Введение. 
Управленческие документы и их общая характеристика

Управленческий документ — это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных для использования в управлении) и справочной части, которая состоит из нормативно устанавливаемых реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста.

Управленческий (организационно-распорядительный) документ это вид письменного (электронного) документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти.

Обобщая сказанное, можно определить «управленческий документ» следующим образом. Управленческий документ — это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста и справочной части, которая состоит сведений и реквизита о заверке достоверности текста.

Общая характеристика управленческих документов

Термин документ происходит от латинского documentum, что означает доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

ГОСТ 16 483–83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение документа: Документ — материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Всякий документ в документационном обеспечении управленческой деятельности может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документом функций.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документах фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов в управленческой деятельности.

Документ выполняет и воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует постоянного повышения образовательного уровня, воспитывает эстетический вкус у управленческих работников.

В управленческой деятельности различают следующие виды документов:

• 1) официальный документ;
• 2) подлинник;
• 3) копия;
• 4) личные документы;
• 5) документы личного происхождения.

Официальный документ — это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

Среди официальных документов особое место принадлежит правовым документам, регулирующих жизнь государства и обязательным для исполнения во всех сферах его развития всеми социальными структурами, организациями и населением страны.

Подлинник официального документа — это первый или единственный экземпляр официального документа.

Копия документа — это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его признаки или часть из них.

Понятие копия связано с размножением документов. Копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка — это копия части документа. Отпуск — это копия отосланного документа.

Все копии должны быть удостоверены. Различают следующие способы удостоверения копий:

• 1) нотариальные копии — это соответствие подлиннику, подтвержденное официальным должностным лицом — нотариусом;
• 2) официально заверенные копии — это соответствие подлиннику подтвержденное другими должностными лицами с соблюдением определенных формальностей;
• 3) простые заверенные копии — это соответствие подлиннику, удостоверенное без соблюдения определенных формальностей.

Особый вид копий — дубликат. Дубликат — это копия, имеющая юридическую силу подлинника.

Личный документ — это официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, и который может содержать другие сведения биографического характера.

Документ личного происхождения — это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.

В любой организации, в процессе ее создания и функционирования, разрабатываются и документируют ее управленческую деятельность следующие документы: организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные документы, документы по трудовым отношениям, по снабжению и сбыту, по обращениям граждан.