Организация планирования материально-технического обеспечения и закупочной подсистемы предприятия. 
Функциональное моделирование

Производство любого вида продукции (работ, услуг) связано с использованием материальных ресурсов. Материальные ресурсы определенного ассортимента и качества являются основой и необходимым условием выполнения программы выпуска и реализации продукции (работ, услуг), снижения себестоимости. Комплексное использование ресурсов, их рациональный расход, применение более дешевых и эффективных материалов является важнейшим направлением увеличения выпуска продукции и улучшения финансового состояния предприятия.

Обновление ассортимента, расширение производственных возможностей обусловливает рост потребности в материальных ресурсах. Хозяйствующие субъекты потребляют огромное количество материальных ресурсов, различных по видам, маркам, сортам, размерам.

Номенклатура и ассортимент потребляемых материальных ресурсов зависят от номенклатуры и сложности производимой продукции. Номенклатура материалов дает возможность правильно систематизировать и группировать расчеты потребности в одних и тех же материалах.

Определение потребности в ресурсах и источников ее покрытия является центральным этапом планирования материально-технического снабжения (МТС) производственного предприятия.

Целесообразно выделять три уровня определения потребности в материальных ресурсах: 1-й уровень — определение перспективной потребности на основе стратегического плана развития предприятия; 2-й уровень — определение потребности на год по всей номенклатуре потребляемых материальных ресурсов на предприятии; 3-й уровень — оперативное определение потребности в материальных ресурсах в специализированной номенклатуре на квартал, месяц, день для организации закупки и завоза материалов на предприятие [11,c.13].

Потребность в материальных ресурсах определяется как в натуральных единицах (для обеспечения производственной деятельности, регулирования работы транспортно-складской подсистемы), так и в денежных единицах (для планирования и оценки финансовых показателей деятельности предприятия).

Отлаженная система определения потребности в материальных ресурсах приводит к снижению размера запасов, что минимизирует издержки предприятия.

Часто число наименований ресурсов, проходящих через склад, настолько велико, что осуществлять контроль запасов каждого наименования в отдельности не имеет смысла: это слишком трудоемкая и дорогостоящая задача. Поэтому запасы разных ресурсов объединяются в группы по тому или иному признаку. Однако чем выше степень агрегирования учета запасов, тем меньше точность контроля. Необходимо выбрать оптимальный уровень агрегирования, минимизирующий затраты и потери от хранения. Если выполнить удовлетворительное агрегирование невозможно, количество наименований запасов все же остается слишком большим и не обеспечивает удобного и экономичного контроля, то менеджеры прибегают к другому способу упрощения своей работы. Это классификация запасов с целью выделения наиболее и наименее важных для контроля наименований. Для такой классификации обычно используется методы анализ ABC и XYZ.

Целью такого анализа является классификация товароматериальных ценностей (в дальнейшем ТМЦ) по значимости в зависимости от стоимости потребления за исследуемый период (анализ АВС) и по регулярности потребления (анализ XYZ) [9, c. 4].

Это позволяет выбрать оптимальную систему планирования ресурсов, минимизировать издержки на содержание запасов и выбрать рациональные схемы их контроля.

В закупочной логистике наиболее существенными факторами, предопределяющими выбор той или иной системы планирования ресурсов или метода расчета потребности в материалах, являются их среднегодовые затраты и регулярность потребления. В связи с этим можно классифицировать материальные ресурсы по критериям, которые учитывают перечисленные факторы. Для этого достаточно произвести группировку материалов по признакам ABC и XYZ [9, c. 5].

Таким образом, при помощи этого метода произведем распределение закупаемых ресурсов ОАО «Знамя индустриализации» соответственно уровню затрат на три группы, а именно А, В и С. Распределение основных и вспомогательных материалов, закупаемых ОАО «Знамя индустриализации» по методу АВС представлено в таблице 2.2.

Таблица 2.2 — Классификация материальных ресурсов по методу ABC*.

* Составлено автором Из таблицы 2.2 видно, что на группу, А приходится более 40% от общих закупочных затрат, сюда вошли 2 позиции товаров: ткань пальтовая и костюмная.

Группа В составляет 38% от общих закупочных затрат — это клеевая кромка, ткань плащевая, клеевая и подкладочная. В группе С оказались 19 позиций товаров, на их долю приходится почти 22%.

