Методы управления запасами

Материальные запасы представляют собой находящиеся на разных стадиях производства и обращения продукция производственно — технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс производственного или личного потребления. Они неоднородны по своей структуре и различны по стоимости [См.: 8, 204].

В процессе закупки происходит уточнение ассортимента тех видов сырья, материалов, оборудования и услуг, которые необходимы предприятию для производства конечного продукта. Однако исследование нецелесообразно проводить для всех нужных предприятию видов ресурсов с одинаковой глубиной проработки [См.: 24, 220]. Следует выделить те материалы, которые имеют большее значение для производства выпускаемой предприятием продукции, что определяется исходя из общего объема отдельных материалов.

По организационно — экономическим факторам материальные запасы предприятия традиционно классифицируются с помощью двух широко применяемых в рыночной экономике методик: АВС — анализ и XYZ — анализ. Эти методы являются действенным средством классификации материальных ресурсов по ряду параметров, значимость которых определяется спецификой предпринимательской деятельности данного предприятия [См.: 24, 221]. В основу их проведения положены критерии стоимости, частоты и объёма потребления.

АВС — анализ представляет собой метод, с помощью которого определяют степень распределения конкретной характеристики между отдельными элементами какого — либо множества. Он направлен на классификацию используемых (реализуемых) фирмой товарно — материальных ценностей по ряду параметров для повышения точности планирования, организации контроля, регулирования и сокращения затрат. С точки зрения снабжения материальными запасами анализируются количественная и стоимостная структура потребности в сырье и материалах [См.: 25, 307].

Суть ABС — анализа состоит в том, что вся номенклатура запасов (материальные ресурсы, готовая продукция) располагается в порядке убывания суммарной стоимости всех позиций номенклатуры одного наименования.

Проведение АВС — анализа осуществляется в следующем порядке:

• 1. Устанавливается стоимость каждой детали (для покупных деталей принимаются цены поставщика).
• 2. Материалы располагаются по мере убывания издержек.
• 3. Суммируются данные о количестве и издержках на материалы и нанести их на схему.
• 4. Материалы разбиваются на группы в зависимости от их удельного веса в общих издержках.

Результатом проведения АВС — анализа материальные запасы в зависимости от затрат (количества и цены) подразделяются на три класса: А, В и С.

К материалам класса, А относятся немногочисленные, но важнейшие материалы, на которые приходится большая часть денежных средств (около 75%), вложенных в запасы. По мнению польского профессора З. Корзеня их следует рассматривать с особым вниманием при проведении:

• 1. Рыночного анализа, анализа цен и структуры издержек.
• 2. Подготовки товарных заказов.
• 3. Управленческих процедур на предприятии.
• 4. Непосредственного процесса управления запасами.
• 5. Формирования страховых запасов.

Материалы класса В относятся к второстепенным и требуют меньшего внимания, чем материалы класса А. С приобретением материалов класса В связано инвестирование примерно 20% денежных средств [См.: 22, 10].

Материалы класса С включают большое число позиций, доля в общей стоимости представляет собой предельно малую величину (около 5%). Для данных материалов обязателен принцип использования простых процедур и максимального уменьшения расходов. Вследствие их большой численности товаров и ограниченной стоимости, при стремлении к снижению издержек, связанных с поставками и торговыми заказами, операционные действия должны концентрироваться на упрощении управленческих процедур и формировании стандартных процедур для постоянных поставщиков.

ABС — анализ вполне подходит и для формирования концепции рационального размещения различного рода материальных товаров на складских зонах. Однако в таком случае необходимо учитывать двухмерность складирования: горизонтального и вертикального.

Следует отметить, что отдельные варианты расчета коэффициента вариации в знаменателе формулы предлагают ставить вместо (Т — 1) просто Т [См.: 7, 205].

