Подготовка и передача дел в архив. 
Формирование и оформление дел. 
Составление архивных записей, актов о выделении к уничтожению дел

Подготовка дел к хранению в архиве включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации. [1].

Приказом руководителя из наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трёх человек создаётся экспертная комиссия организации.

Экспертная комиссия организации руководствуется Положением об архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанные архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения.

Члены комиссии с участием специалистов организации проверяют правильность проведённого отбора документов на хранение и уничтожение путём просмотра описей, актов и других документов. Отбор производят сотрудники делопроизводственной службы.

Экспертная комиссия работает с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, которая утверждает её решения.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Но при выделении документов к уничтожению, они должны согласовывать действия с ЭПК архивного органа.

В результате работы экспертной комиссии документы распределяются на группы по различным срокам хранения:

ь постоянного хранения в государственных архивах;

ь временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

ь временного хранения (до 10 лет);

ь подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

архив документооборот резюме Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются по описям в ведомственный архив.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации.

На дела с истёкшими сроками хранения, отобранные для уничтожения, составляют акт. Форма актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована. [4].

Уничтожение дел с истёкшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.

Формирование и оформление дел.

Подготовка дел к хранению происходит в соответствии с установленными правилами и начинается с момента их заведения в делопроизводстве, а заканчивается во время подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Оформление дел производится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

ь расположить документы в деле в хронологическом порядке;

ь произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом;

ь подшить в конце дела заверительный лист, указать количество листов;

ь на наиболее важные документы составить внутренние описи дел, помещаемую в начале дела;

ь переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;

ь дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты. 4].

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твёрдую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукопись) вкладывают в папки или коробки.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) не подшиваются, листы не нумеруются, уточнений на обложках не производится, описи дел не составляются, учёт ведётся по номенклатуре дел.

Обложки дел оформляют в соответствии с ГОСТ 17 914–72. Надписи на обложках следует писать чётко, тушью.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, при методической помощи архива составляются описи для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется на дела по личному составу организации.

В опись вносится самостоятельный порядковый номер каждого дела.

Описи оформляются на лицевой и оборотной сторонах листа и нумеруются полистно.

Дела, внесённые в опись под литерными номерами, вносятся в неё с помощью добавления к номеру соответствующего дела букв алфавита, например: 1, 2, 3, 4, 4а, 4б, 5, 6, 7, 7а, 8 т.д.

В случае, если архивная опись полностью завершена, то в последнем разделе описи указывается общая итоговая запись ко всей описи.

К каждому годовому разделу и законченной описи составляются заверительные надписи на отдельных листах-заверителях. При составлении заверительной надписи к законченной описи заверительные надписи к годовым разделам изымаются.

Архивная опись состоит из следующих элементов:

Опись должна получить одобрение экспертной комиссии организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы экспертно-проверочной комиссией архивной организации.

В завершении опись утверждает руководитель организации.

Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах. Годовые разделы описей дел, предназначенные в государственный архив, печатаются в четырёх экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства, при этом учитываются возможности архива, частота обращений к документам прошлых лет и т. д.

Архив организации оформляет выдачу во временное пользование дел, которые необходимо оставить либо выдать для текущей работы.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организации в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организации в государственные архивы.

Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.