Планирование на предприятии питания

Функции и методы планирования на предприятии питания

Планирование (прогнозирование) заключается в систематическом поиске возможностей действовать и в прогнозировании последствий этих действий в заданных условиях. Это вид деятельности, связанный с составлением планов.

Планирование в самом общем виде подразумевает выполнение определенных этапов:

• 1. Постановка целей и задач.
• 2. Составление программы действий.
• 3. Выявление необходимых ресурсов и их источников.
• 4. Доведение планов до их непосредственных исполнителей.

С позиции менеджмента планирование реализовывается через постановку критериев и задач планирования, определение средств планирования, методы согласования планов, направлений и инструменты планирования. При планировании предприятия питания необходимо четко определить следующие структурные единицы Гарви М., Дизмор Х., Дизмор Э. Ресторанный бизнес для чайников. Пер. с англ. — М.: OOO «И.Д. Вильямс», 2013. С. 23 — 34.:

• · объект планирования (каким именно образом вы собираетесь открывать новый ресторан — использовать франшизу, приобрести уже действующий ресторан, стать партнером с нынешним ресторатором, либо начать свой собственный бизнес. Необходимо помнить, что у каждого варианта есть свои плюсы и минусы, которые необходимо учесть. Также сюда относится выбор типа заведения — будет то дорогой ресторан высшего класса, неформальный ресторан, ресторан быстрого обслуживания, самообслуживания, бар или что-нибудь другое);
• · субъект планирования (кто планирует — вы сами, нанимаете подрядчика, дизайнера, бухгалтера и т. д.);
• · период (горизонт) планирования (на какой срок) — зависит от того, какой тип вы выбрали в первом пункте. Так, нет необходимости составлять бизнес-план за девять месяцев до открытия ресторана, если вы становитесь владельцем уже существующего заведения с установившейся репутацией и не хотите ничего менять. Если же вы хотите открыть предприятие «с нуля», вам понадобится не менее года.
• · средства планирования (например, компьютерное обеспечение, привлечение специалистов: юристов, бухгалтеров, дизайнеров);
• · согласование планов (с поставщиками, арендодателем, инвесторами, налоговыми органами).

Сущность планирования состоит в том, что оно позволяет оптимальным образом согласовать индивидуальные усилия членов предприятия и различных подразделений для достижения поставленных целей. Такое единение можно рассматривать с двух позиций. С одной стороны, это функциональное распределение обязанностей между подразделениями и отдельными членами предприятия, определение их основных задач в соответствии с общеорганизационными целями. Это так называемое планирование по содержанию. В данном случае решается вопрос о том, что именно будут делать исполнители. В то же время, «здоровым» моральным состоянием коллектива считается ситуация, когда официанты выручают друг друга, подходят к тому столику, который не относится к зоне их обслуживания, если видят, что клиент ждет; буфетчик помогает помощникам официантов разобрать грязные тарелки для посудомойки и т. д. Очень важно проводить периодические «генеральные репетиции», помогающие персоналу лучше разобраться в своих обязанностях, а управленцу — вовремя обнаружить и устранить возможные ошибки Гарви М., Дизмор Х., Дизмор Э. Ресторанный бизнес для чайников. Пер. с англ. — М.: OOO «И.Д. Вильямс», 2013. С. 66. Такие репетиции обходятся недешево, но они оправдывают затраченные на них средства.

С другой стороны, это хронологическое распределение задач подразделений и отдельных сотрудников во временном интервале, а также определение эффективной последовательности их выполнения для достижения цели. Это — планирование по времени, так называемое процессуальное планирование. В данном случае устанавливается, когда именно начнется исполнение работы и в какой последовательности. Здесь на плечи управленца ложится нелегкая задача распределения графиков смен и отгулов и контроля за выходом на работу, либо за тем, чтобы нашлась замена не вышедшему на работу сотруднику. Сюда же можно отнести график закупки продуктов для приготовления блюд из меню и период утилизации продуктов.

