Содержание
- Типы и особенности языка деловых писем
- Введение
- 1. Классификация деловых писем
- 2. Устная и письменная формы деловой речи
- 3. Реквизиты делового письма
- 4. Речевой этикет делового письма
- Заключение
- Список использованной литературы
Русская деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Первые документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в государстве составлялись деловые письма (отпускные грамоты, полные грамоты, составляемые при продаже в рабство, заемные и закладные кабалы, фиксирующие заем денег).
Накопление опыта в составлении деловых писем привело к появлению устойчивых образцов обращений и завершений в деловых бумагах. Уже в XII веке появились на Руси так называемые «формулярники» — сборники типовых устойчивых фраз деловых писем.
Как правило, документ начинался с обращения, даты, обозначения автора и адресата документа. Например: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой Руси самодержцу, бьет челом холоп твой Иван Михайлов…».
В заключительной части письма обозначалась дата его составления и место, где оно было написано: «Писано в граде Москве, лета 1234 года, марта в 16 день».
Разумеется, теперь уже так никто не пишет. Но этикет делового письма и схема его написания сохранились.
Сегодня навыки владения популярными жанрами устной и письменной деловой речи входят в число важнейших профессиональных навыков.
Если к письму прилагаются какие-либо документы, то в левом нижнем углу бланка ниже последней строки подписи делают отметку: Приложение (реквизит 13). Затем следует перечисление прилагаемых документов с указанием их названия, количества экземпляров и листов. Например:
Приложение: 1. Протокол разногласий в 1 экз.
2.
Заключение
комиссии о ходе ремонтных работ на 4 л. в 2 экз.
В прилагаемых документах проставляются все обязательные реквизиты.
Отметка о направлении копий в другие адреса может проставляться после подписей письма, а может быть размещена перед текстом, под адресатом письма.
Копия: Комитет по защите прав потребителей
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается в самом низу бланка, после подписей и дополнительных сообщений, например:
Минина — 32−04−53
Исп. Уколов Е. А. т. (383−2) 28−92−75.
Состав и расположение реквизитов на бланке писем предусмотрены государственными нормативами ГОСТ 6.38−90 УСД.
4. Речевой этикет делового письма
Современное деловое письмо имеет речевой этикет. Самый общий принцип применения знаков этикета — это вежливость, доброжелательность.
В деловой переписке использование этикетных средств носит также регламентированный характер.
Этикет важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего (говорящего).
В цивилизованном обществе хорошо разработанный этикет предлагает большой выбор речевых формул, которые в любой ситуации помогают адресанту (отправителю) оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя в любой ситуации. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление.
К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия…
К сожалению, проблемы с неплатежами не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время…
С сожалением вынуждены сообщить о невозможности…
До сих пор мы скупимся на слова благодарности, которые должны использоваться в ответах на предложение, запрос, приглашение, поздравление, соболезнование и т. п.
Во всем мире благодарят за точность, за своевременный ответ:
Благодарим Вас за своевременный ответ.
Благодарим Вас за предложение
Позвольте выразить признательность за участие в
Выражение лучших чувств: радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшает текст, лишая его привычной сухости, но и создает определенную тональность восприятия, которая влияет на отношение адресата к сообщаемому.
Примите мое приглашение, и я надеюсь, что Вы найдете время для…
…С удовольствием приглашаю Вас принять участие в…
Имею честь пригласить Вас…
Мы были бы рады видеть Вас на…
Приглашение, сделанное при помощи этих и подобных им выражений, будет принято скорее, чем сухое «Приглашаем Вас на…» .
Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение.
Заранее благодарим.
Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения,
С удовольствием рассмотрим другие варианты.
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее
Формулы обращения
Давно известно, что самым сладостным и самым важным звуком для любого человека является его имя.
" Еще Франклин Д. Рузвельт знал, что один из самых доходчивых и самых действенных способов завоевать расположение окружающих это запомнить их имена и внушить им сознание собственной значительности", писал в свой знаменитой книге «Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей» Дейл Карнеги.
Это бесценные советы не только для говорящих, но и для пишущих.
К сожалению, мы растеряли сокровища, накопленные нашими предками. В 1917 году была прервана преемственность в использовании этикетных средств. К тому времени Россия была одной из культурнейших стран с богатейшими традициями в использовании этикетных средств.
Дворянский этикет был составной частью европейского этикета. Обращения в дворянской среде должны были строго соответствовать чину, званию и происхождению лица, к которому обращались. Обращения эти строго соотносились с «Табелью о рангах» (она почти без изменений действовала до 1917 года). К титулованным особам обращались согласно титулу: Ваше Высочество, Ваше Сиятельство, Ваша Светлость.
