлекаемого в качестве третьего лица субъекта малого и среднего предпринимательства, его ИНН;
ФИО контактного лица субъекта малого и среднего предпринимательства, его адреса, телефона, факса, адреса электронной почты;
предмета договора, заключаемого контрагентом с субъектом малого и среднего предпринимательства;
суммы договора, заключаемого контрагентом с субъектом малого и среднего предпринимательства, в рублях, с учетом и без учета НДС;
средней численности работников субъекта малого и среднего предпринимательства за предшествующий календарный год;
размера выручки от реализации товаров или балансовой стоимости активов субъекта малого и среднего предпринимательства (остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год (без НДС);
суммарной доли участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) субъекта малого и среднего предпринимательства;
суммарной доли участия одного или нескольких юридических лиц, не являющихся субъектами малого и среднего предпринимательства, в уставном капитале субъекта малого и среднего предпринимательства;
- 3) требование о невозможности изменения контрагентом условий заключения субподрядных договоров 1-го уровня, предусмотренных информационной справкой, содержащей сведения о субъектах малого и среднего предпринимательства, с которыми контрагент планировал заключить субподрядные договоры 1-го уровня, за исключением условия о замене субъекта малого и среднего предпринимательства, с которым заключается такой договор. О замене указанного субъекта обязательно уведомляется ОАО «РЖД» (филиал в случае заключения договора филиалом или если исполнение договора передано филиалу);
- 4) требование о предоставлении контрагентом ежегодно, не позднее 1 декабря, подтверждения на текущий год статуса субъектов малого и среднего предпринимательства, с которыми заключены субподрядные договоры 1-го уровня;
- 5) требование о предоставлении контрагентом, являющимся на момент заключения договора с ОАО «РЖД» субъектом малого и среднего предпринимательства, ежегодно, не позднее 1 декабря, подтверждения на текущий год этого статуса;
- 6) требование о предоставлении контрагентом, являющимся на момент заключения договора с ОАО «РЖД» субъектом малого и среднего предпринимательства, информационной справки с указанием:
контрагента;
средней численности работников за предшествующий календарный год;
размера выручки от реализации товаров или балансовой стоимости активов (остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год (без НДС);
суммарной доли участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде);
суммарной доли участия в уставном капитале, принадлежащей одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого и среднего предпринимательства;
7) условие о возможности расторжения договора в случае непредоставления контрагентом информации, указанной в подпунктах 1—6 настоящего пункта.
Подпункты 2—4 настоящего пункта включаются в проект договора, если условиями договора не исключается возможность привлечения к его исполнению третьих лиц.
- 20. Проект договора, включаемый в документацию процедуры размещения заказа, должен соответствовать условиям проекта такой документации.
- 21. Проект договора составляется в количестве экземпляров, соответствующем, как правило, количеству сторон договора.
Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, то он составляется в количестве экземпляров, необходимом для совершения указанных действий. Экземпляры договора, представляемые в органы, осуществляющие нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию, не должны содержать каких-либо пометок или виз.
- 22. Если при заключении договора с иностранным лицом текст договора составляется не только на русском языке, подразделениеисполнитель до согласования проекта договора обращается в Правовой департамент для обеспечения перевода текста договора на русский или иностранный язык с соблюдением его аутентичности.
- 23. В случае если договор, заключаемый с иностранным лицом, регулируется и/или споры по договору рассматриваются в соответствии с законодательством иностранного государства, подразделениеисполнитель организует привлечение к работе над проектом договора консультанта, обладающего необходимым опытом и квалификацией в области законодательства, которым регулируется договор.
