Текущая и годовая отчетность в аптеках. 
Основные разделы месячного отчета в аптеках

Отчетность — система обобщающих показателей учета, характеризующих хозяйственную деятельность и финансовое положение аптечной структуры за соответствующий период.

По срокам составления различают годовую и внутригодовую или текущую отчетность (декадная, месячная, квартальная и.т.д.). Все отчетные формы заполняют нарастающим итогом с начала года.

В состав годового отчета кроме годового баланса входят и статистические формы отчетности: отчет материальный реестр

• — о движении уставного фонда (капитала);
• — норматив оборотных средств;
• — наличие и движение основных средств и амортизационного фонда;
• — о выполнении плана по труду и.т.д.

Прилагают объяснительную записку.

Подписывают директор и бухгалтер.

Сроки представления отчетов Месячные и квартальные отчеты представляют не позднее 12 числа следующего месяца, годовые — не позднее 20 января следующего года.

Отчеты составляют в 2-х экземплярах, к ним прилагают все первичные оправдательные документы. В бухгалтерии их проверяют по всем приходным и расходным операциям. При необходимости корректируют, затем утверждают (в 15-ти дневный срок).

Утвержденные отчеты хранят:

месячные — 1 год квартальные — 3 года годовые — 10 лет Месячный отчет Это основной отчетный документ, форма которого утверждена Приказом МЗ СССР № 14 от 8.01.88г. — ф. №АП-72. Он состоит из нескольких разделов и таблиц.

Раздел 1. Движение денежных средств

Представлен таблицами:

1. Реестр движения денежных средств и инкассации выручки (ф. АП-70). Отражается движение наличных денег за месяц по приходным и расходным кассовым операциям. Основанием для заполнения таблицы служит ежедневный «Кассовый отчет» или Справка о результатах сверки выручки по данным кассы (ф. № АП-32). Заполнение приходной части начинают с указания остатка наличных денег на 1-е число месяца. Он должен совпадать с данными «Кассового отчета» (ф. АП-32) и остатком денег на конец предыдущего месяца (из месячного отчета предыдущего месяца) Затем фиксируют приходные денежные операции. Основными крупными операциями по приходу являются выручка от реализации товаров населению и получение наличных денег для выплаты зарплаты. В этой части таблицы отражают также: выручку от мелкорозничной сети; возврат подотчетных сумм; прочие поступления (уплата недостач, а также платные услуги за предметы проката, за ремонт очковой оптики и т. д.).

Подводят итог прихода денег по кассе.

Расходная часть:

Вначале указывают общую сумму выручки, сданную в банк за месяц.

Далее следуют операции:

• — выручка в пути;
• — выплата з/п (отдельно выделяют сумму пособий по нетрудоспособности);
• — оплачено за посуду, лек. сырье, топливо;
• — почтовые расходы;
• — выдача денег под отчет;
• — оплата наличными разного рода работ и услуг.

Подводят итог расхода денег. По формуле торгового баланса выводят остаток денег на новый месяц. О2 = О1 + П — Р О2 — должен соответствовать денежной наличности в кассе в последний день отчетного месяца. Таким образом можно проверить работу кассира.

2. Субрасчетный счет (текущий) Данная таблица заполняется при наличии в аптеке счета на основании выписок банка.

Построение ее аналогично: О1- поступило; выбыло — О2.

Фиксируют остаток денег на счете на начало месяца, поступление выручки аптеки, перечислено покупателями за месяц, суммы, полученные по чекам, приобретено материалов безналичным путем; уплачено налогов, страховых взносов. Сопоставляются итоги сумм по поступлению и выбытию, с помощью формулы торгового баланса выводим остаток на конец месяца — О2.

Раздел 2. Движение товарно-материальных ценностей

Раздел включает таблицы:

1. Товарный отчет (ф. АП-25), характеризующий движение товара, вспомогательных материалов, тары, лекарственного сырья, топлива в отделах аптеки, фирмы.

Состоит из приходной и расходной частей. На основании первичных документов в хронологической последовательности в товарный отчет включают все виды прихода и.

расхода товарно-материальных ценностей за месяц. Товар учитывают в стоимостном выражении по розничным и оптовым ценам. Остальные ценности — в оптовых. Приход состоит из основного прихода и прочих поступлений, увеличивающих запасы аптеки, фирмы.

