Документальное оформление и учёт операций по расчётам с покупателями и заказчиками

При изучении данного подраздела следует дать определение терминам «покупатель» и «заказчик» .

Покупатель — одна из сторон договора купли-продажи, к которой переходит собственность от другого лица (продавца).

Заказчик — покупатель (юридическое лицо, фирма, страна) обратившаяся к поставщику с заявкой на поставку какого-либо товара и/или выполнение каких-либо услуг.

Заключение

договоров прочно вошло в нашу повседневную жизнь. Существует большое количество видов договоров. Но все они должны соответствовать двум правилам: свобода их заключения (подписания) и второе — положения, условия договора не должны противоречить обязательным правилам, установленным законом. В нашем случае, мы рассмотрим отношения, возникающие на основании заключенных договоров поставки и купли-продажи.

Договор купли-продажи определен Гражданским кодексом Республики Беларусь как соглашение, в силу которого продавец обязуется передать имущество в собственность, хозяйственное ведение, оперативное управление покупателю, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).

Договор поставки наряду с договорами купли-продажи представляет собой отдельный вид договора купли-продажи. Поэтому определение понятия «договор купли-продажи» как договора, по которому одна сторона (продавец) обязуется передать товар в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную сумму (цену), в общем плане охватывает основные черты и договора поставки.

Обязательства, возникающие по договору (контракту) оформляются таким образом, чтобы они обеспечивали четкую и полную регламентацию взаимоотношений сторон. Договор (контракт) подписывается руководителем предприятия и другими уполномоченными должностными лицами предприятия.

Кроме руководителя, персональную ответственность за заключение, исполнение и закрытие договора (контракта) несут конкретные исполнители, в соответствии с их должностными инструкциями.

Основанием для осуществления расчетов с покупателями является договор купли-продажи, с заказчиками — договор поставки, в которых определяются обязанности сторон по выполнению условий договора и ответственность сторон в случае нарушения принятых обязательств.

Расчеты с покупателями и заказчиками возникают при выполнении договоров на поставку товаров, на оказание услуг, на выполнение работ. Иными словами, это те договоры, по которым предприятие получает выручку (доход). Так, условиями договора может быть предусмотрено возникновение обязательства покупателя по оплате товара в момент отгрузки. В этом случае дебиторская задолженность возникнет в момент отгрузки и будет отражаться в учете до момента перечисления средств покупателем, т. е. до момента погашения обязательства.

На основании договоров поставки покупателю выставлят счёт на оплату. он не является обязательным документом при оформлении товародвижения. этот документ не порождает проводок.

В счет-фактуре указаны: порядковый номер счет фактуры; наименование покупателя товаров; наименование заказчиков товаров; стоимость, цена товаров; сумма налога на добавленную стоимость; дата предоставления счетфактуры.

Счет-фактура предназначен для ведения налогового учета и формирования книги продаж. Счет-фактура формируется в 2 экземплярах на каждую отгрузку товара или выполнения работы, оказания услуг. Счет-фактура должен быть доставлен не позднее 5 дней со дня отгрузки. Подписывают счет-фактуру главный бухгалтер и руководитель.

Выписанный счёт отсылается клиенту. Клиент оплачивает счёт и по мере его оплаты оформляется отгрузка товара.

Для отражения в бухгалтерском учёте операций по зачислению денежных средств предназначен документ «выписка банка"в которой указывается остаток денежных средств на начало дня, операции за день, № документа по каждой операции, №счёта корреспондента, остаток денежных средств на конец дня.

Движение материальных ценностей от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренные условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (товарная или товарно-транспортная накладная).В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание материальных ценностей, количество, цена и общая сумма (с учётом налога на добавленную стоимость) отпуска материальных ценностей. Накладная подписывается материально-ответственными лицами, сдавшими и принявшими материальные ценности и заверяется круглыми печатями организаций поставщика покупателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения материальных ценностей, вида организации поставщика. В ООО «СПЛИТПЛЮС» накладная выписывается в 4 экземплярах.1экземпляр-покупателю, 2-поставщику, 3 и 4 экземплярыу перевозчика.

Покупатель забирает продукцию только при наличии доверенности .В ней указываются следующие данные: реквизиты организации, которая выписала доверенность, количество продукции, паспортные данные лица, на которого выписана доверенность, срок действия доверенности.

Заключающим этапом реализации товара является формирование книги продаж главным бухгалтером.

В книге продаж регтстрируются выписанные товарно-транспортные и товарные накладные.

Регистрация накладных в книге продаж производится в хронологическом порядке.

Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью ведения книги продаж осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом. Книга продаж хранится у поставщика в течение полных 5 лет, с даты последней записи.

В книгу продаж заносятся накладные по операциям реализации и прочим доходам за налоговый период. В книге продаж подсчитываются итоги, так как данные необходимы для налоговой декларации по НДС.

Акт сверки является документом, в котором отражаются взаиморасчёты между покупателями и поставщиками. Акт сверки составляется по согласованию сторон в оговоренный период времени.

Для получения итоговых и детальных сведений по состоянию расчётов с покупателями можно использовать оборотно-сальдовую ведомость, в которой можно посмотреть обороты и остаток за месяц.

Для учёта расчётов с покупателями и заказчиками используется активно-пассивный счёт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Также он может применяться и для обобщения информации о расчетах с заказчиками по законченным этапам работ, имеющим самостоятельное значение, в соответствии с заключенными договорами, в организациях, выполняющих работы долгосрочного характера (строительные, научные, проектные, геологические и др.), начальные и конечные сроки выполнения которых относятся к разным отчетным периодам. К счету 62 могут быть открыты следующие субсчета:

• — 62−1 «Расчеты в порядке инкассо»;
• — 62−2 «Расчеты плановыми платежами»;
• — 62−3 «Векселя полученные»;
• — 62−4 «Авансы полученные»;
• — 62−5 «Расчеты с дольщиками по финансированию создания объекта долевого строительства» .

На субсчете 62−1 учитываются расчеты по предъявленным покупателям и заказчикам и принятым банком к оплате расчетным документам за отгруженную продукцию (товары), выполненные работы и оказанные услуги.

На субсчете 62−2 учитываются расчеты с покупателями и заказчиками, осуществляемые не по каждой сделке (отгрузке (отпуску)товаров), а путем периодического перечисления средств, в сроки и в размерах, заранее согласованных плательщиком и получателем средств в договоре.

На субсчете 62−3 учитывается задолженность по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченная векселями.

На субсчете 62−4 учитываются расчеты по полученным авансам под поставку материальных ценностей либо под выполнение работ, а также по оплате продукции и работ, произведенных для заказчиков по частичной готовности.

На субсчете 62−5 «Расчеты с дольщиками по финансированию создания объекта долевого строительства» учитываются расчеты с дольщиками по финансированию создания объекта на условиях долевого строительства.

Корреспонденцию счёта 62"Расчеты с покупателями и заказчиками" отразим в таблице 1.2.

Таблица 1.2 — Корреспонденция счёта 62 «Расчеты с покупателями заказчиками.

Аналитический учет по счету 62 ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами — по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по: покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным; векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселям, дисконтированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок (п. 48 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (далее — Инструкция № 50)).

При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения данных о задолженности по расчетам с покупателями и заказчиками: обеспеченной векселями, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселями, дисконтированными (учтенными) в банках; векселями, по которым денежные средства не поступили в срок.