Практическая технология эффективной автоматизации бухучета

Практическая технология эффективной автоматизации бухучета

В отношении к информационной системе бухгалтерского учета информация подразделяется на входную и выходную. Входная информация по источникам поступления разделяется на внутреннюю и внешнюю информацию экономического объекта. К внутренней относится первичная информация, полученная в ходе повседневного оперативного учета при регистрации фактов производственно-хозяйственной деятельности, а также информация других функциональных систем предприятия, например плановая, нормативная и разного рода справочная информация. К внешней относится информация о внешней среде, например различные директивы вышестоящей организации, информация от поставщиков и покупателей, информация банка, информация о ценах на продукцию на рынках сбыта и т. д. Если внешняя информация часто носит вероятностный характер, она бывает противоречива, неполна и неточна, то внутренняя информация, должна отличаться полнотой, точностью, достоверностью и своевременностью. Особо следует выделить информацию, содержащуюся в законодательных документах, нормативных актах, инструкциях по бухгалтерскому учету. Такая информация не подлежит обработке, но бухгалтер руководствуется ею в своей работе, на нее опираются при разработке алгоритмов решения задач в АИС-БУ. (5).

По отношению к процессам обработки входная информация разделяется на обрабатываемую и необрабатываемую, т. е. ту, которая проходит «транзитом» через информационную систему учета, не используется и не обрабатывается ее, но содержится в поступающих документах. Такая информация содержится, как правило, в документах, которые используются не только бухгалтерией, но и другими функциональными службами.

Входящая обрабатываемая информация вместе с промежуточной информацией образует исходную для обработки информацию. Результатом обработки является производная информация. Из нее выделяют промежуточную информацию, которая участвует в дальнейшей обработке и подлежит хранению, например остатки на счетах в течение отчетного периода, и результатную информацию, которая рассматривается как окончательный итог обработки, например, данные отчетности. Как промежуточная, так и результатная информация отражаются в выходных документах — отчетах.

Результатная информация вместе с необрабатываемой информацией образует выходную информацию. По назначению она разделяется на внутреннюю информацию, которую использует бухгалтерия и другие функциональные службы предприятия для анализа, контроля, при выработке и принятии управленческих решений, и внешнюю информацию, предназначенную для внешних пользователей: банков, инвесторов, контрагентов, государственных органов управления и т. п.

Важным классификационным признаком является стабильность, в соответствии с которым выделяется постоянная (условно-постоянная) и переменная информация. Постоянная информация не изменяется и многократно используется в течение длительного времени. Она может быть справочной, нормативной и плановой. Выделение ее важно для организации различных справочников, используемых при решении учетных задач, формировании первичных документов и отчетов. Переменная информация — отражает количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Так, каждый зарегистрированный факт хозяйственной деятельности относится к переменной информации. (6).

Учетная информация должна соответствовать некоторым требованиям. Она должна быть достоверной и полной, актуальной и своевременной, достаточной и полезной. Первичная информация должна быть документально подтвержденной и правильно юридически оформленной. Последнее относится и к результатной выходной информации, представляемой в виде отчетов. Особые требования предъявляются к информации бухгалтерской отчетности, так как она используется многочисленными внешними и внутренними пользователями при принятии особо важных решений. Международными стандартами к этой информации предъявляются такие требования как уместность (возможность оказывать влияние на экономические решения), понятность (доступность для понимания экономически подготовленными лицами), надежность (предполагает исключение существенных ошибок), сопоставимость (возможность сравнения с данными предшествующих периодов, либо данными аналогичных экономических субъектов).

Обладая всеми свойствами, характерными для экономической информации, учетная информация имеет и свои особенности. Учетную информацию отличают следующие свойства:

• * большие объемы и разнообразие;
• * многократное повторение циклов получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год);
• * значительный удельный вес и сложность логических операций при относительной простоте арифметической обработки;
• * массовый характер вычислений, выполняемых по типовым алгоритмам с определенной периодичностью;
• * «сжатие» информации при продвижении ее вверх. Так, аналитический учет в бухгалтерии ведется в разрезе объектов, как в количественных, так и в стоимостных показателях, а в синтетическом учете только в разрезе счетов в стоимостных показателях.
• * многообразие ее источников и потребителей;
• * длительное хранение некоторых видов результатной информации.

Учетная информация, как категория экономической информации, имеет сложную иерархическую структуру, которая представлена реквизитами, показателями и документами. (6).

Реквизиты — элементарные информационные единицы, которые не поддаются дальнейшему логическому членению. Они отражают определенные свойства объекта, процесса, явления и имеют определенное смысловое значение.

Различают: реквизиты-основания, которые характеризуют количественную сторону объекта, процесса, явления и реквизиты-признаки, которые характеризуют качественные стороны описываемого объекта или процесса (время и место действия, фамилию исполнителя, наименование работы и т. д.). Например, количество поступившего материала — это реквизит-основание, а наименование материала, единица измерения, наименование поставщика — это реквизиты-признаки.

При обработке над реквизитами-основаниями выполняются арифметические операции, а над реквизитами-признаками — логические (группировка, сортировка и др.).

Отдельно взятые реквизиты-основания и реквизиты-признаки экономического смысла не имеют. Поэтому применяются они только в сочетании. Из них компонуются более сложные информационные конструкции — составные единицы информации (СЕИ).

Показатель — составная единица информации, которая включает один реквизит-основание и один или несколько реквизитов-признаков Показатель, с одной стороны, является сложной СЕИ, которая характеризует количественную и качественную стороны объекта. С другой стороны, это минимальная СЕИ, которая обладает информативностью и поэтому способна образовать документ. Например, любой однострочный документ включает один показатель. Но документы могут содержать и несколько показателей. Любой документ должен содержать также указание лица, ответственного за содержащуюся в нем информацию. (6).

Информация может быть оценена как на качественном, так и количественном уровнях по специально разработанным методикам. Такая оценка имеет важное значение при организации хранения информации и технологии ее обработки.