- 24. На этапе разработки проекта договора, за исключением проекта договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа, подразделение-исполнитель обязано обеспечить предоставление контрагентом оригиналов или надлежащим образом заверенных копий следующих документов:
- 1) учредительные документы с учетом внесенных в них изменений, свидетельства о государственной регистрации учредительных документов и внесенных в них изменений;
- 2) свидетельство о государственной регистрации контрагента, свидетельство о внесении в государственный реестр изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- 3) выписка из единого государственного реестра юридических лиц, выданная регистрирующим органом не ранее чем за один месяц до представления проекта договора на согласование;
- 4) документы, подтверждающие полномочия лица на подписание договора, оформленные надлежащим образом (протокол (решение) уполномоченного органа управления контрагента о назначении исполнительного органа; оригинал доверенности, если договор со стороны контрагента подписан не единоличным исполнительным органом; согласие соответствующего органа управления контрагента на совершение сделки, предусмотренной договором, в случаях, когда это определено законодательством Российской Федерации и учредительными документами контрагента);
- 5) паспорт (для физических лиц);
- 6) согласие контролирующих органов на совершение сделки или подтверждение уведомления соответствующих органов о совершении сделки в случаях, когда такое согласие или уведомление предусмотрено законодательством Российской Федерации;
- 7) лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит в соответствии с законодательством Российской Федерации лицензированию;
- 8) бухгалтерская (финансовая) отчетность контрагента на последнюю отчетную дату;
- 9) квитанции о приеме налоговой декларации (авансовых расчетов) по НДС, налогу на прибыль и/или по упрощенной системе налогообложения и/или единому налогу на вмененный доход за текущий и предшествующий годы (по итогам каждого отчетного периода в течение года и в целом за год) при заключении договора на сумму более 500 000 рублей без учета НДС;
- 10) платежные поручения об уплате налогов по декларациям (авансовым расчетам), указанным в подпункте 9 настоящего пункта;
- 11) банковская карточка с образцами подписей и оттиском печати контрагента;
- 12) информационная справка, содержащая сведения о владельцах контрагента, включая конечных бенефициаров, с приложением подтверждающих документов;
- 13) информационная справка, содержащая сведения о субъектах малого и среднего предпринимательства, с которыми контрагент планирует заключить субподрядные договоры 1-го уровня, с указанием:
контрагента;
привлекаемого в качестве третьего лица субъекта малого и среднего предпринимательства, его ИНН;
ФИО контактного лица субъекта малого и среднего предпринимательства, его адреса, телефона, факса, адреса электронной почты;
предмета договора, заключаемого контрагентом с субъектом малого и среднего предпринимательства;
суммы договора, заключаемого контрагентом с субъектом малого и среднего предпринимательства, в рублях, с учетом и без учета НДС;
средней численности работников субъекта малого и среднего предпринимательства за предшествующий календарный год;
размера выручки от реализации товаров или балансовой стоимости активов субъекта малого и среднего предпринимательства (остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год (без НДС);
суммарной доли участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) субъекта малого и среднего предпринимательства;
суммарной доли участия одного или нескольких юридических лиц, не являющихся субъектами малого и среднего предпринимательства, в уставном капитале субъекта малого и среднего предпринимательства;
14) информационная справка, содержащая сведения о контрагенте, являющемся на момент заключения договора с ОАО «РЖД» субъектом малого и среднего предпринимательства, с указанием:
контрагента;
средней численности работников за предшествующий календарный год;
размера выручки от реализации товаров или балансовой стоимости активов (остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год (без НДС);
суммарной доли участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде);
суммарной доли участия в уставном капитале, принадлежащей одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого и среднего предпринимательства.
- 4. Рассмотрение проекта договора
- 25. Проект договора до его визирования и подписания уполномоченным лицом (проект договора, включаемый в документацию процедуры размещения заказа, до утверждения этой документации) направляется на рассмотрение в Департамент экономики, Департамент корпоративных финансов, Департамент безопасности, Бухгалтерскую службу и Правовой департамент.
