Влияние развития информационных технологий и их роль в кадровом менеджменте

Рассматривая организационную структуру любого, достаточно крупного предприятия, можно выделить три уровня управления (Табл. 1.), которые могут быть соотнесены с такими факторами как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а так же динамика принятия решений по реализации задач.

Для каждого уровня характерны свои задачи. Для решения этих задач возникает потребность в соответствующих данных, получить которые можно путем запросов в информационную систему. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся в информационных системах информацию, сформировать ответ на эти запросы.

Таблица 1. Характеристика уровней управления.

Каждый уровень управления характеризуется своими особенностями работы с информацией. От уровня к уровню уменьшается объем работ по вводу данных в информационную систему. Возрастает сложность запросов к информационной системе, появляется необходимость в предварительной обработке имеющихся данных, возрастает роль информационной системы в принятии решения, решения приобретают больший вес, принимаются с большей ответственностью.

Таким образом, можно говорить о том, что каждому уровню управления присущ свой тип информационной системы.

Оперативный уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций. Объем выполняемых операций на этом уровне велик. Название «оперативный» подчеркивает необходимость быстрого реагирования на изменение ситуации.

Большой объем на этом уровне занимают такие задачи, как бухгалтерский учет, учет количества проданной продукции и другие.

Назначение информационной системы на данном уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии процессов предприятия, отслеживать поток сделок и событий (счета, накладные, заработная плата, поток товаров) фирмы. Такая система должна быть легко доступной, непрерывно действующей и предоставляющей точную информацию.

Задачи, цели и источники информации на операционном уровне определены и хорошо структурированы. Решение каждой задачи определяется в соответствии с заранее заданным алгоритмом.

Системы этого уровня являются основным поставщиком информации для информационных систем других уровней. Ее отключение может привести к неблагоприятным последствиям для всего предприятия. Практически на всех предприятиях книжного дела существуют информационные системы в той или иной степени, автоматизирующие часто повторяемые операции по ведению бухгалтерского учета, обработке товарных документов, регистрации продаж.

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, собранной и подготовленной на предыдущем уровне.

Основные функции систем такого уровня:

• — Выдача структурированных отчетов о текущем состоянии дел предприятия;
• — Сравнение текущих показателей предприятия с прошлыми;
• — Составление периодических отчетов за определенное время;
• — Обеспечение доступа к архивной информации.

Информационные системы ориентируются на контроль и отчетность, помощь в принятии решений об оперативной обстановке. Системы обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно предсказать заранее, имеют аналитический аппарат и средства моделирования, требуют от пользователя активной и творческой работы с компьютером.

Степень автоматизации тактического уровня управления различна и находится в сильной зависимости от их масштаба, стадии жизненного цикла и пр.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Так как результаты таких решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне принимает функция стратегического планирования. Это функции менеджеров высшего звена. Основная задача систем такого уровня — стратегическое планирование деятельности фирмы и координации внутрифирменной тактики управления.

Ответственность за принятие управленческого решения на этом уровне чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Частные задачи, решаемые информационными системами управления, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. При этом примерный перечень задач, которые должна решать ИСУП на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным. Он приведен в табл.2.

Таблица 2. Основные задачи ИСУП.

Рассмотрим основные типы информационных систем, обслуживающих каждый организационный уровень, и их значение в корпорации.

Можно выделить исполнительные системы поддержки выполнения:

• — Ехесutive Suрроrt Sуstems (ЕSS) на стратегическом уровне;
• — управляющие информационные системы — Маnаgеment Information Systems (МIS) и системы поддержки принятия решений — Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне;
• — системы работы знания — Кnowledge Work Systems (KWS) и системы автоматизации делопроизводства — Office Automation Systems (ОАS) на уровне знаний;
• — системы диалоговой обработки запросов — Тransaction Processing Systems (ТРS) на эксплуатационном уровне.

Таким образом, типичные системы разработаны для того, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

Необходимо отметить, что каждая из различных видов систем может иметь компоненты, которые используются различными организационными уровнями и одновременно несколькими. Секретарь может находить информацию относительно МIS или средний менеджер может нуждаться в данных анализа из ТPS.

Внутри каждого из уровней принятия решений исследователи классифицируют решения как неструктурированные (неформализованные) и структурированные (формализованные). В неструктурированных решениях принимающий решение должен обеспечить суждение, оценку и проникновение в прикладную область. Каждое из этих решений оригинально, важно, нет установившейся практики и проработанной процедуры для их принятия.

