Теоретические основы информационного менеджмента

Содержание основных понятий

Современная научно-техническая революция вводит в обиход новое понятие — информационный век [18, с.52]. На смену аграрному обществу, основанному на земле и труде, пришло индустриальное общество, основанное на капитале и труде. Капитализированный или высокотехнологический труд стал движущей силой эпохи индустриализации. В настоящее время на смену индустриальному обществу приходит информационное общество, основой которого являются информационные технологии. У. Дайвард отмечает трехстадийную модель формирования информационного общества:

• — становление экономических отраслей создания и распространения информационных технологий;
• — развивающееся применение информационных технологий остальными отраслями промышленности и государственного управления;
• — охват информационными технологиями потребительского рынка.

В настоящее время формируется четвертая стадия модели информационного общества — создание глобальной информационной сети обмена данными.

Прогресс хозяйственной деятельности, связанный с внедрением информационных технологий, создает не только движение вперед, но и определенные проблемы, связанные с непредвиденными изменениями экономической, социальной и политической сторон жизни общества, в основе которых лежит разрушение существовавших ранее естественных границ международного взаимодействия, обмена информацией, товарами и услугами.

«Информация (от латинского informatio — разъяснение, изложение), первоначально — сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т. д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом…» [34, с.27].

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи [31, с.45].

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений [34, с.28].

Таким образом, в современных трактовках информация выступает как совокупность знаний, сведений и связей между ними. Превращение информации в ресурс, наряду с энергетическими, финансовыми и др., позволяет определить ее как непосредственный продукт интеллектуальной деятельности наиболее квалифицированной и творчески активной части населения [34, с.29].

Информация — это единственный вид ресурсов, который не только не истощается, но и увеличивается, качественно совершенствуется и вместе с тем содействует наиболее рациональному и эффективному использованию всех остальных ресурсов, их сбережению, а в ряде случаев расширению и созданию новых. Информация также обладает свойством самоотражения и способностью экстракции знаний из среды для решения и реализации задач хозяйственной деятельности и управления.

Информация является одним из видов ресурсов, необходимых как для процесса принятия решений, так и для определения стратегических, тактических и оперативных задач. Информационные ресурсы — это интегральное понятие, включающее в себя полную совокупность сведений, формируемых в процессе жизнедеятельности в целом. С другой стороны, информационные ресурсы — это отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, банках данных, других информационных системах).

На мировом рынке информации принято различать следующие основные сектора, которые также характерны и для России: сектор деловой информации; сектор информации для специалистов; сектор массовой, потребительской информации. Предприятию нужна информация из всех 3-х секторов, но успех его деятельности определяется, прежде всего, своевременным использованием деловой информации.

Таким образом, современный информационный рынок по характеру данных можно разделить на несколько основных секторов (сегментов) [23, с.93]:

• 1. Сектор деловой информации представлен такими видами и источниками, как:
  • — биржевая и финансовая информация;
  • — экономическая и статистическая информация;
  • — коммерческая информация;
  • — информация по коммерческим предложениям поступает от специализированных фирм;
  • — политические, экономические, военные и т. п. новости, интересующие представителей различных социальных групп, в частности, предпринимателей.
• 2. Сектор юридической (нормативной) информации с подразделами по видам законодательных и подзаконных (ведомственных) документов по различным аспектам хозяйственной деятельности:
  • — общехозяйственные акты (гражданское, арбитражное, налоговое право);
  • — акты, регламентирующие отдельные виды деятельности (например, внешнеэкономическую, торговую, банковскую, биржевую, лицензирование различных видов деятельности, таможенные проблемы, защита авторских прав и т. п.);
  • — акты, регламентирующие преобразования прав собственности в переходный период (приватизация средств производства, земли и т. п.);
  • — нормативные и рекомендующие документы по стандартизации, включая порядок сертификации изделий, проблемы ответственности за несоблюдение стандартов и проблемы, связанные с увеличением спроса на те товары, качество которых сертифицировано надлежащим образом и т. п.
• 3. Сектор информации для специалистов (библиография и первоисточники). Отличие ее от деловой и нормативной информации, отвечающей на вопросы: кто, что, где, когда и на каких условиях, состоит в том, что она отвечает на вопросы: зачем, как и что будет, если; и предназначена не для предпринимателей и работников коммерческих служб, а для сотрудников функциональных (в том числе — инженерных и научно — исследовательских) служб.
• 4. Сектор социально-бытовой (сервисной) информации предназначен (в отличие от предыдущих видов) обслуживать личностные потребности людей.
• 5. Сектор технических и программных средств для автоматизации офисной и управленческой деятельности (сбора, обработки и использования данных) вплотную примыкает к четырем вышеуказанным.