Основной приход:

Вначале указывают остатки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на начало месяца. Суммы должны соответствовать остаткам на конец предшествующего месяца, приведенным в последнем месячном отчете. Затем отдельно на каждой строке товарно-транспортной накладной показывают суммы соответствующей группы ценностей. Если при подсчете в накладной обнаружена ошибка, извещают склад, фирму, которые высылают исправительное письмо, на основании письма в аптеке корректируют сумму в товарно-транспортной накладной. Записи в аптеке производят с учетом исправленной суммы. Если на часть товара из-за боя, порчи, недостачи составлен «Акт об установлении расхождения в количестве и качестве при приемке товара» — (Ф. АП -2), то стоимость полученного товара приходуется в полной сумме указанной в накладной поставщика, независимо от факта составления акта 4. Всякого рода наценки, транспортные расходы, включенные в товарно-транспортную накладную сверх продажной стоимости товара, в рассматриваемой таблице не учитывают.

В заключение подводят итог основного поступления. Прочие поступления, увеличивающие запасы аптеки, фирмы:

• 1. Приобретение посуды у населения.
• 2. Дооценка по журналу лабораторно-фасовочных работ.
• 3. Перевод ценностей из одной учетной группы в другую (перевод закупленного лекарственного сырья, вспомогательного материала и тары в товар).
• 4. Излишки, выявленные при инвентаризации.
• 5. Бездокументальное поступление товара.
• 6. Закупленное лекарственное растительное сырье.

Следует помнить, если лекарственное сырье принято по приемной квитанции и не переведено в товар, то в графе «лекарственное сырье» данного раздела оно учитывается только по заготовительной цене. Если же сырье переведено в товар, то его учитывают в этой же таблице, но в графе «Товар» в розничной и оптовой ценах.

По окончании всех записей посчитывают весь приход за месяц.

Основными документами для заполнения приходной части отчета являются:

• 1. Отчет аптеки о финансово-хозяйственной деятельности за предыдущий месяц (ф. АП-72);
• 2. Товарно-транспортные накладные склада и фирм поставщиков;
• 3. Приемная квитанция на лекарственно-растительное сырье (ф. АП-4);
• 4. Акт о переводе в товар лекарственно-растительного сырья (ф. АП-19);
• 5. Ведомость покупки стеклянной посуды (ф. АП-8);
• 6. Справка о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным работам (ф. АП — 12) и.т.д.

Расходная часть Состоит из 2-х видов: реализации и прочего документированного расхода. В отличии от прихода записи производят не в хронологической последовательности, а итоговой суммой за месяц. Поэтому каждую сумму, проведенную по расходу, необходимо подтвердить соответствующим документом.

В разделе «реализация» отражают розничный товарооборот (отпуск населению) и оптовый товарооборот (лечебным и другим организациям).

Для заполнения используют:

• 1. Ведомость розничных оборотов (розн. т/о);
• 2. Товарные отчеты материально-ответственных лиц (ф. АП-25);
• 3. Журнал учета мелкооптового отпуска и расчетов с покупателями (ф. АП-22).

В конце подводят итог суммы реализации.

Прочий документированный расход:

Учитываем расход товара и других материальных ценностей на производственные нужды аптеки. Товар учитываем в 2-х ценах, а другие ценности только по оптовой. Суммы показываем отдельно по конкретному виду расхода. Поэтому следует указать наименование оправдательного документа, его номер и дату.

Учитываем следующие операции:

• 1. Возврат и переброс товара (сумма, номер накладной-требования (ф. АП-18), дата).
• 2. Списание по актам с указанием сумм, пришедших в негодность ценностей (Акт о порче товарно-материальных ценностей — ф. АП-20)
• 3. Перевод в другие учетные группы ценностей (акты перевода).

Например, часть лекарственного растительного сырья реализована, составляем акт о переводе лекарственного сырья в товар (ф. АП- 19), и в данном разделе списываем его по заготовительной цене с указанием номера акта. Одновременно стоимость проданного сырья ставят на приход в разделе прочие поступления товарного отчета уже как товар в 2-х ценах (розничной и оптовой).

