Основные задачи и методы контроля за денежными средствами организации

Система финансового контроля в РБ включает общегосударственный или вневедомственный, ведомственный, внутрихозяйственный, независимый (аудит) и общественный контроль.

Государственный контроль осуществляется органами государственной власти и государственного управления (Комитет государственного контроля (КГК), финансовые и налоговые органы, Национальный банк).

Ведомственный финансовый контроль осуществляют министерства, ведомства, другие органы управления относительно предприятий, организаций и учреждений, входящих в систему данного органа управления.

Внутрихозяйственный финансовый контроль осуществляется администрацией, работниками финансовых служб и бухгалтерией. Его главные задачи заключаются в непрерывном наблюдении за состоянием финансово-хозяйственной деятельности, выявлении внутрихозяйственных резервов, обеспечении сохранности денежных средств и материальных ценностей, устранении причин и условий, способствующих хищениям и бесхозяйственности.

Независимый финансовый контроль — это сравнительно новый вид финансового контроля. Его осуществляют аудиторы при наличии лицензии. Аудиторские организации и частные аудиторы оказывают помощь в постановке бухгалтерского учёта, исчислении налогов, проверке финансовых операций до проверок, проводимых финансовыми контролерами. Это платный контроль: между аудитором и клиентом заключается соответствующий договор.

Общественный финансовый контроль в нынешних условиях осуществляют профсоюзные органы, ревизионные комиссии, создаваемые в трудовых коллективах.

Современные условия вызывают необходимость одновременного укрепления государственного финансового контроля в сочетании с применением хозрасчетных форм его организации, адекватным рыночным методом хозяйствования. В этих целях в республике создана система органов независимого финансового контроля — аудит.

Аудиторская деятельность (аудит) — независимая проверка аудиторами и аудиторскими организациями бухгалтерской (финансовой) отчетности и других документов субъектов хозяйствования с целью оценки достоверности и соответствия совершенных финансовых и хозяйственных операций законодательству Республики Беларусь, направленная на защиту интересов собственников, оказание помощи субъектам хозяйствования, содействие им в правильности расчетов с бюджетом и в увеличении эффективности их деятельности. Аудиторы оказывают предприятиям услуги, предусмотренные Законом об аудиторской деятельности [13].

Регулирование аудиторской деятельности в республике принадлежит Министерству финансов, которое выдает специалистам после аттестации соответствующей комиссией лицензии на занятие аудиторской деятельностью, контролирует соблюдения аудиторами и аудиторскими организациями порядка осуществления аудиторской деятельности.

Финансовый контроль классифицируется не только по видам, но и по другим основаниям. По формам он подразделяется на предварительный, текущий и последующий.

Предварительный контроль предшествует совершению проверяемых операций, поступлению доходов, расходованию денежных средств и материальных ценностей. Эта форма контроля позволяет предупредить нарушения действующего законодательства, позволяет выявить дополнительные финансовые ресурсы.

Текущий контроль осуществляется в процессе совершения хозяйственных и финансовых операций. Он осуществляется ежедневно финансовыми службами в момент совершения финансовых операций, для предотвращения нарушений финансовой дисциплины. Текущий контроль позволяет так же оперативно «замерять» отклонения от установленных правил и норм и принимать необходимые меры к обеспечению финансовой дисциплины. Основные инструменты текущего контроля — это данные оперативного бухгалтерского учета, инвентаризаций. Объектом является документация непосредственно связная с денежными средствами. Любой руководитель, прежде чем подписать финансовые и платежные документы, должен убедиться в законности производимых платежей и расчетов, их экономической целесообразности.

Последующий контроль производится после совершения операции, т. е. после того, как выполнены планы, поступили доходы, израсходованы денежные средства и материальные ценности. Основная его цель — выявление технических нарушений финансового законодательства, которые не были установлены во время предварительного и текущего контроля. В этой форме контроля производится проверка финансово-хозяйственных операций за истекший период на предмет законности и целесообразности производимых расходов. Он производится путем анализа отчетов, баланса, проверок и ревизий непосредственно на предприятии.

По источникам данных контроль подразделяется на документальный и фактический.