Для проведения XYZ — анализа необходимо [См.: 6, 121]:

• 1. Установить средний расход Х каждого вида материала с учетом колебания потребности в них по периодам, это могут быть, например, сезонные колебания.
• 2. Рассчитать коэффициент вариации К_в по каждой номенклатурной позиции.
• 3. Расположить материалы по мере убывания коэффициентов вариации.
• 4. Суммировать данные о количестве материалов в соответствии с возрастанием коэффициентов вариации, нанести их на схему.
• 5. Разбить материалы на группы в зависимости от вариации спроса.
• 6. Разбить материалы на группы в зависимости от вариации спроса.

К материальным запасам категории X относятся ресурсы, спрос на которые имеет постоянный характер или подвержен случайным незначительным колебаниям.

Материальные запасы категории Y включают в себя материалы, потребление которых осуществляется периодически либо имеет характер падающей или восходящей тенденции.

Для материалов категории Z нельзя выявить какой-либо закономерности потребления, поэтому прогнозирование их расхода невозможно.

Классификация продуктовых позиций в зависимости от значения коэффициента вариации приведена в таблице 1.1.

Таблица 1.1.

Классификация материалов на основе XYZ-анализа.

В работе В. В. Волгина «Склад» [См.: 9, 576] указывается, что наибольший эффект АВС — анализ дает совместно с методом XYZ.

Если АВС анализирует структуру номенклатуры по объёму потребления, то XYZ делит номенклатуру по объёму текущих запасов. Сочетание этих двух методов позволяет получить девять групп AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ, каждой из которых присваивают свои параметры модели управления.

Для устранения указанного недостатка автором разработаны методические принципы объединения производственных запасов в группы в зависимости от характеристики их важности в процессе выполнения заказа.

Рекомендуется по значимости материальные ресурсы можно разделить на три общие группы, которые назовем по аналогии с XYZ и ABC — анализом заглавными латинскими буквами S, T, U.

В качестве основного показателя для выделения материальных ресурсов по данному критерию возьмем возможность замены отсутствующего материала и время на её осуществление.

К материальным запасам класса S (от англ. cлова «significant» — значимый, существенный) относятся материалы, сырье и покупные комплектующие изделия, имеющее первоочередное значение для обеспечения бесперебойной работы предприятия. Их образуют материалы, не имеющие аналогов, которые невозможно исключить из производственного процесса.

Материальные ресурсы класса Т при их отсутствии можно заменить аналогами, но это потребует значительных затрат времени и финансовых ресурсов. Материалы класса U легко и быстро заменяются без потерь времени и денег.

В качестве числовых критериев отнесения запасов к той или и иной группе при проведении STU — анализа возьмем количество дней на осуществление замены ресурса и число номенклатурных позиций заменителей.

Тогда STU — распределение будет выглядеть следующим образом в таблице 1.2.

Таблица 1.2.

Варианты отнесения запасов в группы при STU-анализе.

В случаях высокой стабильности спроса и потребления необходимость XYZ — анализ отпадает. Таким образом, исходя из двух критериев — стоимость и важность материального запаса, т. е. АВС и STU — анализ — можно разработать систему классификации материальных запасов. В результате получим девять групп материалов, каждая из которых требует соответствующего сочетания степени контроля за состоянием и объёма необходимых запасов (заделов).

Следование данным рекомендациям позволит фирме выполнять заказы без срывов сроков сдачи. Модель оптимального заказа требует тщательного сбора косвенных данных по работе магазина. Конкретно необходимо посчитать два важных параметра, прежде чем начать применение формулы Уилсона:

• 1. Стоимость размещения заказа (т. е. во сколько обходится посчитать, оформить, отправить заказ поставщику, получить его и оприходовать).
• 2. Издержки хранения заказов (т. е. сумма, которую тратит магазин на приемку, оформление, сортировку, хранение, упаковку, перевозку этого товара).

Стоимость размещения заказа (иногда ее еще называют «издержки пополнения заказа») зависит от частоты, с которой они размещаются. Если менеджер отдела закупок заказывает, например, посуду, то его трудозатраты на заказ двух наборов посуды будет не намного меньше, чем на заказ двухсот наборов. Соответственно, расходы на размещение заказа будут тем ниже, чем больше будет заказана партия [См.: 37, 318].