• 4. Переоценка материальных ценностей в сторону уменьшения (акта о переоценке товара (ф. АП-21)
• 5. Наличие естественной убыли. Расчет естественной убыли товаров (ф. АП-47)
• 6. Списание товара, израсходованного на оказание первой медицинской помощи (Справка об использовании товара на оказание первой медицинской помощи (ф. АП-15)
• 7. Стоимость лекарств, изъятых на анализ в КАЛ (акт изъятия).
• 8. Суммы по «Актам об установлении расхождения в количестве и качестве при приемке товара» (ф. АП-2)

Таким образом, основными документами на основании которых заполняют данный раздел являются акты, справки, накладные-требования. По окончании всех записей в расходной части товарного отчета, как по товару, так и по таре и другим материальным ценностям подводим итоги расхода.

Затем, используя формулу торгового баланса, на основании приходной и расходной частей выводим остаток по каждой группе товарно-материальных ценностей на конец месяца:

О2 = О1 + П — Р Приходная и расходная части товарного отчета должны сбалансироваться.

На оборотной стороне товарного отчета ведут количественный и стоимостной учет движения тары по видам в «Отчете о движении тары». Фиксируем остаток на начало месяца, затем следует приход и расход по номенклатуре, цене, количеству и сумме. Выводим остаток на конец месяца.

Допускается составление отчета о движении тары на отдельном листе. Суммирующие итоги в отчете о движении тары должны совпадать с общей суммой по таре в товарном отчете.

Завершает раздел «Движение товарно-материальных ценностей» таблица «Регистрация розничных оборотов» (7 раздел). В ней в хронологической последовательности отражаем по дням месяца розничный товарооборот аптеки, выделяя при этом:

• — количество рецептов индивидуального изготовления и количество рецептов на ГЛС;
• — общую стоимость амбулаторной рецептуры, выделяя стоимость ГЛС;
• — безрецептурный отпуск (ручная продажа);
• — поступило выручки от мелкорозничной сети:
  • а) киосков
  • б) аптечных пунктовв) филиалов

Выводим общую сумму оборота за день. В конце таблицы выделяем оборот по льготному и бесплатному отпуску. Рассчитываем среднюю стоимость одного рецепта. Подобную ведомость целесообразно вести в течение всего месяца в 2-х экземплярах, а в конце месяца 1 экземпляр приложить к отчету.

3 раздел. Данный раздел характеризует состояния взаиморасчетов аптеки с покупателями, хозяйственными организациями, подотчетными лицами. Он включает Реестр выписанных покупателям накладных-требований (счетов) (ф. АП-18) и Оборотную ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам (ф. АП-23). Реестр подтверждает реализацию товаров организациям по каждому факту отпуска с указанием суммы счета-фактуры. Записи ведем в хронологической последовательности с указанием даты отпуска, номера накладной, какому учреждению товар отпущен. При этом отражаем не только общую сумму оптового товарооборота, но и его разбивку по видам: стоимость лекарств индивидуального изготовления, ГЛС, ангро, прочие товары. Заполняем реестр на основании данных «Журнала учета оптового отпуска и расчетов с покупателями (ф. АП-22). В данном документе прослеживается отпуск организациям товарно-материальных ценностей в разрезе товарных групп. Общая сумма всех счетов за месяц должна соответствовать сумме месячного оптового товарооборота, отраженного во втором разделе месячного отчета (товарного отчета).

К реестру прилагаем все оправдательные документы. Оборотная ведомость показывает состояние взаиморасчетов аптеки с покупателями, организациями и материально ответственными лицами. Она отражает состояние дебиторской и кредиторской задолженности как по самой аптеке, так и по отдельным покупателям, организациям. Состоит данная ведомость из 2-х частей. В первой части приводим перечень всех.

покупателей. Записи ведем отдельной строкой по каждому покупателю. Фиксируем состояние взаиморасчетов. Вначале фиксируем остаток на начало месяца — в пользу аптеки или за аптекой, затем отражаем обороты в течение месяца и выводим конечные результаты — в пользу или за аптекой. Устанавливаем покупателей-кредиторов (долг за аптекой) и дебиторов (они должны аптеке). Записи в первой части ведут на основании данных «Журнала учета мелкооптового и оптового отпуска и расчетов с покупателями.» (ф. АП-22).

