Локальные нормативные акты как инструмент управления персоналом

Регламентация работы каждого сотрудника предприятия является чрезвычайно важной и, в определенной степени, основополагающей задачей. От качества ее решения во многом зависит и качество реализации других, смежных задач. В конечном итоге это должно приводить к оптимизации выполняемых работ и, как следствие — к оптимизации профессионально-квалификационной структуры персонала.

На практике подобная регламентация осуществляется с помощью различного рода документов, которые можно разделить на две группы.

Первая — это документы, сформированные во внешней по отношению к предприятию среде (нормативные правовые акты трудового законодательства, инструктивно-методические материалы отраслевого и регионального уровней). Их количественный и качественный состав не зависят от особенностей деятельности конкретного предприятия и его кадровой службы. Такие документы имеют, соответственно, государственный, отраслевой или региональный статус, и их положения, как правило, являются обязательными к исполнению. Рассмотрение этой группы документов в данной дипломной работе считаю нецелесообразным.

Вторую группу составляют документы локального характера, и в частности, регламентирующие деятельность отдельных организационно-структурных единиц предприятия, а также их персонала. Они, напротив, имеют непосредственное отношение к предприятию и отражают особенности его функционирования. Содержание и количество этих документов оказывают прямое воздействие на оптимизацию всех управленческих процессов на предприятии. В их число, прежде всего, входят положения о структурных подразделениях (службах, отделах, пр.) и должностные инструкции. Кроме того, в последние годы в России принято объединять весь накопленный компанией опыт в части управления персоналом в так называемый Корпоративный Кодекс. Предлагаю кратко рассмотреть суть этих документов и, соответственно, оценить их роль в управлении персоналом.

Корпоративный кодекс призван регламентировать отношения между сотрудниками компании, определять этические нормы бизнеса, добиться наилучшего понимания ценностей и норм поведения, принятых между сотрудниками и партнерами компании. Информация, которая содержится в нём, отражает внутренние правила компании, но не может заменить процедуры, определяющие её функционирование.

Корпоративный кодекс содержит:

• — представление, миссию и принципы компании;
• — структуру компании и принципы управления;
• — ценности компании;
• — правила внутреннего трудового распорядка;
• — стимулирование персонала;
• — этику делового сотрудничества;
• — неприемлемые действия в компании.

Значение Корпоративного кодекса для компании трудно переоценить. Как правило, это довольно гибкий документ, который видоизменяется вместе с ростом и развитием компании. Например, в моей нынешней компании Корпоративный кодекс находится на внутреннем сайте и всегда доступен сотрудникам компании. В нем можно найти все политики и процедуры, принятые в компании. Также, я вижу этот документ как элемент нематериальной мотивации сотрудников, поскольку этот документ создается и правится коллегиально, это наши правила, это правила, по которым мы живем и работаем в компании, что позволяет нам чувствовать себя одной семьёй (а это мощный мотивационный фактор, элемент японской модели менеджмента).

Положение о структурном подразделении также является важным локальным нормативным актом. При их разработке опираются на структуру организации. Значение данных положений состоит в разграничении целей, задач, обязанностей, взаимодействия и ответственности между подразделениями. На положения о структурных подразделениях опираются при разработке должностных инструкций.

Что касается должностной инструкции, то, по мнению специалистов, содержание может использоваться для следующих целей:

• 1) рационального разделения труда;
• 2) правильного подбора, расстановки и использования кадров;
• 3) контроля за соблюдением трудовой дисциплины;
• 4) создания организационно-правовой основы деятельности работников;
• 5) стимулирования результатов работы персонала;
• 6) составления трудовых договоров;
• 7) обеспечения объективности оценки деятельности работников в процессе их аттестации, поощрении или наложении взысканий;
• 8) разрешения трудовых споров.

К перечисленному выше следует добавить еще и формулирование требований к вакансии, проверку соответствия претендента на должность нормативным профессиональным критериям, планирование продвижения по «служебной лестнице», составление профиля должности. Должностная инструкция является важнейшим документом, регулирующим взаимоотношения между работником и работодателем.

Согласно результатам опроса Кадрового Конгресса, в 60% компаний-респондентов должностные инструкции — плод совместного творчества службы персонала и руководителя структурного подразделения, для сотрудников которого эти инструкции создаются. Это вполне логично и оправданно, поскольку самому кадровику сложно точно определить, чем, к примеру, в отделе продаж должен заниматься мерчандайзер, и чем он отличается от супервайзера. А вот директор по продажам может четко описать их функции, сформулировать требования к профессиональным знаниям и навыкам, обозначить критерии оценки работы. В работе над должностными инструкциями используют специальные анкеты.

(Приложение 3).

Обычно должностные инструкции разрабатываются на основе «Положения о работе подразделения» — документа, регламентирующего порядок создания и структуру подразделения, его задачи, функции, права и ответственность. Все функции, возложенные на подразделение, необходимо распределить между его персоналом, т. е. обязанности работников должны проистекать из основных задач подразделения. Содержание ДИ, ее основные разделы, обычно зависят от потребностей и специфики деятельности предприятия. Схематично ДИ может выглядеть так:

Наименование организации, подразделения.

Общие положения, определение должности.

Краткие сведения об организации.

Схема подчиненности.

Возможности замещения.

Краткое описание работы.

Цель работы, выполняемые подцели, ответственность.

Права.

Должностные обязанности (содержание работы).

Требуемые результаты и критерии оценки.

Наиболее частые деловые контакты (внутренние, внешние).

Схема информационных потоков между подразделениями.

Ведение первичной документации.

Условия работы (безопасность, режим работы, оплата труда и др.).

Порядок оформления трудовых отношений.

Большую помощь в наполнении перечисленных разделов ДИ может оказать информация, содержащаяся в квалификационных справочниках, утвержденных Министерством труда и социального развития РФ. Квалификационные характеристики по каждой должности состоят из трех разделов:

«Должностные обязанности». Раздел содержит основные функции, которые частично или полностью могут быть поручены работнику, занимающему данную должность.

«Должен знать». В этом разделе приводятся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

«Требования к квалификации». В данном разделе определен уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей.

Указанные разделы служат основой для разработки должностных инструкций по многим профессиям.

Взаимосвязь задачи составления должностных инструкций с другими задачами управления кадрами показана на схеме:

Таким образом, часть информации из должностных инструкций может использоваться при решении задач, связанных с наймом и отбором персонала. Основное же назначение инструкций — это текущая регламентация труда и аттестация персонала. На основе результатов последней возможно решение смежных задач, например, продвижение по «служебной лестнице», обучение и переобучение персонала предприятия, организационно-структурные, временные и квалификационные перемещения кадров на предприятии.