В стоимость размещения заказа обычно входят затраты на:

• 1. Поиск поставщика (например, посещение выставок).
• 2. Ведение переговоров (как вариант, даже чай и кофе, выпитые во время переговоров).
• 3. Оформление и отправку заказа (время менеджера по закупкам).
• 4. Отслеживание транспортировки (время и усилия менеджера, иногда расходы на связь).
• 5. Анализ статистической информации по движению запаса.
• 6. Принятие заказа по его прибытии.
• 7. Оформление претензий по качеству.
• 8. Сверку документов.
• 9. Транспортировку, если она не включена в стоимость товара.
• 10. Оплату транспортных тарифов сторонних организаций.
• 11. Расходы на подачу транспорта и погрузо — разгрузочные работы.
• 12. Ведение счетов поставщика и другие расходы.

Наиболее удобным, хотя и не самым точным методом является деление общих годовых расходов отдела закупок (заработная плата работников отдела, материальные и накладные расходы, командировки, расходы на проведение переговоров и презентаций) на число подаваемых за год заказов.

Этому можно противопоставить точный хронометраж работы сотрудника и выборочное обследование в целях определения средних затрат времени на подготовку и подачу заказов.

Как показывает практика, расхождение в подсчетах издержек на 5 — 10% не столь существенно влияет на общую сумму экономичного заказа [См.: 19, 159].

Издержки хранения включают стоимость оборотных средств, замороженных в складских запасах, затраты на содержание товара на складе и другие издержки, связанные с физическим присутствием товаров в магазине. Сюда необходимо добавить налоги на имущество и страхование запасов, расходы из — за недостач или из — за ограничения срока годности, усушка — утруска, расходы, связанные с хранением запасов (например, за аренду занимаемых помещений, за пользование отоплением, светом и т. д.). Лучше всего работу по подсчету издержек доверить бухгалтерии, объяснив, что именно нужно посчитать:

• 1. Капитальные затраты или затраты на иммобилизацию средств, вложенных в запасы (убытки от замораживания капитала).
• 2. Основная и дополнительная заработная плата работников склада и сотрудников отдела снабжения, связанных с работой склада.
• 3. Плата за основные фонды склада.
• 4. Текущие расходы на содержание склада.
• 5. Расходы на оплату управленческого персонала.
• 6. Стоимость израсходованных при приемке материалов (коробки, гофротара, стрейч — пленка).
• 7. Затраты на работы, проводимые с хранимыми товарами (упаковка, сортировка, перемещения в магазин и т. п.).
• 8. Потери от естественной убыли.
• 9. Убытки от снижения потребительских качеств товара в результате хранения (порча, усушка, бой, потеря товарного вида и т. п.).
• 10. Стоимость страхования и налоги [См.: 18, 336].

Точно подсчитать издержки по содержанию запасов довольно сложно. Две части списка затрат на хранение запасов — капитальные затраты и затраты на содержание запасов — имеют наиболее высокий удельный вес в общей сумме расходов на хранение запасов, так как стоимость рисков и потерь, как правило, не поддается точному учету и планированию.

Нужно привозить не много и не мало, а столько, сколько позволяет нам минимизировать свои затраты.

Модель Уилсона и помогает найти оптимальное для заказа количество продукта для запасов, при котором издержки на его обработку и хранение минимальны. Это называется «экономически обоснованный заказ» (ЭОЗ или EOQ — economic order quantity).

Чтобы рассчитать ЭОЗ, нужно знать издержки пополнения заказа (К), издержки хранения (S), ежедневный спрос (v), стоимость единицы товара в закупочных ценах (s) и общее количество дней, когда товар находится в продаже за год (t) [См.: 31, 151].

