Этап третий: разработка общего и полного понимания решаемых проблем

Цель этого этапа — разработать такое видение проблем, которое способно привести к скорейшему достижению цели. Этот этап позволяет выявить организационные проблемы текущего процесса, информационные потоки.

Планируются мероприятия текущего процесса, задачи и возможности по его улучшению, согласовываются намечаемые изменения. На этом этапе необходимо дать ответы на следующие ключевые вопросы:

• 1. Каковы основные и вспомогательные виды деятельности, охватываемые процессом реорганизации? В каком порядке они исполняются?
• 2. Как совершается движение ресурсов, информации и операционного потока в ходе процесса?
• 3. Почему организационные изменения происходят именно так, как в настоящее время? Какие могут быть намечены изменения в методах выполняемой работы?
• 4. Есть ли способы реализации разработанных бизнес — планов и запросов потребителя, которые кажутся невыполнимыми сегодня, но в случае их осуществления могли бы фундаментально изменить деятельность организации?
• 5. Каковы границы взаимодействия с деловыми партнёрами, потребителями, поставщиками, стратегическими союзниками?

Как можно пересмотреть эти границы, для того чтобы улучшить весь ход работы?

• 6. Каковы основные сильные и слабые стороны отдельных процессов реорганизации?
• 7. Как другие компании того же уровня осуществляют процессы реорганизации и преодолевают связанные с ними трудности?
• 8. Какие мероприятия должны быть проведены, учитывая результаты сравнения организационной работы компании с другими, более преуспевающими компаниями?
• 9. Каковы причины отставания компаний в организационной работе? Чему можно научиться у других компаний?
• 10. Как можно использовать результаты данного этапа при проектировании намечаемых процессов реорганизации?
• 11. Каковы специфические задачи по совершенствованию новых процессов?
• 12. Как донести концепцию и стратегию изменений до всех работников?

В ходе выполнения этих задач должно быть расширено понимание статических аспектов процессов. Речь идёт об охватке всех видов деятельности и этапов процессов, круга вовлечённых организаций и функционирующих подразделений. Наряду с этим составляется матрица операций, охватывающих всю деятельность компании. И именно на этой основе подготавливаются предложения по организационным формам и технологии управления.

На этом же этапе производится оценка влияния каждой операции на получение конечного результата с выделением операций, имеющих наибольшую ценность. Проводятся сравнения процессов внутри организации и уровня управления ими в аналогичных организациях (таблица 1.5). Необходимо выявить равные по уровню компании, определить показатели их деятельности и основные различия в процессах, выявить возможности использования лучших элементов и приёмов. Определяются причины, тормозящие производственный процесс, дисфункции и несоответствия, причины информационного отставания.

Используется вся полученная ранее информация, для того чтобы выявить приоритетные процессы. Ведётся поиск путей быстрых улучшений. Обнаруженные противоречия и несоответствия возможных вариантов дают основания для выработки путей их эффективного решения в масштабе организации. Рассматриваются временные рамки, достаточные для реализации намеченной реорганизационной программы. Они должны быть распределены по соответствующим этапам работ.

Методы управления на этапе выработки общего и полного понимания решаемых проблем.