- 26. Проект договора также направляется на рассмотрение в следующие подразделения:
Департамент экономического прогнозирования и стратегического развития — в случае заключения договора, цена которого превышает 500 млн рублей, а срок действия составляет не менее 3 лет;
Департамент управления дочерними и зависимыми обществами — в случае заключения договора, связанного с участием, прекращением участия, изменением доли участия в других юридических лицах;
Департамент инвестиционной деятельности — в случае финансирования договора за счет капитальных вложений;
Департамент информатизации — в случае заключения договора, связанного с программно-информационным обеспечением;
Управление по вопросам интеллектуальной собственности — в случае заключения договора, независимо от источника финансирования, в том числе с иностранными лицами, содержащих задания на разработку и доработку объектов техники и технологий, разработку программного обеспечения, создание учебной литературы, товарных знаков и других объектов интеллектуальных прав, а также их распределение, использование или отчуждение;
Департамент технической политики — в случае заключения договора, предусмотренного планом научно-технического развития ОАО «РЖД»;
Департамент управления имуществом — в случае заключения договора в отношении недвижимого имущества;
Департамент международного сотрудничества — в случае заключения договора с иностранными лицами;
Центр организации закупочной деятельности — в случае заключения договора на закупку товаров, работ, услуг с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком);
Центр по таможенной деятельности — в случае заключения договора, предусматривающего перемещение товаров и/или транспортных средств через границу Российской Федерации;
Департамент развития системы управления — в случае заключения договоров независимо от источников финансирования, в том числе с иностранными лицами, содержащих задания на разработку и доработку моделей бизнес-процессов, правил, регламентов и стандартов в области управления и повышения эффективности деятельности ОАО «РЖД», а также функциональных стратегий ОАО «РЖД» и его дочерних обществ.
- 27. Подразделение-исполнитель направляет проект договора с приложениями, и пояснительной запиской одновременно во все структурные подразделения, участвующие в рассмотрении проекта договора, а в Правовой департамент и Департамент безопасности также копии документов, указанных в пункте 24 настоящего Положения.
- 28. При направлении на рассмотрение проекта дополнительного соглашения комплект договорной документации также должен включать копии основного договора с приложениями и предыдущих дополнительных соглашений к нему.
- 29. При направлении на рассмотрение проекта договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа, комплект договорной документации также должен включать описание предмета процедуры размещения заказа, полностью соответствующее предмету, приведенному в документации процедуры размещения заказа, техническое задание (технические условия) процедуры размещения заказа, обоснование заключения договора.
- 30. Подразделение-исполнитель отвечает за качество подготовки проекта договора, приложений к нему, сопроводительных документов, за соответствие проекта договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа, проекту документации процедуры размещения заказа, за предоставление необходимой информации и пояснений, документов, предусмотренных настоящим Положением, дополнительных документов и информации, а также за нарушение сроков рассмотрения и визирования договоров, вызванных низким качеством подготовки материалов.
- 31. При необходимости подразделение, получившее проект договора на рассмотрение, вправе запросить у подразделения-исполнителя копии документов, предусмотренных настоящим Положением, а также другие документы, которые могут потребоваться для надлежащего рассмотрения проекта договора.
- 32. Замечания и предложения (при их наличии) к проекту договора и приложениям к нему излагаются в письменной форме за подписью руководителя согласующего подразделения или его заместителя и направляются в подразделение-исполнитель.
Подразделение-исполнитель при возникновении у него или у других подразделений разногласий по замечаниям и предложениям разрешает их в рабочем порядке.
В случае если электронная система предусматривает возможность получения подразделением-исполнителем подтверждения рассмотрения причастным подразделением проекта договора в электронной форме, такое подтверждение может быть осуществлено путем проставления соответствующей отметки в электронной системе.
- 33. Представление подразделениями замечаний и предложений по проекту договора, прямо не относящихся к их компетенции, не допускается.
- 34. Срок рассмотрения проекта договора каждым структурным подразделением не должен превышать 3 рабочих дней с даты поступления проекта договора в соответствующее подразделение. При необходимости увеличения указанного срока соответствующее подразделение направляет в подразделение-исполнитель уведомление с указанием срока, в течение которого будут представлены замечания к проекту договора, и обоснованием его увеличения.
- 35. В отдельных случаях перечень подразделений, рассматривающих проект договора, может быть изменен. Решение об изменении такого перечня в отношении отдельных договоров принимается президентом, первым вице-президентом или старшим вице-президентом, по обоснованному обращению подразделения-исполнителя, согласованному с Правовым департаментом.
