Оформление сведений о работе

Записи в разделе «Сведения о работе» по составу информации можно разделить на 3 группы:

информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений о работе в данной организации;

информация о приеме на работу, переводе на другую работу и об увольнении, т. е. основные сведения о трудовом стаже работника;

дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее полной характеристики особенностей трудового стажа работника и специфики деятельности организации, в которой этот стаж заработан.

Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, специалист кадровой службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работника документы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой деятельности, включаемой в общий трудовой стаж и/или не прерывающей стаж работника. К такой информации относятся сведения (п. 2.17 Инструкции):

о времени службы в составе Вооруженных сил, в органах государственной безопасности, разведки и внутренних дел, во всех видах охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;

о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики);

о работе в качестве члена колхоза — в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих.

Чаще всего такие записи приходится вносить при первичном оформлении трудовой книжки еще не работавшим выпускникам учебных заведений и бывшим военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована и иметь основание ее внесения (справки учебных заведений, военный билет и т. п.).

Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, взятые из приказов (распоряжений) по личному составу (унифицированные формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а). Номера и даты данных приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки.

Анализ содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых в современных организациях (особенно негосударственных), показывает, что даже в 1, 2 и 4 графах трудовой книжки работники кадровых служб делают немало ошибок:

записи о работе не нумеруются или нумерация прерывается;

номера записей исправляются, зачеркиваются;

даты записей не соответствуют датам приема, перевода, увольнения в соответствующих приказах;

даты написаны римскими цифрами вместо арабских;

даты написаны шестью, а не восемью арабскими цифрами (год написан двумя, не четырьмя цифрами);

в датах имеются исправления и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;

нарушена хронологическая последовательность дат (нередко дата приема на работу является более ранней по сравнению с датой увольнения из предыдущей организации);

ссылка на документ — основание в 4 графе отсутствует;

в качестве основания приведен документ, не предусмотренный Инструкцией (например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при оформлении приема на работу).

Еще большее количество ошибок допускается при заполнении основной, 3-й графы, куда вносится текст записи. При приеме на работу сначала в виде заголовка, без номера и даты, в 3-й графе должно быть указано полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Наименование организации может быть проставлено специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на приказ.

Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок, производство), и о поручаемой ему работе с указанием его профессии и присвоенного разряда или о занимаемой им должности. Наименования профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как Инструкция (п. 2.13) требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формулам: «куда и кем» или «куда и зачем» принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы.

Вместе с тем в определенных случаях запись в трудовой книжке обязательно должна быть дополнена некоторыми характеристиками процедуры приема на работу.

В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесении записей о приеме на работу:

наименование организации не выделяется в виде заголовка, а включается в текст записи о приеме на работу;

указывается сокращенное, а не полное наименование организации;

наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;

не указывается наименование структурного подразделения, в которое принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового договора;

наименование структурного подразделения не соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание;

наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;

указанная в записи должность не соответствует должности в приказе о приеме на работу.

Оформление сведений о работе см. в прил. 6, п. 2.