Вторая часть — прочие расчеты отражает:

• а) расчеты с рабочими и служащими по заработной плате;
• б) расчеты по закупке товаров;
• в) расчеты по оплате коммунальных, транспортных, почтово-телефонных услуг;
• г) расчеты с подотчетными лицами (аванс на командировочные расходы, мелкие приобретения, расчеты по недостачам, погашение этой задолженности. Записи ведут аналогично записям в первой части. Основанием служат данные выписок банка, лицевых счетов материально ответственных лиц.

В заключении подводим итог по первой и второй частям оборотной ведомостиграфа «Всего».

Помимо рассмотренных трех разделов в месячном отчете аптеки имеется ряд дополнительных таблиц:

Таблица 8. Отчет о движении основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (ф. АП-56).

Отчет составляют отдельно по основным средствам, по малоценным и быстроизнашивающимся предметам на основании соответствующих карточек:

• — движения основных средств — инвентарные карточки ОС-6, ОС-7, ОС-9, ОС-12;
• — движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов — карточки ф. МБ-2;
• — движения санспецодежды — карточки ф. МБ-7.

Учет ведем в количественном и стоимостном измерениях по цене приобретения. Построение отчета традиционно. Остаток средств на начало месяца должен соответствовать остатку на конец предыдущего месячного отчета аптеки. Затем в хронологической последовательности по каждому предмету указываем приход, расход, выводим остаток на конец месяца. Фиксируем номенклатурный номер или единицы измерения, цену, количество, сумму. В примечании указываем на основании каких оправдательных документов отражено движение.

Таблица 9. Оборотная ведомость на лекарственное растительное сырье и прочие материальные ценности Заполняем на основании карточек складского учета ф. М-17. В стоимостном и количественном (натуральном) измерениях отражаем движение прочих активов — топлива, лекарственного сырья и др. Лекарственное растительное сырье учитываем по 3-м ценам, остальные ценности (прочие активы) — только по оптовой. Построение традиционно: по каждому наименованию отдельно отражаем О1, приход, расход и О2. Общие суммы не выводим.

Таблица 10. Справка о заработной плате.

Отражаем состояние взаиморасчетов с работниками за месяц. Вначале указываем сумму невыплаченной заработной платы (з/п) на начало месяца (устойчивые пассивы). В разделе начислено расшифровываем з/п в соответствии со схемой должностных окладов:

• 1) регистрируемому персоналу аптеки: сотрудникам аптеки и совместителям по расчетно-платежной ведомости;
• 2) нерегистрируемому персоналу: счет на мелкие услуги, договор подряда, трудовое соглашение;
• 3) приказ, расчет — на выплату премий, материальная помощь;
• 4) надбавки из фонда экономии з/п.

Подводим итог по начислению. В разделе Удержано фиксируем сумму удержаний по видам:

• — подоходный налог;
• — товар в кредит;
• — вклады;
• — добровольное страхование;
• — исполнительные листы;
• — профсоюзные взносы.

Подводим итог по удержанию. Выводим сумму невыплаченной з/п на конец месяца. В завершение таблицы показываем:

— отчисления ЕСН (Единый социальный налог).

Таблицу заполняем на основании расчетно-платежной ведомости, счетов на мелкие услуги, договоров подряда, лицевых счетов работников по учету з/п, оборотной ведомости по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам (ф. АП-23).

Таблица 6. Движение товаров и выручки по мелкорозничной сети.

С ее помощью можно контролировать сохранность товарно-материальных ценностей в сети. В ней по каждому материально ответственному лицу, закрепленному за соответствующим аптечным пунктом, киоском, филиалом фиксируем остаток на начало месяца, приход (сумма товара, полученного из аптеки), расход (выручка, сданная в кассу аптеки), возврат, недостача, остаток товаров на конец месяца. Записи производим итоговой суммой за месяц. Основанием для заполнения таблицы служат Товарные отчеты данных материально ответственных лиц (ф. АП-24).

Таблица 11. Перечень документов К квартальным и годовым отчетам прилагаем объяснительные записки, в которых:

• 1) указываем основные факторы, повлиявшие на хозяйственные и финансовые результаты;
• 2) освещаем состояние учета и отчетности, обеспечение сохранности ТМЦ, результаты проведенных ревизий и инвентаризаций. На день инвентаризации, не совпадающем по срокам с датой составления месячного отчета, составляем дополнительный отчет. Порядок и объем его составления аналогичен.