Таким образом, позиции номенклатуры, отнесенные к группе, А — немногочисленны, но на них приходится преобладающая часть денежных средств, вложенных в запасы. Это особая группа с точки зрения определения величины заказа по каждой позиции номенклатуры, контроля текущего запаса, затрат на доставку и хранение. Для этой группы требуется: более точный анализ цен закупок и жесткие переговоры по ним; более тщательная подготовка заказов на поставки; рассмотрение нескольких альтернативных предложений от поставщиков; постоянный 100%-ный контроль запасов и поддержание их на низком уровне; более точное определение страховых запасов; предпочтительнее мелкие партии заказа; системы управления запасами с фиксированным количеством заказа.

К группе В относятся позиции номенклатуры, занимающие среднее положение в формировании запасов. По сравнению с позициями номенклатуры группы А, они требуют меньшего внимания, за ними производится обычный контроль текущего запаса на складе и своевременностью заказа.

Группа С включает позиции номенклатуры, составляющие большую часть запасов: на них приходится незначительная часть финансовых средств, вложенных в запасы. Как правило, за позициями группы С не ведется текущий учет, а проверка наличия осуществляется периодически (один раз в месяц, квартал или полугодие); расчеты оптимальной величины заказа и периода заказа не выполняется.

Следовательно, целью управления ресурсами этой группы на ОАО «Знамя индустриализации» является снижение затрат на оформлении и складирование. При этом требуются: упрощение оформления заказов, сводные заказы; упрощенный учет и контроль запасов; выборочный контроль запасов; большие партии заказов; установление более высокого уровня страховых запасов; системы управление запасами с фиксированным временем заказа.

Экономический смысл исследований в рамках АВС-анализа сводится к тому, что максимальный эффект достигается при решении задач, относящихся к группе А, но концепция усилий на Азакупаемых товарах не должна означать, что Вили С-товары остаются совсем без внимания. Однако их экономическое влияние не будет настолько решающим. Так, если расходы на мероприятия в сфере закупок необходимо сократить, то целесообразно уделить внимание, прежде всего товарам — А, поскольку более интенсивная работа с ними может повлиять на общий оборот предприятия.

После того, как мы выделили группы А, В и С, необходимо провести XYZ анализ по каждой группе, что даст возможность выбрать тип производственной системы, определить оптимальные запасы сырья и исходя из этого объем оборотных средств.

Анализ XYZ проводится по величине коэффициента вариации Kv, который определяется по формуле (2.1) для каждого наименования ТМЦ.

(2.1).

Где: Gxсреднеквадратическое отклонение, определяемое по формуле (2.2), Mxматематическое ожидание.

(2.2).

Где: Dx — дисперсия, которая определяется по формуле (2.3).

(2.3).

Где: n — количество кварталов, n =4; Xi — стоимость ТМЦ в одном из четырех кварталов.

Если величина Kv меньше 10%, то считаем, что данная группа ТМЦ имеет регулярное потребление и относится к группе X. Если величина Kv больше или равна 10%, но меньше 25%, то считаем, что данная группа ТМЦ имеет колеблющееся потребление и относится к группе Y. Если величина Kv больше или равна 25%, то считаем, что данная группа ТМЦ имеет нерегулярное потребление и относится к группе Z.

Исходные данные и анализ XYZ представлен в приложении В.

Таким образом, основные и вспомогательные материалы, закупаемые ОАО «Знамя индустриализации» попавшие в группу Х характеризуются устойчивым потреблением, а значит, могут планироваться для поставок предприятия по «выталкивающей» технологии. Эти ТМЦ нужны для обеспечения максимальной загрузки оборудования в максимально возможном объеме.

Закупаемые материалы, попавшие в группу Y характеризуются колеблющимся уровнем потребления, также могут планироваться для поставок по «выталкивающей» технологии. Эти ТМЦ также нужны для обеспечения максимальной загрузки оборудования в максимально возможном объеме. Но с одной особенностью — с поставкой «строго по графику», соответствующему графику колебаний потребления. Главная задача — не допустить снижения объемов производства и при этом не допустить создания излишних запасов.

В группе Z будут находиться те ТМЦ, потребление которых нерегулярное. Следовательно, планирование поставок ресурсов должно осуществляться по «вытягивающей» системе. Заказ и завоз закупаемых материалов ОАО «Знамя индустриализации» должен производиться только после получения соответствующего заказа от производства.

