Подготовка собранной информации и выделение стандартов поведения, которые обуславливают максимальный результат

В результате проведения сбора информации был получен массив данных об основных характеристиках деятельности секретаря руководителя консалтинговой компании «МАГ КОНСАЛТИНГ».

Выделим стандарты поведения секретаря руководителя консалтинговой компании.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря исполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональных затрат времени на выполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром предприятия или подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении руководителей и сотрудников, правильное оформление переписки, подготовку, организацию телефонных разговоров.

Секретарь не принимает решений по вопросам, которые входят в компетенцию руководителя, однако он непосредственно принимает участие в воплощении в жизнь принятых руководителем решений. Такие личные качества секретаря, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, способность к самообразованию, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, вместе с личной харизмой играют большую роль. Секретарь является соединительным звеном между своим руководителем и подчиненными. И именно по секретарю и судят о самом руководителе и организации.

Относительно требований к этой должности то секретарь руководителя должен знать: постановления, распоряжения, приказы; положения, инструкции и другие руководящие материалы, нормативные документы относительно деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия, его подразделений организацию делопроизводства; методы обработки и оформления документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемо-переговорными устройствами, техническими средствами обработки документов, устной и письменной информации, компьютерами и принтерами; стандарты системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основные принципы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде.

Секретарь отвечает за создание благоприятного микроклимата в приемной руководителя организации. Умение принимать клиентов в офисе и поддерживать беседу с ними, вести телефонные переговоры, грамотно вести деловые беседы — важная составляющая секретарской работы.

Современный секретарь должен в совершенстве владеть не только офисным оборудованием, но и знать управленческий процесс, быть осведомленным во всех главных вопросам развития консалтинга. Он берет на себя некоторые функции относительно принятия решений и постепенно становится квалифицированным специалистом в области администрирования. Ритм и режим работы секретаря определяется рабочим планом руководителя. Секретарь не сможет в полной мере помогать, не зная его планов. Исходя из этого, становится понятной необходимость информированности секретаря о генеральных и конкретных задачах, иерархии целей, которые возникают перед руководителем в его рабочих планах.

Секретарь — это надежный помощник руководителя. Важным психологическим условием успешной деятельности секретаря является высокий уровень развития профессионально важных и личностных качеств, таких как интерес к профессии, дисциплинированность, правдивость, коммуникативность, точность движений, концентрация и переключение внимания, оперативная и долговременная память, точность сенсомоторных действий, эмоциональная стабильность, уравновешенность, повышенное чувство обязанности и ответственности. Он должен о всем помнить, все предусматривать, своевременно и качественно выполнять все поручения.

В любых обстоятельствах он должен сохранять спокойствие и сдержанность, вести себя тактично, быть доброжелательным, скромным и радушным, уметь оперативно устанавливать контакты. Чувство юмора поможет ему снять напряжение, погасить конфликт, помочь клиентам избежать волнения. В нужном случае секретарь должен проявить настойчивость и твердость характера, способность к риску.

Среди личных черт характера ему необходимы трудолюбие, самостоятельность, ответственность, инициативность, заинтересованность в работе и собранность, высокий самоконтроль поведения. Работа на компьютере требует хорошо развитых моторных навыков, хорошей координации движений, скорости, точности, ритмичности.

Профессионально важными качествами является уровень развития переключения, распределения и устойчивости концентрации внимания. Работа с документами, набор текста на фоне разговоров посетителей, их вопросов, телефонных звонков и др. требует от секретаря умения сосредоточиться, сконцентрировать свое внимание на выполнении задачи.

Разноплановость деятельности секретаря требует активного мышления при решении разных задач. Он должен логически и четко высказывать свои мысли, быстро и правильно понимать людей, которые обращаются к нему лично или по телефону, и предоставить им нужную информацию.

Секретарю нужна в работе хорошая память как словесно-логическая (адреса, фамилии, имена, отчество, правила оформления документов, терминология, сокращения), так и зрительная — память на лица сотрудников и посетителей.

А теперь перейдем к формулировке задания на проектирование модели компетенций секретаря руководителя консалтинговой компании.

Задание на проектирование

Сформируем следующие задания на проектирование модели компетенций секретаря консалтинговой компании:

• 1. Выделение кластеров компетенций для секретаря руководителя консалтинговой компании.
• 2. Определений основных компетенций.
• 3. Выделение ключевых поведенческих индикаторов.
• 4. Построение модели компетенций.
• 5. Валидизация модели.
• 6. Корректировка модели.
• 7. Запуск модели.

Перейдем к проектной части работы.