Методика рационального использования времени

• 1. Анализируйте расход своего времени. Помните, какое огромное количество драгоценнейшего жизненного ресурса мы транжирим впустую.
• 2. Освобождайте себя от ненужных работ. Дела, с которыми сталкивается руководитель, могут быть бесконечны и не все из них заслуживают внимания (в матрице Эйзенхауэра это дела типа Г и В). Сам менеджер должен делать главным образом лишь те работы, которые не смогут выполнить его подчиненные (либо они сделают это гораздо хуже). Для того чтобы осуществлять рациональный отбор выполняемых работ целесообразно задавать себе следующие вопросы:
  • • Зачем это делать? Если нет необходимости выполнять работу, то ее можно исключить.
  • • Почему именно я должен это делать? Возможно, будет лучше, если работу выполнит кто-то другой. Руководитель может поручить ее подчиненным.
  • • Почему именно сейчас, в настоящее время следует выполнять работу? Может быть, ее целесообразно сделать позднее? Поэтому следует установить оптимальные сроки.
  • • Почему именно так, таким образом? Вполне возможно, что работу можно эффективнее выполнить по-другому, иным способом. Поэтому следует подумать о рационализации.
• 3. Планируйте свое время, составляйте ежедневные, еженедельные, ежемесячные, годовые планы. Такие планы могут зависеть от жизненных циклов. Например, у студентов они могут быть сориентированы на учебные семестры и срок обучения в вузе. В целом же подсчитано, что люди, ставящие долгосрочные цели, достигают в жизни большего, да к тому же и дольше живут.
• 4. При нехватке времени, прежде чем принимать решение, определите возможные варианты его нахождения, способы «создания». Почти всегда есть возможность найти время. Можно выделить следующие основные способы его создания:
  • • Пожертвовать одним делом ради другого. Обычно у руководителя или любого другого человека есть возможность найти время за счет отказа от менее важного занятия.
  • • Интенсивнее, эффективнее работать и тем самым сэкономить время.
  • • Лучше планировать и организовывать выполнение работы: исключить раскачки, несвоевременные поставки, бесполезные ожидания, простои и т. п.
  • • Соотносить качество выполняемых работ с предъявляемыми требованиями. Есть люди, которые страдают перфекционизмом, т. е. стремятся бесконечно совершенствовать продукт своей деятельности (или услугу). На это у них уходит чрезмерно много времени.
• 5. Выделяйте в планах главное, приоритеты, используйте принцип Парето. Как пишет менеджер и теоретик бизнеса с мировым именем Л. Якокка, «чтобы целесообразно использовать свое время, необходимо твердо осознать, что именно главное в твоей работе, а затем отдать себя целиком осуществлению этого главного… Тому, кто хочет стать специалистом в области решения любых задач в бизнесе, следует прежде всего научиться определять приоритеты…».
• 6. Не загружайте планируемый рабочий день более чем на 60%. Оставляйте примерно 20% рабочего времени на индивидуальное творчество: более глубокое изучение чего-то интересного и важного, обдумывание новых способов решения проблем и т. п. Примерно столько же — 20% времени — резервируйте на незапланированные работы. В течение рабочего дня руководитель почти всегда сталкивается с непредвиденными обстоятельствами: получает неожиданные указания, имеет незапланированные встречи и т. п. Это не должно выбивать его из графика, иначе он может не успеть решить важные задачи. Заранее запланированный резерв времени позволяет избежать этого.
• 7. Фиксируйте и контролируйте сроки выполнения заданий.

В соответствии с законом Парето, на выполнение задания обычно уходит столько времени, сколько запланировано. Фиксация сроков мобилизует человека на рациональное использование времени, сокращает его бесполезные потери.