Модель Уилсона описывает закупку, которая характеризуется некоторыми ограничения и имеет следующие условия:

• 1. Модель применяется для одного вида товара.
• 2. Уровень спроса постоянен в течение планового периода времени, т. е. дело с товаром группы Х.
• 3. Интервал времени между поставками постоянен и время доставки постоянно. Время возможной задержки поставки тоже предсказуемо и ограничено.
• 4. Каждый заказ поставляется в виде одной партии (т. е. партия приходит целиком сразу, без разбиения ее на более мелкие части, и приходуется сразу и целиком). Каждый заказ приходит отдельной поставкой.
• 5. Затраты на размещение заказа постоянны. Цены на закупку постоянны.
• 6. Затраты на хранение запаса пропорциональны его размеру (т. е. мы имеем дело не с драгоценными камнями и не с чугунными трубами диаметром в два метра).
• 7. Отсутствуют ограничения по производственным мощностям склада (склад может принять оптимальный заказ).
• 8. Отсутствуют потери от дефицита.
• 9. С поставщиком можно договориться об оптимальной величине партии [См.: 30, 457].

Несмотря на эти ограничения, во многих компаниях достаточно товара, попадающего под эту модель. Но если у вас в магазине товар исключительно сезонный или коллекционный (салон меховых изделий или бутик обуви, или бутик ювелирных изделий), если большинство товаров имеет нестабильный спрос, то нет смысла применять эту модель.

Но если мы имеем дело с постоянно продающимися товарами повседневного спроса (продукты питания, бытовая химия, бытовая техника, стоковая одежда и обувь, товары для дома, текстиль, посуда и проч.), то эта модель прекрасно работает.

Суть ее в том, что только в одной точке издержки на закупки и затраты минимальны.

QW = 2K/S, (4).

где QW (EOQ) — оптимальный размер заказа в модели Уилсона; V — спрос или интенсивность (скорость) потребления запаса (шт.); S — затраты на хранение запаса (руб.); K — затраты на осуществление заказа, включающие оформление и доставку заказа (руб.) [См.: 40, 507].

Метод с фиксированным количеством. На практике одним из серьезных ограничений модели оптимального заказа является предположение о постоянном спросе. В методе же с фиксированным количеством управления запасами предполагается случайный спрос.

Решение о новом заказе формируется на основе данных о количестве продукции, находящейся в данный момент на складе (on — hand quantity), плюс то количество продукции, которое уже было заказано прежде и готово к отправке (on — order quantity).

Ситуацию иллюстрирует рисунок 1.4.

Рис. 1.4 — Движение запаса продукции при использовании стратегии с фиксированным размером заказа [См.: 24, 215]

где Z (t) — величина запаса продукции на складе; S — «точка заказа», ROP (Reorder Point); q = const — объем доставляемой партии;, , — продолжительность заготовительного периода.

Регулируемыми параметрами в таком методе являются: «точка заказа» (S, ROP) и объем заказа (Q, ROQ — Reorder Quantity). Такие системы часто называют Q —системами или системами с фиксированным количеством.

Q — система полностью определяется двумя параметрами: Q и R. На практике их значения устанавливают, используя определенные предположения.

В частности, значение Q устанавливается равным оптимальному значению заказа. Спрос D при этом принимается равным среднему спросу. В более сложных моделях Q и R должны определяться одновременно [См.: 17, 10].

В методе с фиксированным количеством ведется постоянный учет запасов на складе. Когда уровень запасов падает до определенного уровня (R — reorder point), установленного заранее, размешается новый заказ.

Причем заказывается всегда одно и то же количество. Так как количество заказываемой продукции фиксировано, время между заказами будет варьироваться в зависимости от изменения спроса.

В методах с фиксированным количеством постоянно контролируют уровень запасов. Когда количество падает ниже установленного уровня, выдается заказ на восполнение запасов. Заказывается всегда одно и то же количество.

Таким образом, фиксированными величинами в этом методе являются:

• 1. Уровень, при котором повторяется заказ.
• 2. Заказываемое количество.

Так как объем заказа фиксирован, время между заказами будет изменяться в зависимости от случайной природы спроса.

Метод с фиксированным временем. В некоторых случаях состояние склада готовой продукции отслеживается периодически, а не постоянно.

Предположим, что поставщик будет принимать и выполнять заказы с периодическими интервалами, например через каждые 2 недели. В этом случае положение склада анализируется каждые две недели. Заказ размещается по необходимости.

Ситуацию иллюстрирует рисунок 1.5.