- 36. Договоры, заключаемые на сумму не более 500 000 рублей без учета НДС направляются на рассмотрение в Бухгалтерскую службу, Департамент безопасности, Центр организации закупочной деятельности (в случаях, установленных настоящим Положением) и Правовой департамент в порядке, предусмотренном внутренними документами ОАО «РЖД», регламентирующими взаимодействие подразделений ОАО «РЖД» при размещении заказа.
Проекты договоров, указанных в настоящем пункте, подготовленные с использованием типовой формы, заполнение которой предполагает исключительно внесение реквизитов сторон (указание представителей сторон, документов, подтверждающих их полномочия, банковских и иных реквизитов), а также информации, относящейся только к компетенции подразделения-исполнителя, могут быть по решению руководителя подразделения-исполнителя направлены на визирование без прохождения процедуры рассмотрения, определенной настоящим разделом.
37. Проекты соглашений о намерениях (сотрудничестве), меморандумов и других подобных документов, не устанавливающих для сторон гражданско-правовых обязательств, подлежат рассмотрению подразделением, к компетенции которого относится вопрос, излагаемый в соответствующем документе, Департаментом безопасности и Правовым департаментом.
При наличии в проектах указанных документов информации финансово-экономического характера они рассматриваются Департаментом экономики и Департаментом корпоративных финансов.
38. Проект договора, заключаемого без прохождения процедур размещения заказа, рассмотренный подразделениями, до направления на визирование должен быть в рабочем порядке согласован с контрагентом.
39. Проект договора, включаемый в документацию процедуры размещения заказа, после рассмотрения в порядке, предусмотренном настоящим разделом, включается в проект указанной документации.
Не допускается включение в документацию процедуры размещения заказа проекта договора, по которому имеются неустраненные замечания каких-либо подразделений.
- 5. Визирование договора
- 40. Доработанный с учетом поступивших замечаний проект договора с приложениями подразделение-исполнитель визирует и вместе с комплектом договорной документации направляет на визирование в подразделения ОАО «РЖД», принимавшие участие в его рассмотрении, сначала в подразделения, предусмотренные пунктом 25 настоящего Положения, и затем в подразделения, предусмотренные пунктом 26 настоящего Положения.
При необходимости визирования проекта договора Бухгалтерской службой, Департаментом безопасности и Центром организации закупочной деятельности проект договора направляется последовательно в указанные подразделения после получения виз всех причастных подразделений и до направления в Правовой департамент.
41. Проект договора, заключаемого по результатам процедуры размещения заказа, включающий в себя условия договора, определенные по итогам процедуры размещения заказа, после объявления результатов процедуры, может быть направлен на визирование в Департамент безопасности, Центр организации закупочной деятельности и Правовой департамент.
В случае если условия договора, определенные по итогам процедуры размещения заказа, затрагивают компетенцию других подразделений, проект договора также направляется на визирование в соответствующее подразделение.
Направленный на визирование проект договора, заключаемого по результатам процедуры размещения заказа, должен полностью соответствовать проекту договора, рассмотренному в порядке, установленном настоящим Положением, и включенному в соответствующую документацию процедуры размещения заказа. Внесение изменений в договор, за исключением устранения ошибок и опечаток и иных редакционных правок, не допускается.
42. Вместе с проектом договора, направленным на визирование, подразделение-исполнитель направляет информацию о рассмотрении проекта договора всеми причастными подразделениями с указанием реквизитов соответствующих документов, полученных в соответствии с пунктом 32 настоящего Положения (при их наличии).
При наличии неустраненных замечаний по проекту договора указывается информация о наличии таких замечаний, о структурном подразделении, представившим замечания, и причине их неустранения.
- 43. На стадии визирования проекта договора, заключаемого по результатам процедур размещения заказа, причастное подразделение вправе запросить также документы, указанные в подпункте 4 пункта 24 настоящего Положения.