Документальный контроль заключается в установлении сущности проверяемой хозяйственной операции (и хозяйственной деятельности в целом) по данным первичных документов, учетных записей и отчетности, в которых она получила свое отражение.

Фактический контроль заключается в установлении действительного, реального состояния объекта проверки и осуществляется путем пересчета, взвешивания, обмера, лабораторного анализа для установления фактического остатка имущественных и материальных ценностей в натуральном измерителе или фактического состояния других объектов проверки.

Финансовый контроль осуществляется при помощи определенных способов и приемов, которые принято обозначать понятием «методы». Методы финансового контроля — это приемы, средства и способы его осуществления.

К основным методам относятся [14, с.33]:

наблюдение проверка обследование анализ ревизия Наблюдение направлено на ознакомление с состоянием финансовой деятельности проверяемого субъекта.

Проверка касается основных вопросов финансовой деятельности и проводится на месте с использованием балансовых, отчетных и расходных документов для выявления нарушений финансовой дисциплины и устранения их последствий.

Обследование — производится в отношении отдельных сторон финансовой деятельности. При этом используют анкетирование и опрос.

Анализ — направлен на выявления нарушений финансовой дисциплины. Он проводится на базе текущей или годовой отчетности и отличается использованием таких аналитических приемов, как средние и относительные величины, группировки, индексный метод и др.

Ревизия — детальное исследование финансово-хозяйственной деятельности проверяемого субъекта с целью выявления нарушений законности, целесообразности и эффективности.

По объекту проверки различают ревизии документальные, фактические, полные (сплошные), выборочные. По организационному признаку они могут быть плановыми (предусмотренными в плане работы соответствующего органа) и внеплановыми (назначенными в связи с поступлением сигналов, жалоб и заявлений граждан, требующих проверки), комплексными (проводимыми совместно с несколькими контролирующими органами).

Документальные ревизии включают в себя проверку различных финансовых документов. На основе их анализа можно определить законность и целесообразность расходования средств. В ходе фактической ревизии проверяется наличие денег, ценных бумаг и материальных ценностей. Ревизия основывается на проверке первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, фактического наличия денежных средств и товарно-материальных ценностей, результаты ревизии оформляются актом, имеющим юридическую силу источника доказательств в следственной и судебной практике.

Ревизии могут производится сплошным и выборочным методами. Сплошной метод подразумевает проверку всех документов на определенном участке деятельности. Выборочный метод заключается в том, что проверке подвергаются документы на выборку за тот или иной период времени. Может применяться и комбинированный метод, когда на одних участках проверяются все документы, на других — выборочно, по желанию ревизора.

Основными задачами проверки (ревизии) являются:

• · систематический контроль за соблюдением республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, местными исполнительными и распорядительными органами, иными субъектами законодательства в сфере экономических отношений, целевым и эффективным использованием ими средств, выделенных из бюджета, целевых бюджетных и государственных внебюджетных фондов по всем направлениям и видам расходов, в том числе выданных на возвратной основе, состоянием ведомственного и внутрихозяйственного контроля, организацией и ведением бухгалтерского учета и отчетности;
• · проверка законности совершаемых хозяйственных и финансовых операций, обеспечения сохранности государственного имущества;
• · своевременное выявление, пресечение и предотвращение правонарушений, наносящих вред экономическим интересам Республики Беларусь, установление причин и условий, способствовавших их совершению;
• · принятие мер по возмещению причиненного вреда;
• · выявление неиспользуемых резервов повышения эффективности экономической деятельности проверяемого субъекта. [16]

Ревизия денежных средств является традиционным направлением, с которого начинается проверка. Денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и мобильных активов. Завершая кругооборот средств хозяйства и будучи исходным пунктом нового кругооборота, денежные операции носят массовый характер применения и наиболее уязвимы с точки зрения различного рода нарушений и злоупотреблений.

Ревизия операций с денежными средствами включает проверку кассовых, банковских и валютных операций, осуществляемых организацией.

В составе самих денежных средств наиболее подвижный характер имеют наличные, движение которых оформляется посредством кассовых операций.