В деятельности крупных фирм, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение является базой, на которой строится управленческая деятельность. Информацию здесь следует рассматривать как некую совокупность различных сообщений, сведений, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т. д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму играют в управлении исключительную роль.

Кроме того, информацию можно классифицировать по следующим основным признакам [35, с.54]:

• — функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;
• — отношению сообщения к субъекту управляющему структурным подразделением;
• — типу связи структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой. Осуществляется прямая и обратная связь по обмену информацией путем налаживания постоянных контактов, проведения пресс-конференций, брифингов, информационных встреч;
• — отношению к целевой функции структурного подразделения. Из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам;
• — логическому содержанию. Информация структурного подразделения может подразделяться на три самостоятельных подмножества — о субъектах органа управления, объектах его управленческого воздействия (регионах, предприятиях и организациях, гражданах и т. д.) и присущих им свойствах и отношениях;
• — физической форме представления (устный доклад; сообщение на бумаге в виде текстов, анкет, таблиц, графиков и т. д.; электронный вариант — поступление по электронной почте, факсу, телексу, из информационных систем, на дискетах и т. д.); в виде аудио и видеокассет, постраничная, сброшюрованная, книги, журналы, газеты и др.;
• — процедурам преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, аналитические, вычислительные и т. д.); - степени преобразования (основная, или вновь поступающая; обработанная в аналитические и прогнозные записки, теле-, радио-, фотоматериалы; сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени и т. д.).

Информация и ее потоки могут разбиваться также в зависимости от:

• — направления движения (от структурных подразделений в орган управления и, наоборот, от субъекта к объекту управляющего воздействия и т. д.);
• — качественного содержания (вычленение ценной по содержанию информации, от которой зависят определенные управляющие воздействия, исходящие от структурных подразделений);
• — количественных характеристик (целесообразно выделять вероятностные, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

Важное основание для классификации представляет источник информации, причем в этом качестве выступают как объект, отражением которого является информация, так и субъект, создающий и распространяющий ее.

В зависимости от субъекта (конкретного органа управления или его работника, получающего, распространяющего и обрабатывающего информацию) различают аналитическую, прогнозную, справочную, ознакомительную, рекомендательную и другую информацию.

Причинами неправильного восприятия информации могут быть следующие:

• — выборочное восприятие, когда ищут в получаемой информации то, чего ожидают;
• — ожидание сообщения определенного типа, когда не оправдывающая ожидания информация воспринимается как «несоответствующая»;
• — ощущаемая ненадежность отправителя. Если получатель информации не считает отправителя источником достаточно достоверной информации, то он может недооценить важность сообщения (та же проблема возникает, когда источник воспринимается слишком серьезно);
• — информационная перегрузка, когда человек получает такое количество информации, что перестает ориентироваться в ней.

Среди наиболее важных видов источников информации для предприятия можно выделить:

• — источники внутри самой компании: специализированные группы сотрудников, деятельность специализированных групп сотрудников, периодические отчеты, всевозможные информационные связи;
• — публикуемые источники, такие, как, отчеты правительственных агентств, отчеты торговых организаций, научные публикации, торговые журналы, справочники и списки, общие публикации;
• — другие компании: поставщики, рекламные агентства и средства массовой информации, заказчики (включая дилеров и оптовиков), конкуренты;
• — информационная индустрия: фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга, другие специализированные агентства, такие, как служба газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и т. д.

В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ.

Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и служащих, такие, как доклады продавцов по телефону, разработанные для получения текущей рыночной информации.

