Подготовка и использование номенклатуры дел

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т. е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» Кузнецова, Т. В. Делопроизводство: Учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. — М.: ЮНИТИ, 2003. — С. 208.

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел Там же.

Номенклатура дел — систематизированный перечень дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформлений в установленном порядке. ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Госсстандарт России, 1998. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. В соответствии с Основными правилами работы с архивом организаций различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел — составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Госсстандарт России, 1998.

Примерная номенклатура дел — устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация Там же. .

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

Индивидуальная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или её структурного подразделения в определённом календарном году ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Госсстандарт России, 1998.

При наличии типовой номенклатуры дел из неё полностью переносятся в индивидуальную. Заголовки могут конкретизироваться с учётом специфики деятельности организации. Из примерной номенклатуры дел выбираются названия тех дел, которые образуются в конкретной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объёма документации или специфики работы данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

В небольших организациях, не имеющих чёткой структуры, составляется одна номенклатура дел. В крупных учреждениях и организациях номенклатура дел составляется для каждого структурного подразделения, затем на основании номенклатур подразделений составляется сводная номенклатура дел Кузнецова, Т. В. Делопроизводство: Учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. — М.: ЮНИТИ, 2003. — С. 276.

Согласно перечням типовых документов, у каждого из них имеется определенный срок хранения. Это означает, что размещение оперативного типа решает также задачи мониторинга сроков содержания и уничтожения просроченных документов.

Рассмотрим весь процесс подготовки документов к сдаче в архивное хранение, более подробно:

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Госсстандарт России, 1998.

Номенклатура дел — это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

• * номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
• * каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
• * номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
• * номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
• * номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Госсстандарт России, 1998.

Общие требования к номенклатуре:

Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации являются Основные правила работы архивов организаций Кузнецова, Т. В. Делопроизводство: Учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. — М.: ЮНИТИ, 2003. — С. 277.

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

• * охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
• * раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
• * конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
• * систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

В номенклатуру дел не включаются:

• — печатные издания;
• — брошюры;
• — справочники;
• — реферативные журналы;
• — экспресс-информация и т. д. ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Госсстандарт России, 1998.

Как в номенклатуре дел структурных подразделений, так и в единой номенклатуре дел учреждения на протяжении календарного года в графе «Примечание» указывают:

• — новые дела, которые включены в номенклатуру;
• — переходные дела;
• — должностных лиц, отвечающих за формирование дел;
• — факт передачи дел на государственное хранение Там же.

В конце календарного года номенклатура дел учреждения обязательно закрывается итоговой записью о категории и количестве заведенных дел, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении. Номенклатура дел, как в учреждении, так и в его структурных подразделениях, ежегодно (не позднее ноября-декабря месяца) пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений номенклатура дел:

• — районных, городских отделов и управлений образования согласуется с экспертно — проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива и утверждается начальником районного, городского отдела (управления) образования;
• — общеобразовательных учебных заведений согласуется с районными, городскими органами управления образованием и утверждается директором общеобразовательного учебного заведения ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Госсстандарт России, 1998.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Номенклатура для организации — составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственноехранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем. При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

• — каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет условное обозначение — индекс, который включает:
• — индекс структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений);
• — порядковый номер дела данного структурного подразделения (отдельного исполнителя) ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Госсстандарт России, 1998.

При определении последовательности размещения дел в номенклатуре учитывается степень важности вопросов, взаимосвязь документов, входящих в одну группу дел. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы вышестоящих организаций, далее группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (приказы, распоряжения, решения и т. д.), планово — отчетная документация и переписка. В последней группе (переписка) первыми размещаются те дела, которые содержат переписку с вышестоящими организациями.