Наложением результатов XYZ-анализа на данные ABC-метода получаем 9 групп ресурсов, для каждой из которых менеджеры предприятия должны разработать свои техники управления. Итоговая матрица АВС-XYZ анализа представлена в таблице 2.3.

Таблица 2.3 — Классификационная группировка закупаемых материалов ОАО «Знамя индустриализации» по методу ABC и XYZ*.

* Составлено автором Таким образом, в закупочной логистике результаты анализа АВС и XYZ сводятся к определению методологии выбора поставщика (по группам А, В и С) и выбора метода планирования поставок по группам X, Y и Z.

В группу АY и A…

• — К входам процесса по осуществлению закупок относят: планы закупки прошлых лет; информация от потенциальных поставщиков; заказы текущих закупок; заказ-наряды; итоги продаж прошлых лет; данные о планируемых моделях.
• — Ресурсы для организации процесса закупки: персонал ОАО «Знамя индустриализации», формирующий плановую потребность в продукции; производственные и складские помещения; оборудование, необходимое для обновления и развития процессов предприятия; средства измерения и контроля; транспорт.
• — Выходы процесса закупки: закупленная продукция; номенклатура продукции; отчеты о выборе поставщиков; реестр поставщиков; прибыль; сертификаты соответствия; сведения о входном контроле закупленной продукции.
• — Управляющие потоки: НД РБ по сертификации продукции; требования законодательства РБ по таможенному управлению; СТП ЗИ-Д-7.4.1−01−2007.

На основании стандарта построим контекстную диаграмму процесса закупок на ОАО «Знамя индустриализации», представленную на рисунке 2.2.

В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной — функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.

После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называется диаграмма декомпозиции.

Рисунок 2.2 — Контекстная диаграмма процесса закупок*.

*Составлено автором В ходе декомпозиции процесса закупок на ОАО «Знамя индустриализации» выделим следующие процессы первого уровня: планирование закупки; выявление и оценка поставщиков; заключение контрактов; таможенное оформление и сертификация; доставка и верификация продукции. Соответствующая диаграмма декомпозиции процесса закупок на ОАО «Знамя индустриализации» приведена на рисунке 2.3.

На первом этапе происходит определение потребности в материале, определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал. Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале.

Рисунок 2.3 — Диаграмма декомпозиции процесса закупок.

*Составлено автором В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала, возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки.

Далее исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал, согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться с помощью проставления реквизита «визы» в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал.

На втором этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела материально-технического обеспечения ОАО «Знамя индустриализации» составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

На третьем этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответственно совершается процедура заключения или продления контракта.

Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику. В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс, в котором определены условия выполнения процедуры закупки. Полученный инвойс соответствующим образом регистрируется в регистрационной книге.

Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.

Помимо такой процедуры как таможенное оформление ОАО «Знамя индустриализации» при закупке материалов у иностранных государств проводит и сертификацию продукции. Для этих целей разработана система норм, позволяющая унифицировать качество товаров, защитить потребителя от плохой продукции. Сертификация товара подтверждает соответствие характеристик товара стандартам качества.

На пятом этапе в соответствии с условиями поставки по договору, предприятие принимает груз (материал) по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.

После получения материала, специалистами функционального отдела ОАО «Знамя индустриализации» проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.

В случае невыполнения поставщиком отдельных условий и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон Заказчика, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированным невыполнением условий договора или отклонениями от них.

После приёмки груза ОАО «Знамя индустриализации» производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные: идентификатор материала; дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка; количество; краткое описание материала; цели закупки (внутреннее или внешнее потребление). Далее производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес — процесса.

Проведенный анализ хода процесса выявил значительные несоответствия между подразделениями, занимающимися материально-техническим снабжением. Причиной этого может являться несогласованность действий руководителей.

В управление закупками можно добавить блок «Контроль за выполнением договора», который необходим для сбора статистики по работе с поставщиками и анализа выполнения поставщиками своих обязательств. Также необходимо изменить систему правил, используемых на предприятии для модификации должностных инструкций сотрудников.

Таким образом, функциональная модель позволяет четко определить распределение ресурсов между операциями делового процесса, что дает возможность оценить эффективность использования ресурсов после реинжиниринга.