- 44. Если договор подписывает президент ОАО «РЖД», проект договора направляется на визирование первому вице-президенту или старшему вице-президенту, или вице-президенту, курирующему вопросы, связанные с предметом договора.
- 45. Визирование проекта договора осуществляется путем проставления на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра договора подписи визирующего лица с расшифровкой (указанием его фамилии и инициалов, должности, сокращенного наименования подразделения) и даты визирования. Визирует проект договора руководитель соответствующего подразделения или его заместитель.
Подразделения, визирующие проект договора, визируют также приложения к договору (при их наличии), если содержание приложения относится к их компетенции.
- 46. Если электронная система предусматривает возможность получения подразделением-исполнителем подтверждения визирования проекта договора в электронном виде, по решению руководителей подразделения-исполнителя и визирующего подразделения на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра проекта договора подразделение-исполнитель может поставить отметку о подтверждении визирования проекта договора соответствующим подразделением в электронном виде. В этом случае за идентичность текста проекта договора, представленного к подписанию, и текста договора, завизированного в электронном виде визирующим подразделением (в пределах его компетенции), отвечают подразделение-исполнитель и соответствующее визирующее подразделение.
- 47. Подразделение-исполнитель визирует на оборотной стороне все листы визового экземпляра проекта договора и приложений к нему.
На оборотной стороне последнего листа визового экземпляра договора указываются фамилия, инициалы и номер телефона работника подразделения-исполнителя, ответственного за подготовку договора.
48. В том случае, если договор, проект которого представлен для визирования, содержит признаки сделки с заинтересованностью, и/или крупной сделки, и/или сделки, которая требует согласования либо уведомления контролирующих органов, проект договора визируется подразделением-исполнителем с оговоркой о том, что подписание договора возможно после одобрения сделки в установленном порядке.
За определение необходимости получения соответствующего одобрения (согласования), уведомление структурных подразделений и лица, подписывающего договор, о необходимости одобрения (согласования) сделки, а также за подготовку соответствующих документов и их своевременное представление отвечает подразделение-исполнитель.
49. Визирование проекта договора осуществляется в срок, не превышающий 2 (двух) рабочих дней с даты поступления проекта договора в соответствующее подразделение.
50. Отказ от визирования не допускается.
При наличии замечаний по проекту договора, представленному на визирование, руководитель подразделения визирует проект договора с отметкой «с замечаниями» и прилагает к договору текст замечаний с детальным обоснованием необходимости их учета и своими предложениями.
Если, по мнению подразделения-исполнителя, замечания не могут быть учтены, то по окончании процедуры визирования подразделениеисполнитель представляет лицу, подписывающему договор, докладную записку с указанием замечаний к проекту договора и изложением своей позиции в отношении таких замечаний.
Решение о подписании договора с учетом или без учета замечаний принимает лицо, подписывающее договор.
- 51. Если на стадии рассмотрения в проект договора, текст которого составляется не только на русском языке, вносились изменения, подразделение-исполнитель повторно обеспечивает перевод текста на иностранный язык в соответствии с пунктом 22 настоящего Положения.
- 52. Проект договора представляется на визирование в Правовой департамент после получения всех необходимых виз и одобрения сделки органами управления контрагента.
Правовой департамент визирует все листы визового экземпляра проекта договора, за исключением приложений к нему. Если предмет приложения затрагивает компетенцию Правового департамента, Правовой департамент визирует все листы этого приложения.
Проекты договоров, не завизированные постранично подразделением-исполнителем, а также проекты договоров с подчистками, исправлениями, незаполненными местами, Правовым департаментом не принимаются.
В случае внесения в проект договора изменений после получения визы Правового департамента (в том числе в случае повторного перевода текста проекта договора вследствие внесенных изменений в соответствии с пунктом 51 настоящего Положения), он требует повторного визирования Правовым департаментом.
В случае поступления в подразделение ОАО «РЖД» на визирование проекта договора, не прошедшего процедуру рассмотрения, проект договора рассматривается этим подразделением в порядке и сроки, предусмотренные разделом 4 настоящего Положения. При отсутствии замечаний подразделение вправе завизировать указанный проект договора.