Структуррованные решения, наоборот, являются повторяемыми и обычными. Отрабатывается определенная процедура для их принятия, чтобы они не рассматривались каждый раз как новые. Некоторые решения частично структурированы, т. е. только часть проблемы имеет четкий ответ, обеспеченный в соответствии с принятой процедурой.

Охарактеризую основные информационные системы более подробно.

Системы диалоговой обработки запросов (ТРS) — основные деловые системы, обслуживающие эксплуатационный уровень организации. Система диалоговой обработки запросов — компьютеризированная система, которая выполняет и рассчитывает рутинные транзакции, необходимые для проведения бизнеса. Например — коммерческие расчеты продаж, платежные ведомости, хранение отчетов служащих, отгрузка и пр.

В данном случае, на эксплуатационном уровне задачи, ресурсы и цели предопределены и высоко формализованы. Например, решение о предоставлении кредита клиенту принимается управляющим низшего уровня согласно определенным критериям. Все что должно быть определено — соответствует ли клиент заданным критериям.

Системы работы знания и автоматизации делопроизводства.

Системы работы знания (КWS) и системы автоматизации делопроизводства (ОАS) обслуживают информационные потребности на уровне знаний организации. Системы работы знания типа научных или инженерных рабочих станций (мест), а также автоматизированных рабочих мест (АРМ) способствуют созданию новых знаний и гарантируют, что новые знания и технический опыт должным образом интегрируются в бизнес.

Обработчики данных, это, как правило секретари, бухгалтеры, делопроизводители или менеджеры, чья работа заключается, главным образом, в использовании, манипулировании или распространении информации.

Системы автоматизации делопроизводства (ОАS) — это информационные приложения, технологии, разработанные для увеличения производительности обработчиков данных в офисе, поддержания координирования и связей типичного офиса.

Управляющие информационные системы (МIS) обслуживают управленческий уровень организации, обеспечивая менеджеров докладами и, в некоторых случаях, интерактивным доступом к текущей работе организации и отчетам. Обычно они ориентируются исключительно внутренние, не относящиеся к окружающей среде результаты. МIS прежде всего обслуживают функции планирования, управления и принятия решений на управленческом уровне.

В основном МIS обслуживают менеджеров, заинтересованных в еженедельных, ежемесячных и ежегодных результатах. МIS, как правило, адресуют структурные вопросы, которые известны заранее. Эти системы вообще не гибки и имеют немного аналитических возможностей. Большинство МIS используют простую установившуюся практику типа резюме и сравнения. Основная задача МIS — следить за тем, насколько процесс соответствует заведенному порядку.

Кроме того, следует выделить системы поддержки принятия решений (DSS). В 1970;е гг. ряд компаний начал развивать информационные системы, которые совершенно отличались от традиционных систем. Эти новые системы были интерактивными, разрабатывались, чтобы помочь конечным пользователям использовать данные и модели, обсуждать и решать слабоструктурированные и неструктурированные проблемы.

Системы поддержки принятия решений помогают принятию решений управления, объединяя данные, сложные аналитические модели и удобное для пользователя программное обеспечение в единую мощную систему, которая может поддерживать слабоструктурированное или неструктурированное принятие решений. DSS находятся под управлением пользователя от начала до заключительной реализации и используются ежедневно. Основная концепция DSS — дать пользователям инструментальные средства, необходимые для анализа важных блоков данных, используя легко управляемые сложные модели.

DSS могут использоваться на разных уровнях организации. Главные менеджеры применяют финансовые DSS, чтобы предсказать пригодность общих фондов для инвестиции отделением. Средние менеджеры внутри отделов могут использовать эти оценки и ту же самую систему и данные, чтобы принять решения относительно распределения фондов отделения по проектам.

Система поддержки принятия решений имеет три основных компонента: базу данных, модель и систему программного обеспечения. Модель — это собрание математических и аналитических моделей, которые могут легко быть сделаны доступными для пользователя.