• 8. Начинайте работу с важной, но несложной задачи (это поднимает настроение) или (если у вас достаточно воли) с самых трудных и неприятных дел. Небольшие, мелкие дела лучше группировать и выполнять сериями в оставшееся время. Их можно решать также в промежутках между сложными задачами. Иногда хорошо начинать рабочий день с разминки в форме небольших, приятных дел. В целом же трудные и важные дела целесообразно делать в начале рабочего дня.
• 9. Избегайте импульсивных, незапланированных действий под влиянием ситуации. Не ввязывайтесь в неожиданно возникающие несрочные дела, если даже они кажутся, на первый взгляд, важными и перспективными (интересные идеи следует зафиксировать и спокойно обдумать). Избегайте встреч с руководителями или знакомыми, которые не умеют ценить свое и чужое время, склонны к бесконечным пустым разговорам.
• 10. Учитывайте индивидуальные суточные биоритмы. У большинства людей (их относят к «жаворонкам») высокая работоспособность наблюдается в первой половине дня, затем, после обеда, она падает и вечером вновь возрастает. У «сов» же, напротив, максимальная работоспособность наблюдается вечером и ночью. По возможности используйте режим жаворонков, именно в этом режиме работают все деловые организации, а также большинство людей. Кроме того, ночной образ жизни негативно сказывается на здоровье.
• 11. В конце рабочего дня (недели, месяца, года) проверяйте, все ли запланированные дела выполнены, составляйте план на следующий период. Контроль за выполнением планов позволяет избегать упущений и своевременно вносит необходимые коррективы.
• 12. Не забывайте про отдых, обед, смену работ, не допускайте чрезмерных напряжений и перегрузок. По возможности делайте небольшой перерыв и отдыхайте уже тогда, когда только почувствуете усталость. Это позволяет сохранять здоровье и поддерживать высокую работоспособность длительное время.
• 13. Находите оптимальный объем планирования, учитывая индивидуальные особенности. По оценкам специалистов, тот, кто регулярно затрачивает на планирование рабочего дня по 10 минут, может экономить до двух часов времени ежедневно [70. С. 179—193]. В то же время чрезмерная педантичность планирования не только отнимает много времени, но и может сделать ваши намерения практически невыполнимыми. План рационального использования времени должен быть реальным и учитывать индивидуальные особенности человека. Люди сенсорного, чувственного типа менее склонны к детальному планированию своей жизнедеятельности. Им лучше довольствоваться минимальными объемами планирования. Личности же рационального типа могут повысить эффективность решения организационных и жизненных задач, составляя и реализуя развернутые планы. На объем планирования влияют и кросскультурные различия. Так, например, немцы гораздо в большей степени, чем русские, склонны к долгосрочному детальному планированию.
• 14. Оптимально организуйте рабочее пространство. Часто используемые материалы должны быть под рукой. На рабочем столе должен быть порядок. Лишние, отвлекающие внимание предметы следует убрать. В комнате должен быть бодрящий температурный режим. Помните, что слишком теплая температура воздуха расслабляет и вызывает вялость, поэтому лучше работать в прохладе и теплее одеваться. Важно исключить лишние шумы, а также обеспечить нормальное освещение рабочего пространства.
• 15. При планировании времени исходите из ваших главных ценностей, вашей жизненной миссии (т. е. из того, чего вам хочется достичь в жизни, как ее прожить). Работайте для того, чтобы жить, а не наоборот. Помните, что время — это дефицитнейший ресурс, это сама жизнь! Поэтому заполняйте его тем, что наиболее ценно именно для вас.

Временная компетентность помогает реализовать любые виды компетентности руководителя, ибо вся человеческая активность развертывается во времени. Поэтому умение рационально использовать время — важная составная часть компетентности руководителя в целом.

Изучение управления персоналом обеспечивает формирование не только социальной и временной, но очень во многом и профессиональной, а также методической компетентности работников всех уровней, и в первую очередь руководителей. В современном производстве ценность этих качеств для эффективной деятельности неуклонно повышается. Это обусловливает возрастание значимости науки управления персоналом, выступающей важнейшей составной частью подготовки специалистов-управленцев.

Управление персоналом как наука и учебная дисциплина имеет специфическую содержательную (связанную с особенностями управленческой деятельности) структуру. Ее анализу и посвящена следующая глава.

Вопросы

• 1. Какая связь существует у науки управления персоналом с другими науками? Назовите наиболее близкие к управлению персоналом дисциплины.
• 2. Какие поведенческие аспекты человека изучает управление персоналом?
• 3. Какие два исследовательских уровня имеет управление персоналом и в чем их отличие?
• 4. Что такое общая формула управления персоналом? Объясните ее значение.
• 5. Какое значение имеет управление персоналом для практической работы руководителей?
• 6. Что представляет собой управление персоналом как учебная дисциплина?
• 7. Как преподается управление персоналом в России? Какие периодические издания (журналы, газеты) по управлению персоналом вы знаете?
• 8. Что такое профессиональная компетентность? Какое значение она имеет для менеджеров?
• 9. Какова структура социальной компетентности?
• 10. Что такое методическая компетентность и как она формируется?
• 11. Что такое временная компетентность и из чего она складывается?
• 12. Какие рекомендации по рациональному использованию времени необходимо учитывать руководителю?