53. После визирования подразделениями и должностными лицами ОАО «РЖД» проекта договора, содержащего признаки сделки с заинтересованностью, и/или крупной сделки, и/или сделки, которая требует согласования или уведомления контролирующих органов, подразделение-исполнитель осуществляет в установленном порядке подготовку материалов и инициирует проведение необходимых процедур.
- 54. Контроль за сроками рассмотрения и визирования проекта договора осуществляется подразделением-исполнителем и вице-президентом, курирующим вопросы, связанные с предметом договора.
- 6. Проведение переговоров
- 55. В процессе подготовки проекта договора, определения контрагента, цены, рассмотрения и подписания договора с целью снятия разногласий и уточнения позиций могут проводиться переговоры с контрагентами, за исключением случаев проведения конкурентных процедур размещения заказа (кроме двухэтапного конкурса и запроса предложений).
Переговоры организует подразделение-исполнитель, а в отношении договоров с иностранными лицами — Департамент международных связей.
- 56. При необходимости подразделение-исполнитель привлекает к участию в переговорах профильные подразделения ОАО «РЖД» по вопросам, относящимся к их компетенции. В любом случае за организацию переговоров и формирование договорной позиции отвечает подразделение-исполнитель.
- 7. Подписание договора
- 57. Подразделение-исполнитель после получения необходимых виз, согласований и разрешений направляет проект договора контрагенту для подписания договора и проставления печати.
Подписание договора от имени ОАО «РЖД» до подписания его контрагентом допускается в исключительных случаях по решению лица, подписывающего договор.
- 58. После подписания договора контрагентом подразделение-исполнитель представляет договор на подпись лицу, уполномоченному подписать договор от имени ОАО «РЖД».
- 59. Не допускается подписание договора, по которому имеются неурегулированные с контрагентом вопросы, в том числе договора с протоколом разногласий.
- 60. Не допускается внесение каких-либо изменений в договор, в том числе редакторских, после визирования договора Правовым департаментом. Договор должен представляться на подпись только с оригинальной визой Правового департамента.
Если контрагент не предоставил сведения и документы, указанные в подпунктах 12, 13 и 14 пункта 24настоящего Положения, ОАО «РЖД» вправе отказаться от заключения договора.
В отдельных случаях договор может быть подписан при наличии специального обоснования.
61. Подписание договора, требующего одобрения органов управления ОАО «РЖД» и/или согласования контролирующих органов, осуществляется после получения соответствующего одобрения, и/или согласования, если иное не предусмотрено законодательством.
Подразделение-исполнитель прилагает к договору, представленному на подписание, копию соответствующего решения.
62. От имени ОАО «РЖД» договоры подписываются президентом ОАО «РЖД» или лицом, исполняющим его обязанности, либо по доверенности в рамках предоставленных полномочий первыми вице-президентами, старшими вице-президентами и вице-президентами, руководителями подразделений аппарата управления, руководителями филиалов и другими уполномоченными лицами.
Доверенности на право заключения договоров, а также представительства перед третьими лицами от имени ОАО «РЖД» при ведении договорной работы оформляются в порядке, определенном внутренними документами ОАО «РЖД».
- 8. Регистрация и хранение договоров
- 63. Регистрация подписанного договора осуществляется в ОАО «РЖД» регистратором в порядке, определенном внутренними документами ОАО «РЖД».
- 64. В течение одного рабочего дня со дня подписания договора всеми сторонами подразделение-исполнитель:
- 1) формирует карточку, необходимую для регистрации договора в системе АС ЕРД;
- 2) вводит необходимую информацию и материалы в систему АС ЕРД;
- 3) формирует комплект документов по договору (договор и все приложения к нему) на бумажном носителе;
- 4) указывает на визовом листе договора технический номер карточки договора в системе АС ЕРД;
- 5) уведомляет регистратора о создании соответствующей карточки в системе АС ЕРД и передает ему комплект документов по договору;
- 6) организует проставление соответствующей печати на договоре.
