Совершенствование коммуникаций в организациях

Способы и направления совершенствования:

1. регулировка информационных потоков;

Руководящее звено на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации, как собственные, так и своих начальников, коллег и подчиненных. Руководящее звено должен научиться, и научить других, оценивать стороны качественные и количественные своих информационных потребностей. Он должен постараться определить, что такое «слишком много» или «слишком мало» в обменах информацией, так как от этих данных зависит исход.

2. разработать, всеми известными и неизвестными способами, систему сбора предложений с окончательной целью обеспечить наиболее легкого поступления информации от низовых уровней (рабочего класса) наверх и с целью понижения их фильтрации;

Системы сбора предложений разрабатываются с такой целью, чтобы облегчить поступление информации наверх, то есть к начальству или руководителю. Целью таких систем все же считается снижение фильтрации информации или игнорирования идей на пути снизу вверх, от рабочего класса к руководящему звену.

Чаще, эта система реализуется таким способом: работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения в специальный ящик для предложений. К сожалению, такой вариант не эффективен, так как часто отсутствует механизм, который подтверждает факт рассмотрения этих предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения все-таки пошли организации на пользу. Программы, которые обеспечивают такое стимулирование, позволяют всем работникам понять причины, которые были приняты или отказаны от предложений. Кроме всего, у наших работников есть шанс получить даже денежное вознаграждение.

По другому можно создать систему сбора предложений. Организация может провести такую частную телефонную сеть, через которую любой работник получает возможность анонимно позвонить и задать вопрос о его назначении и продвижения в должности. Иногда на такой линии могут работать менеджеры, которые вам тут же ответят на заданный вопрос. Если вопрос был не от анонима, то ответы направляются напрямую работникам, либо же печатаются в информационном бюллитене.

Еще, как вариант, системы обратной связи предусмотрено создание группы людей, в которую входят как руководители, так и работники, они встречаются на собраниях и обсуждают все интересующие их вопросы и ищут компромиссы, принимают друг от друга предложения и рассматривают их.

3. совершенствование действий в управлении, а именно проведение собраний и совещаний;

Регулирование потока информацииэто лишь один пример из числа всех действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может провести практическое занятие или короткую встречу с одним или группой подчиненных для того, чтобы обсудить всевозможные будущие перемены на фирме, новые отдаваемые приоритеты, распределение любой работы и т. п.

Планы, их реализация и их контроль, могут так же формировать дополнительные возможности действия управления и все для совершенствования обмена информацией.

4. совершенствование системы обратной связи;

В той же мере, в которой обратная связь может поспособствовать совершенствованию обмена информацией между людьми, могут действовать и системы обратной связи, которые созданы в организации. Такие системы составляют часть системы которые следят за контролем и управлением системы информации в данной организации. Одним из вариантов системы обратной связи считается, например, перемещение людей из одной части организации в другую часть с целью обсуждения определенных вопросов. Например, такая фирма как «Форд» направляет своих работников головного филиала на заводы, которые находятся в разных частях страны, для того, чтоюбы обсудить всевозможные вопросы, которые связанны с качеством их продукции. Таикм же образом мэр города лично посещает все районы, чтобы убедиться в нормальной реализации различных государственных программ. Один на специалистов по кругообороту и обмену информацией пишет: «Эффективно работающий руководитель преодолевает разрыв между собою и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений вниз и восприятие их там». Опрос рабочего класса — это еще один вариант системы обратной связи. Такие вот опросы можно проводить с целью получения любой информации и от руководителей и от рабочих хоть по сотням вопросов, например, такие как: 1) четко ли доведены до них цели их деятельности; 2) с потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для работы; 4) открыт ли их руководитель дли предложений; 5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

• 5. использование современных информационных технологий (таких как, сети, e-mail, интернет). Самые последние достижения в области технологий информации и могут поспособствовать усовершенствованию обмену информацией в фирме. Компьютер на данный момент уже оказал огромнейшее влияние на информацию, рассылаемую и получаемую. Электронная почта дает любому работнику и не только дает возможность направлять письменные сообщения своим сотрудникам и «сослуживцам». Электронная почта должна поспособствовать уменьшению неиссякаемых потоков телефонных разговоров. Кроме того, она очень эффективное средство связи между людьми, которые находятся на разных этажах, в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. В ходе видеоконференций люди, которые находятся в разных местах, обсуждают все, которые возможны проблемы, глядя друг на друга.
• 6. информационные бюллетени;

Значительрно крупные организации, как известно, издают каждый1 месяц бюллетени, в которых содержится информация для всех работающих в данной фирме. В них могут входить даже статьи, в которых будут рассматриваться предложений по поводу управления, охраны здоровья, нового контракта, нового вида продукции, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы сотрудников.

Технология записи видео дала в руки организаций еще одно из многих средств, которые формируют информационные каналы.