Целью ревизии кассовых операций является проверка соблюдения:

• — условий хранения и сохранности наличных денег и других ценностей в кассе и при доставке их из банка;
• — установленного порядка хранения чековых книжек, корешков чеков и получения по ним денег;
• — правил документального оформления операций по приходу и выдаче денег из кассы;
• — лимита хранения наличных денег в кассе;
• — порядка выдачи денег в подотчет на командировочные и хозяйственные расходы и другие нужды;
• — своевременности и полноты оприходования наличных денег, полученных из банков, от юридических и физических лиц;
• — кассовой дисциплины при производстве кассовых операций;
• — учета кассовых операций и ведения кассовой книги и книг аналитического учета по другим ценностям, хранящимся в кассе;
• — порядка расчета наличностью с юридическими лицами за отгруженную продукцию (работы, услуги) и другие материальные ценности;
• — использования по назначению полученных по чекам из банков наличных денег и др.

При проверке банковских операций ревизоры должны решить следующие задачи:

• — установить количество и состав открытых организацией счетов в банке;
• — выяснить законность и целесообразность операций по движению денежных средств на этих счетах;
• — определить правильность отражения банковских операций на счетах;
• — дать оценку состояния расчетно-платежной дисциплины.

Проверка производится по всем банковским счетам и предусматривает сверку остатков денежных средств по выпискам банка и учетным регистрам. При наличии расхождений выясняются причины. Такая проверка позволяет выявить бездокументальное списание средств или нецелевое их использование.

В процессе ревизии операций с денежными средствами можно выявить недостатки и нарушения, связанные с сохранностью активов, документальным оформлением, ведением бухгалтерского и налогового учета хозяйственных операций. Поэтому качественная проверка данных операций позволяет своевременно обнаружить негативные явления в деятельности организации, а также оперативно разработать меры по устранению недостатков.

Хочется добавить, что корректное планирование денежных потоков и контроль за использованием денежных средств — это одна из основных задач любой компании. Однако в условиях бурного роста экономики и благоприятной конъюнктуры рынка руководители компаний не всегда уделяли необходимое внимание качеству его реализации и тому, как используется этот инструментарий. Особенно болезненно отсутствие действенных инструментов управления финансами проявилось в условиях ухудшения «самочувствия» предприятий вследствие кризиса.

Даже самое прибыльное предприятие может оказаться в ситуации, когда в определенный момент не хватает денежных средств для погашения своих обязательств в необходимом объеме. Эффективная система оперативного финансового планирования позволяет наиболее рационально использовать денежные средства. Денежные средства являются ограниченным видом ресурсов. Необходимость эффективного управления денежными потоками предполагает поддержание оптимального размера остатка денежных средств и обеспечение сбалансированности их поступления и выбытия. Движение денежного потока распределено во времени и напрямую связано с поступлением и выплатой денежных средств, а также с факторами времени, риска и ликвидности. Таким образом, проанализировав движение денежных средств на предприятии, можно получить достаточно четкую картину о финансовом состоянии организации и, конечно, об эффективности использования денежных средств. Источниками информации для анализа наличия денежных средств и динамики денежных потоков являются учетные регистры по счетам учета денежных средств в кассе и на счетах в банке, формы бухгалтерской отчетности — форма № 1 «Бухгалтерский баланс», форма № 2 «Отчет о прибылях и убытках» и, конечно же, форма № 4 «Отчет о движении денежных средств».

К сожалению, перечисленные формы бухгалтерской отчетности, используемые в Республике Беларусь, представляют информацию за отчетный период, отражая лишь итоговые суммы остатков по счетам. В то время как, например, «Отчет о движении денежных средств» по международным стандартам дает расшифровку по видам деятельности с представлением денежных оборотов по нескольким периодам, содержит обороты по счетам в разрезе важнейших корреспонденций.

Такое представление информации дает возможность заинтересованным лицам оценить способность предприятия генерировать денежные потоки, а, следовательно, дает возможность контролировать движение денежных средств более качественно, позволяет своевременно разрабатывать планы по более эффективному управлению денежными средствами.

ревизия денежный средство внутрихозяйственный.