Эффективность планирования как функции управления во многом зависит от того, какими принципами руководствуются при составлении планов. Основным принципом координации управления на всех уровнях является принцип иерархичной подчиненности. Стратегический план любого уровня, кроме первого, должен разрабатываться на основе стратегического плана, как правило, первого уровня Акофф Р. Л. Планирование будущего корпораций. М.: Прогресс, 1985. С. 100. Так, если вы решили приобрести уже существующий бизнес, не стоит его существенно реорганизовывать, то есть коренным образом менять весть бизнес-план. Даже афишировать смену владельца не стоит — это может отпугнуть клиентов, поскольку у большинства людей закрепилось понятие, что «раньше было лучше». Внезапно любимые блюда могут показаться невкусными, а ожидание заказа — чересчур долгим и утомительным.

Также к общим, неизменным принципам планирования на предприятии общественного питания следует отнести следующие:

• · гибкость — возможность корректив и пересмотра ранее принятых планов (на случай форс-мажорных, кризисных обстоятельств в условиях жесткой конкуренции на рынке данной сферы обслуживания);
• · согласованность планов — интеграция планов «по горизонтали» плюс координация «по вертикали»;
• · экономичность — затраты на планирование должны быть меньше эффекта от реализации плана (здесь действует эффект опта: чем больше у вас заказ, тем меньше ваши затраты. Опытные рестораторы рекомендуют обязательно включить в программу обслуживания клиентов такие услуги массового обслуживания, как организация банкетов или кейтеринг);
• · непрерывность, обусловленная непрерывностью хозяйственных процессов (важно не забывать, что планирование не заканчивается открытием предприятия);
• · участие максимального числа сотрудников в работе над планом начиная с самых ранних этапов (очень важно вовлечь персонал в микроменеджмент фирмы: официанты должны четко понимать концепцию ресторана; повара должны быть должным образом мотивированы на выполнение результата, не ослабевая от напряженной работы, лишенной непосредственного общения с публикой; а посудомойщики осознавать, что впечатления клиентов зависят от чистоты тарелок) Герчикова И. Н. Менеджмент. 4-е изд., перераб. и доп. М.: Юнити-Дана, 1991. С. 14 — 22.

Совместная деятельность исполнительских звеньев предприятия питания (отдельных сотрудников и структурных подразделений) становится содержательной и приобретает временную упорядоченность, их совокупные усилия синхронизируются, а деятельность предприятия приобретает единый и скоординированный характер. Самое главное, чтобы в итоге выполнения всех работ декор, кухня и стиль обслуживания соответствовали концепции запланированного предприятия питания.

В процессе разработки планов предприятия питания используются специфические методы, которые соответствуют задачам, целям и особенностям планирования данного хозяйствующего субъекта. Методы планирования представляют собой конкретные способы и приемы экономических расчетов, применяемые при разработке отдельных разделов и показателей плана, их координации и увязке.

При выборе конкретных методов планирования учитываются следующие факторы:

• · длительность планового периода;
• · особенности расчетов планового показателя;
• · обеспеченность исходной информацией и возможность ее использования;
• · наличие соответствующей технической базы обработки информации и проведения расчетов;
• · уровень квалификации работников Гринчик И. И. Планирование на предприятии: учебно-практическое пособие. М., 2009. С. 25.

При планировании деятельности предприятий питания применяют следующие основные методы: нормативный, расчетно-аналитический, балансовый, экономико-математический.

Сущность нормативного метода состоит в том, что для расчета того или иного планового показателя применяются нормы и технико-экономические нормативы, характеризующие рациональную величину этого показателя для конкретных условий работы предприятия.

Используемые нормативы бывают трех видов: единые, отраслевые и специальные, применяемые для отдельных предприятий отрасли. Единые нормативы применяются во всех отраслях и сферах деятельности: например, транспортные тарифы, оплата коммунальных услуг (отопление, электроэнергия, водоснабжение и т. п.), ставки большинства налогов и др. Отраслевые нормативы действуют только в системе общественного питания: нормы амортизации основных фондов, нормы расхода сырья и продуктов, нормы оснащенности предприятий инвентарем и оборудованием, нормы естественной убыли, коэффициенты трудоемкости блюд, нормативный срок окупаемости капиталовложений и др. К специальным нормативам, устанавливаемым в масштабах отдельных предприятий, могут относиться нормы выработки, расхода материалов, боя посуды, запасов товаров, нормы носки санспецодежды, размер торговых надбавок и наценок Багиев Г. Л., Фомин А. И. Маркетинг-менеджмент в системе организации общественного питания: учебное пособие. СПб: Издательство СПбГУЭФ, 1998. С. 53.

