Введение. 
Расчеты с подотчетными лицами

Операции по отражению в учете расчетов с подотчетниками — привычное для бухгалтеров дело.

Подотчетное лицо — это доверенный человек предприятия, на которого фирмой возложены функции по обеспечению организации какими-либо материальными ценностями, услугами, работами. Как правило, подотчетные лица получают деньги для оплаты небольших расходов. Средства выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации. После того как компания дает подотчетнику задание (например, покупка канцтоваров), его направляют на предприятие, которое занимается продажей подобной продукции. Затем доверенное лицо передает приобретенный товар закупающей организации. Документы на получение и оплату приобретенных материальных ценностей отправляются в бухгалтерию. Туда же следует сдавать бумаги, подтверждающие командировочные расходы. В частности, к ним относится отчет об использовании полученных денежных средств. В таком документе подотчетник указывает возврат остатка не использованных по назначению наличных или отмечает перерасход денежных средств.

Самый главный аспект взаимоотношений организации с доверенным лицом — материальный. Поэтому между фирмой и сотрудником, уполномоченным организацией приобретать для нее подотчетные товары, заключается соответствующий договор о полной материальной ответственности. Рассмотрим основные направления аудита правильности расчетов с лицами, которым организация выдает подотчетные суммы на командировочные, хозяйственные и представительские расходы. Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

• — приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;
• — оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• — расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• — представительскими расходами.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами — авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями, по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т. д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:

• — соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации;
• — соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки;
• — соответствует ли положениям нормативных актов налогообложение расходов на командировку;
• — соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды;
• — соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы;
• — соответствует ли положениям нормативных актов документальное оформление расчетов с подотчетными лицами;
• — соответствуют ли положениям нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам) в бухгалтерском и налоговом учете;
• — имеется ли на предприятии список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;
• — выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам;
• — оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия) по направлению работников в командировки;
• — организован ли аналитический учет командировочных расходов;
• — производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных. При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр.

Подотчетные лица — работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Операции с подотчетными лицами ведутся в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Размер денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

Аудитору необходимо удостовериться в том, что приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. В приказе должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы (см. Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04−1-02/704). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.