Рис. 1.5 — Движение запаса продукции при использовании стратегии с фиксированной периодичностью заказа

где Maxмаксимальный (плановый) уровень; l — интервал между заказами (планируемый период).

Регулируемыми параметрами в такой системе являются: максимальный (плановый) уровень (Max) и интервал времени между двумя заказами (l, называемый также планируемым периодом).

В системах с фиксированным временем состояние склада отслеживается с заданной периодичностью. Когда обзор сделан, размещается заказ. Объем заказа определяется контрольным уровнем Т (target level).

Контрольный уровень установлен таким образом, чтобы удовлетворить спрос до следующего срока анализа плюс время задержки поставки (т.е. времени, пока заказ поступит на склад). Заказываемое количество непостоянно. Размер заказа зависит от того, сколько необходимо продукции, чтобы поднять уровень склада до контрольной точки.

Систему с фиксированным временем часто называют P — системой контроля запасов. Формальное определение Р — системы следующее: анализируется положение склада (продукция на складе плюс уже заказанная) с фиксированными периодическими интервалами Р.

Объем заказа определяется разностью между контрольным уровнем склада и текущим положением склада. Действие Р — системы полностью отличается от функционирования Q — системы по следующим параметрам:

• 1. Р — система имеет контрольный уровень склада, тогда как Q — система — точку, при достижении которой размещается заказ.
• 2. P — система не имеет оптимального размера заказа, так как объем заказа меняется в зависимости от спроса.
• 3. В P — системе фиксирован интервал заказа, а не объем заказа.

Достоинство такого метода — отсутствие необходимости регулярного учета материалов. Недостатки: иногда приходится делать заказ на незначительное количество продукции, а при непредвиденно интенсивном потреблении возможно исчерпание запаса до наступления очередного момента заказа.

В условиях отсутствия отклонений от запланированных показателей и равномерного потребления запасов, для которых разработаны основные системы, методы фиксированного количества или фиксированным временем является вполне достаточным [См.: 35, 141].

Различное сочетание звеньев основных методов управления запасами, а также добавление принципиально новых идей в алгоритм работы метода приводит к возможности формирования по сути дела огромного числа систем управления запасами, отвечающими самым разнообразным требованиям [См.: 47, 132].

Также часто встречается метод «Минимум — максимума». Это метод, как и метод с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня, содержит в себе элементы основных методов управления запасами. Как и в методе с фиксированным интервалом времени между заказами, здесь используется постоянный интервал времени между заказами. Метод «Минимум — максимум» ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизмеримы с потерями от дефицита запасов. Поэтому в рассматриваемом методе заказы, производятся не через каждый заданный интервал времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимального желательного уровня. Таким образом, данный метод работает лишь с двумя уровнями запасов — минимальным и максимальным, чему она и обязана своим названием.

Гарантийный (страховой) запас позволяет обеспечивать потребителя в случае предполагаемой задержки поставки. Как и метод с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня, гарантийный запас используется для расчета порогового уровня запаса.

Пороговый уровень запаса в методе «Минимум — максимум» выполняет роль «минимального» уровня. Если в установленный момент времени этот уровень пройден, т. е. наличный запас равен пороговому уровню, или не достигает его, то заказ оформляется. В противном случае заказ не выдается, и отслеживание порогового уровня, а также выдача заказа будут произведены только через заданный интервал времени.

Максимальный желательный запас в системе «Минимум — максимум» выполняет роль «максимального» уровня. Его размер учитывается при определении размера заказа. Он косвенно (через интервал времени между заказами) связан с наиболее рациональной загрузкой площадей склада при учете возможных сбоев поставки и необходимости бесперебойного снабжения потребления.

Постоянно рассчитываемым параметром системы «Минимум — максимум» является размер заказа. Как и в предыдущих системах управления, запасами, его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад организации [См.: 21, 449].

Таким образом, можно сделать вывод, что запасы это неотъемлемая часть производства, которая при правильном управлении увеличивает прибыль предприятий, и при не правильном, приводит к потере, убыткам. Рассмотренные системы управления дают возможность выбора и прогнозирования, дальнейших действий, в экономики фирмы.