Каким требованиям должно отвечать деловое письмо. 
Назовите виды и функции деловых писем

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

• · Изучение существующего вопроса
• · Подготовка и написание проекта текста письма
• · Согласование проекта письма
• · Подписание руководителем
• · Регистрация
• · Отправка

Правильно составленное деловое письмо отвечает следующим требованиям:

• — полнота информации;
• — стандартизация изложения;
• — нейтральный тон изложения;
• — достоверность и объективность изложения
• — применение лексических и графических сокращений;
• — преобладание простых распространенных предложений;
• — отсутствие рассуждений и повествовательности;
• — использование терминов;
• — лаконичность, краткость изложения текста;
• — преобладание страдательных конструкций над действительными;
• — употребление словосочетаний с отглагольным существительным;
• — использование языковых формул;
• — использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

Существует несколько видов делового письма. Так, не требуют непременного письменного ответа письма, содержащие предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, письма сопроводительные, гарантийные, информационные, письма с извещением и распоряжением. Ответ следует обязательно написать на письмо с просьбой, обращением, предложением, запросом, требованием.

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок.

Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка — и лексику, и морфологию, и синтаксис. Сейчас деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает способствует оптимизации документооборота в целом. Нейтральный тон изложения — это норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лексики и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия).

Ясность и точность текста определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок — устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточностислов и выражений, несущих дополнительный смысл.

Для составления делового письма важное значение имеет отбор фактического материала. Количество приводимых фактов должно быть достаточным для подтверждения высказанного суждения, но они не должны быть мало существенными и представлять собой перечни однотипных данных. Такие факты должны быть актуальными, т. е, важны именно в данный момент и в данной ситуации.

Факты, приводимые в деловом письме, должны быть не только правильно отобранными и тщательно проверенными, но и высокоинформативными. В каждом таком письме должна содержаться лишь необходимая информация, которая является для данного случая достаточной, Только тогда адресату не потребуется каких-либо разъяснений к дополнительных сведений для уяснения того, что хочет отправитель письма.

По содержанию и назначению письма могут быть:

• — инструктивными;
• — сопроводительными;
• — гарантийными;
• — информационными;
• — благодарственными;
• — поздравительными;
• — рекламными.

Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.