Таким образом, необходимым условием для успешного функционирования любой сложной системы (в т.ч. экономической, технической, военной и т. п.) является нормальное функционирование следующих процессов:

• — целенаправленный сбор, первичная обработка и предоставление доступа к информации;
• — каналы организации доступа пользователей к собранной информации;
• — своевременное получение информации и ее использование для принятия решений.

Основная проблема сбора необходимой информации состоит в том, чтобы обеспечить:

• — полноту, адекватность, непротиворечивость и целостность информации;
• — минимизацию технологического запаздывания между моментом зарождения информации и тем моментом, когда к информации может начаться доступ.

Обеспечить это можно только современными автоматизированными методиками, базирующимися на основе компьютерных технологий. Крайне важно, чтобы собранная информация была структурирована с учетом потребностей потенциальных пользователей и хранилась в машиночитаемой форме, позволяющей использовать современные технологии доступа и обработки.

Очень важной экономической проблемой бизнеса, связанного со сбором и предоставлением информации, является высокая пороговая цена вхождения в дело. В связи с этим крайне важно грамотное использование современных маркетинговых технологий, которые могли бы обеспечить «попадание в потенциального клиента», т. е. обеспечить сбор такой информации, реализация которой будет, как минимум, экономически рентабельной.

Из имеющихся на сегодня каналов предоставления информации наиболее интересными являются каналы передачи информации на машиночитаемых носителях. Причиной этого является тот факт, что технологическое запаздывание информации при передачи ее на традиционных печатных носителях настолько велико, что к моменту поступления к потенциальному пользователю она уже не будет соответствовать реальной ситуации и будет малопригодна для принятия обоснованных управленческих решений. При решении задачи организации доступа к информации очень важным фактором является экономически обоснованное использование дорогостоящих и высокооперативных каналов Internet, и более дешевых, но менее оперативных каналов передачи на машиночитаемых носителях.

При принятии решений необходимо обеспечить:

• — своевременное получение необходимого объема достоверной информации;
• — грамотную минимизацию затрат, связанных с обеспечением полноты, достоверности и оперативности информации (затраты должны соответствовать стоимости и рискованности того проекта, при реализации которого используется данная информация);
• — правильную обработку собранной информации, своевременное предоставление ее лицу, принимающему решение и правильное использование им полученной информации.

Все известные случаи принятия успешных решений соответствуют ситуации, когда все выше названные проблемы удавалось решить хотя бы удовлетворительно.

Анализируя выше обозначенные понятия, можно определить информационный потенциал предприятия как совокупность механизмов организационного взаимодействия, позволяющих на основе систематического анализа внешней и внутренней среды получать необходимый объем информации о текущем состоянии и предполагаемых изменениях и обеспечивать ее целенаправленное движение между структурными подразделениями предприятия. Поскольку ни один процесс не может функционировать без принятия решений, ни одна система не может выжить, если не сумеет создать высокоэффективного механизма сбора, обработки, передачи и использования информации.

На рисунке 1.1.1. проиллюстрированы три варианта обстоятельств, с которыми может столкнуться руководитель, оценивая затраты и выгоду от дополнительной информации [32, с.213]. По варианту «А» выгода от каждой дополнительной единицы информации равна затратам на ее получение. В той мере, в какой руководство готово платить за получение дополнительной информации, оно будет иметь дополнительную выгоду. Однако ограничения временных и интеллектуальных возможностей менеджера в плане усвоения и использования все большего количества информации должны, а конечном счете, сделать покупку дополнительной информации экономически нецелесообразной.

По варианту «В» расходы на получение дополнительной информации перекрываются выгодами до определенной точки. За нею руководству не следует стремиться к получению дополнительной информации, поскольку даже при улучшении решения с ее помощью расходы превысят выгоду.

Рис. 1.1.1. 3ависимость между стоимостью дополнительной информации и выгодой от ее приобретения [32, с.213]

По варианту «С» выгоды от получения дополнительной информации, очевидно, превосходят затраты на нее. В такой ситуации получение дополнительной информации явно желательно. Тем не менее, и в этом случае временные и интеллектуальные ограничения должны, в конечном счете, резко снизить пользу от приобретения информации. Как показал Рассел Акофф, руководители часто некорректно предполагают, что больше информации — обязательно лучше.

Таким образом, информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.