Наличное денежное обращение

Ведение кассовых операций регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Банком России и Минфином России (пю12 Порядка ведения кассовых операций).

В настоящее время действуют формы, согласованные с Минфином России, Минэкономики России, Банком России и утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

К ним, в частности, относятся:

1) приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

2) расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

3) журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

(форма № КО-3);

4) кассовая книга (форма № КО-4).

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) ведется только теми организациями, которые имеют в штате нескольких кассиров. Они применяются для учета денег, выданных старшим кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенным лицам (раздатчикам), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера или заменяющие их документы выписываются бухгалтером организации в одном экземпляре. Заполняться эти документы могут вручную (чернилами, шариковой ручкой) или с помощью средств вычислительной техники. Подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются (п. 19 указанного Порядка), Операции с наличными средствами должны производиться только в день составления приходных и расходных кассовых ордеров. В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления, а также перечислены реквизиты (номера и даты) прилагаемых к ним документов. Перечень прилагаемых документов Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации не установлен. Организация самостоятельно определяет, реквизиты каких именно документов будут указаны в кассовых документах. В качестве основания приводится содержание произведенной хозяйственной операции. Кассовые документы считаются надлежащим образом оформленными только после их подписания. ПКО заверяется подписью главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это письменным распоряжением руководителя предприятия (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Документы на выдачу денег (РКО) или заменяющие его документы должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на то уполномоченными (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

Составленные и подписанные приходные и расходные ордера (документы, его заменяющие) регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

(форма № КО-3), а затем передаются для совершения кассовых операций в кассу. Таков общий порядок регистрации кассовых документов. В особом порядке регистрируются платежные (расчетно-платежные) ведомости. Реквизиты РКО, указанные в штампе, проставленном на ведомости, вносятся в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов уже после выдачи денежных средств по ведомости.

Передача приходных и расходных кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается (п. 19 Порядка ведения кассовых операций в РФ). В пункте 20 Порядка ведения кассовых операций перечислены требования, предъявляемые к оформлению приходных и расходных кассовых ордеров (или документов, их заменяющих).

Все свободные денежные средства организации и другие юридические лица независимо от формы собственности и вида деятельности обязаны хранить в учреждении банка.

Для мелких текущих производственных расходов наличными, для расчетов с работниками по оплате труда, выдачи денег под отчет и т. д. в каждой организации создается касса. Полную ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. При приеме на работу с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности работника за переданные ему под отчет материальные ценности (ф. № 191). Руководителем организации должны быть созданы необходимые условия для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с приложениями к «Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации (письмо ЦБ РФ от 04.10.93 № 18), которые включают:

рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке;

единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс организацией;

при получении денег в банке для расчетов с работниками по оплате труда кассиру должна быть выделена автомашина, так как ему категорически запрещается перевозить деньги общественным или попутным транспортом.

В соответствии с указанными нормативными актами при транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем организации для их доставки;

следовать пешком, пользоваться попутным или общественным транспортом;

посещать магазины, рынки и другие подобные места;

выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

В соответствии с указанными нормативными актами для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей касса организации должна отвечать следующим требованиям:

быть изолированной от других служебных и подсобных помещений;

располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий, в двухэтажных домах — на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуют внутренними ставнями, обитыми с двух сторон листовым металлом;

иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

закрываться на две двери;

иметь специальное окошко для проведения операций с персоналом организации или клиентами, закрывающееся изнутри;

укрепляться металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны;

иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

располагать исправным огнетушителем и иметь охранно-пожарную сигнализацию.

После окончания рабочего дня кассир должен пересчитать денежную наличность в кассе, сверить ее с книжным остатком и опечатать (опломбировать сейф) и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты — в опечатанных кассиром пакетах — у руководителя организации.

Учреждением банка устанавливается лимит кассы (предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации). Лимит кассы устанавливается обслуживающим учреждением банка на основании заявления организации. В основе установления лимита кассы лежат два фактора:

сумма поступления наличной денежной выручки за последние три месяца;

сумма выплат (выдачи) денежных средств из кассы (кроме расходов на оплату труда и выплат социального характера) за этот же период. В расчете устанавливаются режим и порядок сдачи выручки, а также указывается фонд заработной платы и срок ее выплаты. Расчет подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия с оттиском печати. На основании представленного расчета учреждение банка устанавливает лимит кассы и сумму расходования денежных средств из выручки при отсутствии задолженности в бюджеты всех уровней. Деньги сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной платы в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Невыданная (депонированная) сумма заработной платы должна быть внесена в банк утром на четвертый день.

Главный бухгалтер должен строго следить за соблюдением лимита кассы.

Не только банки, но и органы государственного и негосударственного контроля (ведомственные и вневедомственные) систематически проверяют состояние кассовой дисциплины. За накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита на руководителя организации налагается штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

Банки, налоговые инспекции и правоохранительные органы в обязательном порядке проводят проверки соблюдения условий работы с кассовой наличностью и в случае выявления нарушений применяются штрафные санкции. За неоприходование (неполное оприходование) в кассе денежной наличности — штраф в трехкратном неоприходованной суммы. Проверяется соблюдение организацией предельных сумм налично-денежных расчетов. В соответствии с Указанием ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» от 14.11.01 № 1050-У предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке предусмотрен в сумме 60 000 руб. Указанием ЦБ РФ от 20.06.06 № 1843-У предельный размер расчетов наличными деньгами изменен на сумму 100 000 рублей.

На руководителя организации за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассах наличности сверх установленного лимита налагается административный штраф в 50-кратном размере минимальной месячной оплаты труда.

Единственным документом для принятия к учету денежных средств в кассе служит приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордера выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом «Получено» и оттиском печати организации. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Денежные средства могут поступать в кассу:

со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости по графе «К выдаче», после того, как будут произведены перечисления в бюджет налога с доходов физических лиц, взносы единого социального налога и др.