Расчетно-аналитический метод планирования используется в тех случаях, когда отсутствуют технико-экономические нормативы, а взаимосвязь между отдельными показателями или экономическими явлениями может быть установлена лишь косвенным путем на основе анализа и сопоставления отчетных данных. Сущность этого метода заключается в том, что расчеты плановых показателей производятся на основе анализа достигнутого уровня, их развития, принимаемого за исходную базу, и индексов их изменения в плановом периоде. Использование этого метода требует большого опыта и развитой интуиции у руководителя предприятия питания, а также знания условий работы подобных предприятий, понимания сущности экономических процессов и перспектив их развития на уровне хозяйствующих субъектов. При всей своей сложности данный метод может оказаться полезен в плане управления рисками и в кризисной ситуации Семенов А. К., Набоков В. И. Основы менеджмента: учебник. 6-е изд., перераб. и доп. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008. С. 404.

Балансовый метод предусматривает использование в планировании балансов, назначение которых состоит в увязке имеющихся в наличии у предприятия материальных и финансовых ресурсов с фактической потребностью в них. Балансовые расчеты должны быть произведены таким образом, чтобы использование или распределение ресурсов не превышало их реального объема. Балансовые расчеты используются при планировании поступления товаров на предприятие исходя из прогнозируемой реализации продукции и величины начальных и конечных товарных запасов, при определении потребности предприятий в оборудовании, предметах материально-технического оснащения, топлива для производственных нужд на предприятиях общественного питания. Особо важное значение имеют балансовые расчеты финансовых показателей, например, платежного баланса, где платежные средства соотносятся с платежными обязательствами, или финансового плана предприятия питания (баланс доходов и расходов), который обеспечивает соответствие между источниками формирования доходов хозяйствующего субъекта и направлениями их использования Семенов А. К., Набоков В. И. Основы менеджмента: учебник. 6-е изд., перераб. и доп. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008. С. 406.

Отличительной особенностью большинства экономических процессов на уровне предприятия питания является их неопределенность, а также одновременное воздействие многих, часто взаимозависимых, факторов. В этом случае плановые расчеты целесообразно производить с помощью экономико-математических методов, из которых наиболее широкое применение в торговле нашли стохастические (корреляционные) модели. Сущность корреляционных экономико-математических моделей (ЭММ) состоит в нахождении количественного выражения взаимосвязей между показателями и факторами, их определяющими, и последующем экстраполировании этих зависимостей на определенный плановый период Семенов А. К., Набоков В. И. Основы менеджмента: учебник. 6-е изд., перераб. и доп. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008. С. 407. Данный метод планирования очень удобен в плане возможности получения конкретных (не абстрактных) цифр: какое количество денежных средств можно потратить на материальное стимулирование сотрудников, сколько сотрудников предприятие может себе позволить и сколько необходимо, на сколько снизить/увеличить закупки продуктов, необходимо ли снижать издержки предприятия, чтобы сохранять необходимую норму прибыли и многих других. Планирование показателей на основе расчета ЭММ в общем виде складывается из нескольких этапов:

• 1. анализ соответствующей информации за предшествующие периоды;
• 2. выявление основных факторов, определяющих плановые показатели;
• 3. построение ЭММ;
• 4. расчет параметров ЭММ, их интерпретация и оценка степени надежности;
• 5. прогноз показателей на плановый период на основе ЭММ;
• 6. экспертная оценка результатов расчета;
• 7. выбор одного из вариантов и принятие планового решения.

Единого метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Организационное планирование в конкретной фирме может основываться на использовании различных методов и способов планирования, их сочетании.