Требования к оформлению бланков управленческих документов
Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков: Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: По характеристикам отображения текста, нанесенного на бумажную основу… Читать ещё >
Требования к оформлению бланков управленческих документов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Общие требования к оформлению бланков
ГОСТ Р 6.30−2003 содержит требования к бланкам, на которых, как правило составляются управленческие документы предприятия. Для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210×297 мм) или А5 (148×210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:
- а) по качеству используемой для изготовления бланка бумаги;
- б) по характеристикам отображения текста, нанесенного на бумажную основу;
- в) по размещению полей и ограничительных отметок.
Рассмотрим перечисленные требования по порядку. Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов. Плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, а ее белизна не менее 90%.
Бумага для бланков должна быть достаточной прочности, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной напылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере).
Текст, нанесенный на бланк должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков — темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различными очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.
Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля — свободное от текста пространство по краям листа — размером не менее с левого, верхнего и нижнего краев листа 20 мм, а с правого — 10 мм. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным, либо флаговым способом.
Состав реквизитов документов:
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
- 01 — Государственный герб Российской Федерации;
- 02 — герб субъекта Российской Федерации;
- 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- 04 — код организации;
- 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- 07 — код формы документа;
- 08 — наименование организации;
- 09 — справочные данные об организации;
- 10 — наименование вида документа;
- 11 — дата документа;
- 12 — регистрационный номер документа;
- 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- 14 — место составления или издания документа;
- 15 — адресат;
- 16 — гриф утверждения документа;
- 17 — резолюция;
- 18 — заголовок к тексту;
- 19 — отметка о контроле;
- 20 — текст документа;
- 21 — отметка о наличии приложения;
- 22 — подпись;
- 23 — гриф согласования документа;
- 24 — визы согласования документа;
- 25 — оттиск печати;
- 26 — отметка о заверении копии;
- 27 — отметка об исполнителе;
- 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
- 30 — идентификатор электронной копии документа.
Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.
Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.
Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций — получателей писем (реквизит 15).
Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т. д.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.