- 65. Регистратор:
проставляет на договоре (бумажном носителе) дату регистрации и номер договора, указанные в системе АС ЕРД;
сканирует договор и приложения к нему;
организует доступ к сканированной копии договора в системе АС ЕРД и направляет копию договора в Правовой департамент.
Не допускается внесение каких-либо изменений и дополнений в номер и дату договора на бумажном носителе после регистрации договора в системе АС ЕРД.
Для принятия к учету (оплате) первичных учетных документов (актов, счетов, накладных, чеков и др.) номер и дата договора в них должны совпадать с номером и датой договора на бумажном носителе и в системе АС ЕРД.
- 66. Датой заключения договора (вступления договора в силу) является дата его регистрации, указанная в системе АС ЕРД и проставленная на бумажном носителе.
- 67. Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.
- 68. После проставления печати на договоре и его регистрации подразделение-исполнитель передает один экземпляр договора контрагенту.
- 69. Подлинные визовые экземпляры договоров, заключаемых в аппарате управления ОАО «РЖД», вместе с прилагаемыми к ним документами хранятся в Департаменте управления делами в течение сроков, установленных внутренними документами ОАО «РЖД», регламентирующими порядок хранения документов.
- 70. Копии и подлинники договоров выдаются в установленном порядке под расписку на основании письменного запроса руководителя подразделения.
- 9. Прием исполненных обязательств по договору
- 71. Исполнение договора или отдельных его обязательств фиксируется, как правило, подписанием сторонами документа (акта, накладной и т. п.) о выполненных работах, поставленных товарах, оказанных услугах, проведенных расчетах и т. д. (далее — акт сдачи-приемки).
Формы документов, фиксирующих исполнение обязательств по договору, определяются внутренними документами ОАО «РЖД» или условиями договора.
72. В случаях, когда исполнение договора или отдельного обязательства по договору фиксируется актом сдачи-приемки, подразделениеисполнитель проверяет соответствие выполненных обязательств условиям договора и составляет соответствующий акт сдачи-приемки либо рассматривает акт сдачи-приемки, представленный контрагентом.
Согласование акта сдачи-приемки с контрагентом осуществляется подразделением-исполнителем в порядке, установленном договором. При необходимости подразделение-исполнитель может привлекать к согласованию акта сдачи-приемки заинтересованные подразделения ОАО «РЖД».
Согласованный сторонами и подписанный контрагентом акт сдачиприемки подразделение-исполнитель передает на подпись руководителю подразделения ОАО «РЖД» или лицу, уполномоченному подписать соответствующий акт сдачи-приемки на основании доверенности.
- 73. После подписания акта сдачи-приемки подразделение-исполнитель оставляет у себя его копию, а подлинные экземпляры акта сдачиприемки передает в подразделение, осуществляющее ведение бухгалтерского и налогового учета, и контрагенту.
- 74. Непосредственное исполнение договора, заключенного в аппарате управления ОАО «РЖД», а также подписание документов о его исполнении может быть передано филиалу, в интересах которого заключен договор.
Передача договора на исполнение филиалу оформляется поручением президента ОАО «РЖД» или вице-президента.
10. Контроль за договорной работой
- 75. Подразделение-исполнитель ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением, предусматривающий проведение следующих мероприятий:
- 1) проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и представлением соответствующих документов в подразделение, осуществляющее ведение бухгалтерского и налогового учета, для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете;
- 2) проверка сроков действия договора, при необходимости их изменение;
- 3) составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;
- 4) осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление и подписание актов, выставление и получение счетов, счетов-фактур и т. д.;
- 5) своевременная организация претензионной работы и информирование Правового департамента, Департамента безопасности, Центра организации закупочной деятельности и других заинтересованных подразделений с целью принятия необходимых мер;
- 6) своевременное внесение сведений по заключенным договорам в учетные системы;
- 7) представление сведений по заключенным договорам на основании нормативных документов, определяющих формирование отчетности в ОАО «РЖД».