Среди наиболее широко используемых моделей — модели анализа чувствительности, которые задают вопросы типа «что, если?» неоднократно, чтобы определить влияние изменений в одном или большем количестве факторизации на результатах. Работа анализа «что, если» на основании известных или принятых условий допускает, чтобы пользователь изменял некоторые значения результатов испытаний, чтобы лучше предсказывать результаты, если изменения появляются в этих значениях. Например, что случится, если мы поднимем цену на 5% или увеличим смету расходов на рекламу на 100 000 руб. Что случится, если мы сохраним цену и смету расходов на рекламу теми же самыми?

В обратном направлении программное обеспечение анализа чувствительности используется для целевого поиска: если я желаю продать один миллион единиц изделия в следующем году, на сколько я должен снизить цену изделия? Таким образом, в соответствии с замыслом DSS, имеют большую аналитическую мощность, чем другие системы, главное их достоинство — ряд моделей, предназначенных для анализа данных.

В настоящее время информационные системы помогают создавать и распространять знания и информацию в организации через новые системы работы знания, приложения, обеспечивающие компаниям доступ к данным и системам коммуникаций, связывающим разветвленное предприятие по всему миру.

Основная цель информационных систем — обеспечение процесса принятия решений, а именно — предоставление нужной информации в нужном месте и в нужное время.

Организации используют информацию для достижения четырех основных целей своего функционирования:

• — создания возможности функционирования, то есть для роста прибыли и расширения рынков;
• — снижения рисков и уменьшения неопределенности;
• — получения власти и средств воздействия на других;
• — контроля и оценки производительности и эффективности своей фирмы.

Потенциальные выгоды от информационных систем приведены в таблице 3.

Пользу от улучшения процесса обмена информацией можно описать как совершенствование взаимоотношений с клиентами и поставщиками, совершенствование внутриорганизационной технологии, более быстрый доступ к ресурсам и услугам специалистов.

Таблица 3. Стратегические выгоды от использования информационных систем.

Специалистами замечено, что все преуспевающие организации имеют хорошие информационные системы, как автоматизированные, так и неавтоматизированные.

Преимущество от внедрения различных информационных систем идет не от самой системы. Нельзя говорить «плохая» или «хорошая» программа, система. Основное преимущество проявляется от повышения эффективности бизнес-процессов, которые поддерживает информационная система предприятия. Информационная система должна быть настроена на достижение стратегических и тактических целей организации, иначе, несмотря на бесспорные преимущества, принципиальных улучшений в бизнесе может и не наступить.

Вместе с тем, нельзя не учитывать концепции построения тех или иных информационных систем.

В настоящее время мировой рынок информационных и телекоммуникационных технологий (ИКТ) включает в себя сегменты аппаратного обеспечения, программного обеспечения, ИТ-услуг, а также сегмент телекоммуникаций.

Сегодня объем мирового рынка ИКТ по величине затрат превысил 2,5 трлн. долл. Большая его часть приходится на телекоммуникационные услуги — почти 1,5 трлн. Долл. Около 25% общего объема было потрачено в прошлом году на ИТ-услуги. Доля затрат на аппаратные средства составила порядка 15%. Минимальный показатель — 4% - составили затраты на программное обеспечение. В целом расходы на ИТ в мире (без телекоммуникаций) в 2008 г. достигли более 1 трлн. долл.

Исходным стандартом, появившимся в 1970;х годах, является стандарт MRP (Material Requirements Planning), представляющий собой методологию планирования потребности в материалах.

Основная задача, решаемая в рамках методологии MRP, состоит в минимизации издержек посредством эффективного управления материальными запасами.

Логику функционирования системы стандарта MRP можно представить следующей схемой (рис. 1.).

Рис. 1. Структура системы стандарта MRP

На Рис. 1. отображены основные информационные элементы системы стандарта MRP. Ее входными элементами являются:

• 1. Описание состояния материалов. Является основным входным элементом программы MRP. В нем отражается максимально полная информация обо всех материалах и комплектующих, необходимых для производства конечного продукта.
• 2. Программа производства. Представляет собой оптимизированный график распределения времени для производства необходимой партии готовой продукции за планируемый период.
• 3. Перечень составляющих конечного продукта. Список материалов и их количество, требуемое для производства конечного продукта.

Использование системы стандарта MRP для планирования производственных потребностей позволяет обеспечить производство компонентами, требуемыми в соответствии с планом выпуска конечной продукции точно в том количестве и в те сроки, которые обозначены для ее изготовления, тем самым значительно снизить складские издержки и облегчить ведение производственного учета.

