Подготовка конфиденциальных документов и дел для архивного хранения

Согласно протоколу заседания Экспертной комиссии сотрудниками Службы делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов, в том числе:

• · изъятие из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового местонахождения и помещением в дела справок-заместителей, а также с перенумерацией листов, перешитых документов в делах, в которые они помещены. внесением их в описи документов дел и исправлением количества листов в заверительной надписи дел, на обложках дел и в номенклатуре дел;
• · изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению;
• · зачеркивание отметки конфиденциальности с проставлением даты и номера протокола заседания Экспертной комиссии, подписи на документах, подшитых вдела, обложках дел и документов, подлежащих снятию ограничения доступа (в описях документов дела, номенклатуре дел и журнале уче та документов выделенного хранения отметка конфиденциальности зачеркивается без ссылки на протокол заседания Экспертной комиссии);
• · изъятие из дел (по решению Экспертной комиссии) документов, с которых снята отметка конфиденциальности с отметкой в описях документов дел и помещением в дела справок-заместителей (см. разд. 5.2);
• · передача снятых с офаничения доступа дел и документов выделенного хранения по акту в Службу делопроизводства с отметкой в графе 9 номенклату ры дел (см. разд. 5.1.2, форма 1);
• · корректировка заголовков, сроков хранения и номеров статей, но перечням офаслевых, ведомственных документов со сроками хранения, на обложках дел и в номенклатуре дел;
• · проставление сроков хранения и номеров статей Перечня на обложках дел.

Если срок хранения дел и документов установлен не Перечнем, а постоянно действующей Экспертной комиссией, то вместо статей Перечня проставляется отметка ЭК.

После изъятия из дел документов листы дела не перенумеровываются. На обложках дел и в номенклатуре дел рядом с количеством проставленных листов в скобках указывается количество листов, оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишется:

" ___________листов изъято согласно записям в описи дела".

(прописью) с проставлением подписи, фамилии и инициалов лица, произведшего запись, и даты.

Надела и документы инвентарного (выделенного) хранения, которые отобраны для постоянного хранения, составляется опись по следующей форме 1.

Форма 1.

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации.

______________________________________________________________________.

(подпись, расшифровка подписи) Дата _______________________.

ФОНД № ____________________.

ОПИСЬ № ___________________.

конфиденциальных дел_________.

и документов инвентарного (выделенного) хранения за ______год.

В данную опись внесено ______________ дел и документов.

(цифрами и прописью).

№________по № _______________, в том числе:

литерные номера: ______________________.

пропущенные номера: ___________________.

Наименование должности сотрудника, составившего опись____________________.

(подпись, расшифровка подписи) Дата ______________________.

Одобрено __________________.

Протокол ЭК _______________.

От _____________№____________.

Включенные в настоящую опись дела н документы принял: Наименование должности сотрудника Архива организации________________________.

(подпись, расшифровка подписи) Дата _________________________.

На дела и документы долговременного хранения (свыше 10 лет) составляется аналогичная опись с добавлением перед графой «Примечание» графы «Срок хранения и номера статей по Перечню».

На научно-техническую, проектную, конструкторскую и иную специальную документацию составляются отдельные описи документов. При составлении описей необходимо иметь в виду следующее:

• · каждой из описей присваивается отметка конфиденциальности;
• · если дела и документы подлежат передаче в государственный архив, то номер фонда устанавливает государственный архив; если не подлежат, то фонду присваивается номер 1;
• · опись во всех случаях имеет номер 1 с добавлением прописных букв: II (постоянного). В (временного) сроков хранения. Т (техническая документация). Кроме того, к номеру и букве добавляется аббревиатура отметки конфиденциальности;
• · если при составлении первой описи в нее включаются дела и документы с начала деятельности организации, то эти дела и документы могут вноситься за несколько лете разделением по годам, но с валовой порядковой нумерацией, начиная с номера 1.

В последующем составляются годовые разделы описей или описи, включающие документы за несколько лет при небольшом их объеме. При этом продолжается порядковая нумерация дел и документов. внесенных в предыдущие описи, например первая опись дел и документов за 2001;2005 гг. имеет порядковые номера 1−125 за 2001 г., 126−150 за 2002 г. и т. д. Порядковая нумерация дел является учетным архивным номером (единицей хранения) дела (документа).

В опись за соответствующий год вносятся сначала дела, потом документы инвентарного хранения (дела располагаются в последовательности. предусмотренной номенклатурой дел) и документы выделенного хранения (в последовательности учетных номеров).

В графе 2 описи отметка конфиденциальности проставляется аббревиатурой, например «Строго конфиденциально» — СКФД, «Конфиденциально» — КФД, «Для служебного пользования» — ДСП [209].

Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, при этом заголовок первого тома пишется полностью. Вместо заголовков остальных томов в этой графе пишется: «То же, т.___» с проставлением номера тома (на каждом новом листе описи, если он начинается с записи второго или последующих томов, заголовок воспроизводится полностью).

Переходящие дела включаются в раздел описи по году их заведения, в последующие разделы описи вносятся индексы и заголовки этих дел, но без присвоения порядкового номера, а в графе «Примечание» делается отметка: «см. ед. хр. № ____» с проставлением порядкового номера, присвоенного делу при его включении в опись.

В графе 4 указывается фактическое количество листов дела, оставшееся в нем после изъятия документов (если такие изъятия осуществлялись).

Надела и документы инвентарного (выделенного) хранения, подлежащие передаче в государственный архив, описи составляются в четырех экземплярах. Эти описи дополнительно утверждаются протоколом экспертно-проверочной комиссии государственного архива. На дела и документы, не подлежащие передаче в государственный архив, описи составляются в двух экземплярах, если дела и документы передаются в Архив организации, или в одном экземпляре, если не передаются.

При передаче дел и документов в государственный архив или Архив организации в Службе делопроизводства остается один экземпляр описи с подписью сотрудника Архива за получение включенных в опись дел и документов, остальные экземпляры передаются в Архив.

На обложке дел и документов инвентарного (выделенного) хранения проставляются номера фонда, описи и единицы хранения.

В номенклатуре дел в графе 9 (см. разд. 5.1.2, форма 1) проставляется архивный шифр включенных в опись дел: номер фонда, описи, единицы хранения (порядкового номера по описи), в журнале (карточке) учета документов инвентарного (выделенного) хранения в графе 14 — номер экземпляра, а в графе 15 — архивный шифр документа (см. разд. 3.6).