- 76. Организацию претензионной работы и инициирование при необходимости обращения в судебные органы подразделение-исполнитель осуществляет в порядке, установленном внутренними документами ОАО «РЖД».
- 77. За своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору, неприменение соответствующих санкций к контрагенту (в том числе по причине непредставления указанных документов в Правовой департамент) отвечает руководитель подразделения-исполнителя.
- 78. Бухгалтерская служба, подразделения, осуществляющие ведение бухгалтерского и налогового учета, Правовой департамент, Центр организации закупочной деятельности и Департамент безопасности вправе самостоятельно осуществлять выборочную проверку результатов исполнения договоров. При проведении таких проверок подразделение-исполнитель обязано представлять все необходимые документы, подтверждающие выполнение работ, иные дополнительные материалы и пояснения.
- 79. Центр организации закупочной деятельности вправе осуществлять выборочный контроль за соблюдением сроков заключения договоров, а также за полнотой и своевременностью исполнения и оплаты договоров в порядке, установленном внутренними документами ОАО «РЖД».
- 11. Внесение изменений в договоры
- 80. Вопрос о внесении изменений в договор может быть инициирован любым заинтересованным подразделением в пределах его компетенции.
- 81. Изменения в договор могут быть внесены по обоснованному предложению заинтересованного подразделения в порядке, предусмотренном внутренними документами ОАО «РЖД», а также документацией процедуры размещения заказа, по результатам которой заключался договор.
- 82. Текст и формат изменений должны соответствовать основному договору, установленному в договоре порядку внесения изменений, а также соотноситься с предыдущими изменениями договора (дополнительными соглашениями).
- 83. Подготовка основания для внесения изменений в договор (заключения дополнительного соглашения), проекта изменений (дополнительного соглашения), его рассмотрение, визирование, подписание, регистрация и исполнение (в том числе контроль за его исполнением) осуществляются подразделением-исполнителем в порядке, установленном настоящим Положением.
- 84. Проекты дополнительных соглашений (изменений) согласовываются с Бухгалтерской службой, подразделением, осуществляющим ведение бухгалтерского и налогового учета, Департаментом корпоративных финансов и Департаментом экономики.
- 12. Организация договорной работы в филиале
- 85. Филиалы осуществляют договорную работу в соответствии с положениями о договорной работе в филиале, составленными на основе настоящего Положения и утвержденными руководителями филиалов.
Проект положения о договорной работе филиала до его утверждения направляется на согласование в Департамент безопасности, Центр организации закупочной деятельности и Правовой департамент.
В случае внесения изменений в настоящее Положение, соответствующие изменения вносятся в положения о договорной работе в филиале. Изменения, вносимые в положения о договорной работе в филиале, согласовываются с Департаментом безопасности, Центром организации закупочной деятельности и Правовым департаментом.
- 86. Право заключать договоры от имени ОАО «РЖД» имеют руководители и иные работники филиалов на основании доверенности, выданной в порядке, установленном внутренними документами ОАО «РЖД».
- 87. Цена договора или сумма плановых платежей по нему за год не может превышать утвержденные лимиты финансирования на осуществляемую в рамках договора деятельность, а соответствующие расходы должны быть предусмотрены в бюджете филиала.
При заключении филиалами договоров в них указываются реквизиты соответствующего филиала.
- 88. В случае если филиал заинтересован в заключении договора, выходящего за рамки компетенции филиала и полномочий его руководителя, то он выступает в качестве подразделения-исполнителя, руководствуясь настоящим Положением.
- 89.
Заключение
филиалами договоров с нерезидентами, обязательства по которым выражены в иностранной валюте, с использованием счетов, открытых в банках по месту нахождения аппарата управления ОАО «РЖД», осуществляется в соответствии с положениями о договорной работе в филиале при условии согласования таких договоров с Департаментом корпоративных финансов.
- 90. Подлинные визовые экземпляры договоров, подписанные руководителями филиалов ОАО «РЖД», хранятся в соответствии с положениями о договорной работе в филиале и внутренними документами ОАО «РЖД» и филиалов, регламентирующими хранение документов.