Дальнейшее развитие концепции MRP шло по пути максимального расширения функций и возможностей информационных систем.

В результате появилась концепция ERP (Enterprise Resource Planning) — планирование ресурсов предприятия.

К классу ERP-систем относится управленческое программное обеспечение, которое обеспечивает интегрированность автоматизации управленческих функций и рабочих процессов в рамках единой корпоративной информационной системы, т. е. позволяет осуществить «сквозную» информатизацию деятельности компании.

Такие системы предоставляют возможность работать на интегрированном информационном поле множеству удаленных пользователей, что обеспечивает максимальный эффект при управлении крупными производствами и корпорациями.

Идея таких систем состоит в том, что элементы ПО, предназначенные для поддержки разных функций предприятия, должны непрерывно взаимодействовать между собой. По сути, ERP-система пытается «воспроизвести» бизнес-процессы в программном обеспечении и сопровождать каждое действие того или иного сотрудника.

К основным отличиям современных ERP-систем относится поддержка:

• — различных типов производств;
• — планирования ресурсов по всем направлениям деятельности, где задействованы финансовые и материальные объекты;
• — управления сложным многопрофильным предприятием или холдингом.

Рынок ERP-систем является частью информационно-коммуникативной отрасли, которая, в свою очередь, объединяет 2 основных сектора: Связи и Информационных технологий. При этом отрасль Информационные технологии объединяет всю совокупность предприятий и организаций, обслуживающих деятельность других предприятий и организаций в части услуг по техническому и программному обеспечению (разработка программного обеспечения, создание и обработка баз данных, создание и обслуживание локальных компьютерных сетей, услуги сети Интернет, техническое обслуживание и ремонт вычислительной техники).

Западные ERP-системы (системы автоматизации управления предприятием) появились российском рынке еще в начале 1990;х. В настоящее время, лидирующее положение на рынке занимает семерка компаний, доля которых, по итогам 2006 года, составила 93% от всего рынка ERP.

Рис. 2. Доля рынка основных производителей ERP-систем, 2010 г.

Системы ERP представляют собой «верхний уровень» в иерархии систем управления предприятием, затрагивающий ключевые аспекты его производственной и коммерческой деятельности, такие как производство, планирование, финансы и бухгалтерия, материально-техническое снабжение и управление кадрами, сбыт, управление запасами, ведение заказов на изготовление (поставку) продукции и предоставление услуг.

Основными отличиями систем основанных на концепции ERP от их предшественников, использующих иные методологии, стали значительно большее внимание финансовым подсистемам и возможность управления «виртуальным предприятием».

Виртуальное предприятие отражает взаимодействие производства, поставщиков, партнеров и потребителей. Оно может состоять из автономно работающих учреждений, корпораций, быть распределено географически или состоять из временного объединения предприятий, работающих над каким-либо проектом.

В ERP также добавляются механизмы управления транснациональными корпорациями, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета и отчетности. Эти отличия в меньшей степени затрагивают логику и функциональность систем, и в большей степени определяют их инфраструктуру и масштабируемость. Так же их характеризует более высокая гибкость, надежность и производительность.

Функциональность реальных ERP-систем позволяет эффективно обеспечить решение комплекса первоочередных задач, которые стоят сегодня перед предприятиями, а именно: эффективное управление сбытом и снабжением; контроль за финансовыми и материальными потоками; планирование выпуска продукции.

Таким образом, ERP-системы не являются ответом на все задачи, требующие своего решения. Все равно будет стоять необходимость установки дополнительных подсистем, например: документооборота; электронной коммерции; маркетинговой службы.

• 1. В настоящее время в России все более широко используются современные системы и информационные средства управления предприятиями. При этом происходит интеграция российского опыта применения информационных систем управления предприятиями и соответствующего мирового опыта.
• 2. Можно выделить следующие системы информационной поддержки:
  • — Ехесutive Suрроrt Sуstems (ЕSS) на стратегическом уровне;
  • — управляющие информационные системы — Маnаgеment Information Systems (МIS) и системы поддержки принятия решений — Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне;
  • — системы работы знания — Кnowledge Work Systems (KWS) и системы автоматизации делопроизводства — Office Automation Systems (ОАS) на уровне знаний;
  • — системы диалоговой обработки запросов — Тransaction Processing Systems (ТРS) на эксплуатационном уровне.