в порядке оплаты за жилую площадь, пользование коммунальными услугами, содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т. д.;

в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки, магазины, столовые и буфеты, выручки от предоставленных услуг обслуживающими производствами и хозяйствами (банями, прачечными, парикмахерскими, ремонтно-пошивочными мастерскими и т. д.;

в виде взносов работников в порядке погашения задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, за товары, купленные в кредит, при возврате неиспользованных подотчетных сумм и т. д.

Единственным документом на расходование денежных средств из кассы служит расходный кассовый ордер (ф. № КО-2). Он должен быть подписан главным бухгалтером, кассиром и погашен штампом «Оплачено».

Расходный кассовый ордер выписывается в следующих случаях:

на «закрытую» расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной платы, пособий и т. д.;

при разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы;

при выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку;

при выдаче денег под отчет для приобретения материально-производственных ценностей (непродовольственные товары) в розничной торговле за наличный расчет и в других случаях;

при взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными установленного образца.

Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных ордеров (ф. № КО-3). По мере составления приходных и расходных кассовых ордеров и регистрации их в журнале кассир должен производить записи в кассовой книге (ф. № КО-4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера. Из книги нельзя вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправления. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой, чернилами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые — служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в качестве отчета кассира.

На основании отчета кассира при мемориально-ордерной форме учета составляют два учетных регистра: ведомость на поступление денег в кассу и ведомость на расходование денег из кассы, которые при журнально-ордерной форме учета объединены в один учетный регистр — журнал-ордер № 1.

Записи в журнале-ордере, открываемом на месяц, ведут итогами за день (при незначительном количестве операций по кассе за три-пять дней) на основании отчетов кассира и приложенных к ним документов. Итоги за день (несколько дней) по корреспондирующим счетам определяются путем подсчета сумм однородных операций.

На лицевой стороне журнала-ордера № 1 производят записи по кредиту счета 50 «Касса» (при выдаче денег из кассы) в корреспонденции с дебетом других счетов. Кассовые операции, отраженные по дебету счета 50 «Касса» (при поступлении денег в кассу), записываются в ведомости, помещенной на обратной стороне журнала-ордера № 1 в корреспонденции с кредитом других счетов.

В конце месяца в журнале-ордере подсчитывают обороты за отчетный период по всем синтетическим счетам, делают взаимную сверку оборотов, отраженных в других учетных регистрах (журналы-ордера «2, 3, 4, 7, 8, 11,12). Итоги кредитовых оборотов по счету 50 переносят с лицевой стороны журнала-ордера № 1 в Главную книгу, а составляющие суммы по дебетуемым счетам — в дебет соответствующих корреспондирующих счетов. Остаток средств в кассе отражают в ведомости на оборотной стороне журнала-ордера № 1 Только на начало и конец отчетного месяца. В течение месяца для оперативного контроля за движением средств в кассе используют данные отчетов кассира.

Бухгалтерский учет денежных средств в кассе осуществляется на главном счете 50 «Касса», к которому могут быть открыты следующие субсчета: 50−1 «Касса организации»,.

50−2 «Операционная касса»,.

50−3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50−1 «Касса организации» учитываются денежные средства в отечественной валюте (руб., коп.), но при совершении в организации кассовых операций в иностранной валюте, необходимо дополнительно открыть аналитические счета по видам валюты.

На субсчете 50−2 «Операционная касса» учитываются наличие и движение денежных средств в филиалах кассы организации.

На субсчете 50−3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки и др.

Счет 50 «Касса», активный по отношению к балансу, размещается во II разделе актива баланса по статье «Денежные средства (50, 51, 52, 55, 57)». По дебету счета 50 учитываются остаток и поступление денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту — их расходование и списание. Журнал-ордер № 1 и ведомость к нему открываются по субсчетам, записи ведутся в течение месяца.

Дебет счета 50 «Касса».

Кредит счетов:

51 «Расчетные счета» — при получении наличных денег для расчетов с работниками, как по основной деятельности, так и по капитальным вложениям, по оплате труда, выдаче денег под отчет;

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» — при поступлении выручки наличными деньгами от покупателей и заказчиков за проданную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги;

66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» — при получении краткосрочных кредитов и займов наличными деньгами;

67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» — при получении долгосрочных кредитов и займов наличными деньгами;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при поступлении в кассу наличных денег в порядке возврата неизрасходованного аванса;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — при поступлении денег наличными по возмещению материального ущерба;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — при поступлении в кассу наличных денег от родителей за содержание детей в детских учреждениях, от квартиросъемщиков за пользование жилой площадью и коммунальными услугами, при поступлении арендной платы за основные средства, переданные арендаторам на условиях долгосрочной аренды и др.

В журнале-ордере № 1 делаются записи на расходование (выдачу) денег и денежных документов из кассы:

Дебет счетов:

51 «Расчетные счета» — при взносе наличными на расчетный счет в банке;

58 «Финансовые вложения» — при предоставлении другим организациям денежных займов (наличными);

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — при выдаче из кассы работникам заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и др.;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при выдаче работникам наличных денег под отчет на служебные командировки и хозяйственные расходы;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — при выдаче работникам наличных денег в виде ссуды на индивидуальные нужды и другие счета.

Кредит счета 50 «Касса».

Ежемесячно эти учетные регистры закрываются путем подсчета итогов на поступление и расходование денег по кассе. В ведомости выводится сальдо на 1-е число следующего месяца, для чего к сальдо на начало месяца прибавляют оборот по ведомости и вычитают оборот по журналу-ордеру. Последовательность обработки и ведение записей по учету денежных средств в кассе представлены на рис. 1.6.