Влияние информационных систем на структуру управления предприятием и организацией

Многолетний опыт в использовании компьютеров для управления предприятиями и организациями показывает, что простое внедрение средств автоматизации без пересмотра устоявшихся подходов к управлению основными процессами на предприятии мало, что дает. В данном случае система является лишь отражением существующих управленческих процессов. Затраты, связанные с внедрением информационной системы минимальны. Минимальным будет также и экономический эффект.

Для того чтобы информационная система стала действенным инструментом в деле совершенствования процессов управления, прежде всего, необходимо коренное преобразование самой системы управления. Только основательные преобразования в ней, смена взглядов на основные производственные и хозяйственные процессы, которые будет поддерживать информационная система, позволит достичь успеха. В результате будет иметь место взаимное влияние: с одной стороны внедрение информационной системы требует изменения системы управления предприятием, а с другой — действующая система управления требует определенной адаптации внедряемой информационной системы для учета специфики предприятия.

Если внедрению информационной системы предшествует этап радикального пересмотра существующих методов управления, то имеет место реинжиниринг бизнес-процессов. Последний вносит в систему управления следующие изменения:

Переход от задач управления к бизнес-процессам влечет за собой изменение существующих отношений между подчиненными и их руководителями. Если при традиционном иерархическом управлении имеет место разделение людей по функциональным подразделениям, то после реорганизации сотрудники объединяются вокруг бизнес-процессов. Команды, обеспечивающие реализацию бизнес-процессов, иногда называют виртуальными командами, так как они состоят из временных сотрудников, принадлежащих различным структурным подразделениям. Для управления виртуальными командами создают матричные структуры;

Содержание работы, выполняемой сотрудниками, изменяется, так как внедрение информационной системы сокращает менеджеров среднего звена. Необходимая информация уже в интегрированном виде может поступать от сотрудников, оперативно обрабатывающих исходную информацию, непосредственно главному менеджеру, что ведет к перераспределению ответственности. Работа работников нижнего звена становится более содержательной, а высшего звена более оперативной за счет ликвидации излишней согласованности, ожиданий, проверок и т. д.;

Происходит пересмотр критериев оценки труда и оплаты труда, так как становится очевидным, что оцениваться должна не деятельность сотрудника, а результаты его деятельности. Это становится возможным благодаря внедрению бизнес-процессов, обеспечиваемых виртуальными командами, члены которых ориентированы на максимальное удовлетворение клиентов.

Системный анализ — научная основа для создания информационных систем системный анализ предполагает рассмотрение объекта как целого, состоящего из частей и выделенного из окружающей среды. Это позволяет выявить его важные стороны, характеристики, элементы, необходимые для построения системы управления.

Система — базовое понятие системного анализа. Система — это множество взаимосвязанных элементов или подсистем, которые сообща функционируют для достижения общей цели. Она характеризуется следующими соотношениями:

целое — это нечто большее суммы его частей;

целое определяет природу его частей;

части не могут распознаваться вне целого;

части пребывают в постоянной взаимосвязи.

Различают естественные и искусственные системы. Примерами естественных систем являются: планетарная, водная, атмосферная, биологическая и т. д. Примерами искусственных систем могут служить: производственные, технические, энергетические, транспортные, информационные, финансовые и другие системы.

Подсистема — это часть системы, которая в свою очередь, также может рассматриваться в качестве системы. Всякая система характеризуется целью, границами, структурой, входом, выходом, прямой и обратной связью.

Этапы системного анализа, предназначенного для совершенствования систем управления, применяемые лишь к искусственно создаваемым системам.

1. Формирование цели.

Цель системы — это идеальное, мысленное предвосхищение результата ее деятельности. Примерами целей могут служить: совершенствование организационной структуры предприятия, совершенствование процессов принятия решений, совершенствование технологии производства, сбыта, поставок и т. д.

В результате выполнения данного этапа получают структурированные цели, связанные с функциями управления (деревья целей).

2. Определение границ системы.

Границы системы определяются ее создателем путем ликвидации большинства существующих связей с окружающей средой, за исключением тех, что называются входом и выходом. Таким образом, всегда существует надсистемный субъект, который создает систему в соответствии с определяемыми им целями.

3. Определение существующей структуры системы и вариантов совершенствования.

Выделенная из среды или вновь созданная система обладает структурой, под которой понимается совокупность элементов и связей между ними (множество отношений). Связи (отношения) задаются либо графически (например, средствами теории графов), либо аналитически (например, уравнениями, матрицами и т. д.). В результате получают различные структуры (как есть): организационные структуры, структуры производства, структуры сбыта и т. д. Форма их представления различна: таблицы, матрицы, графы, диаграммы и т. д.

4. Определение прямой и обратной связей.

Прямые и обратные связи необходимы для управления. Под управлением будет пониматься некоторое воздействие на объект (систему), которое обеспечивает придание ему требуемых свойств, состояний, характеристик. В системе управления, т. е. системе в которой реализуется управление, выделяется субъект управления (аппарат управления), т. е., управляющий орган, и объект управления (управляемая часть системы). Управление может быть как односторонним, так и с обратной связью.

5. Распределение функций управления в соответствии с новой структурой и имеющимися средствами.

Цели, для которых создается система управления, неотделимы от средств их достижения. Средства бывают материальные, людские, энергетические, финансовые и т. д. Все они должны быть определены в количественном выражении и связаны с функциями в новой структуре управления.

Стандартизация — технологическая основа для создания открытых информационных систем.

Конкурентоспособность информационных систем, информационных технологий и отдельных программных продуктов, сложность создания и развития требуют их соответствия общепризнанным стандартам. Стандартизация информационных технологий и систем повышает их прибыльность за счет снижения затрат на создание и особенно модификацию. Стандартизации подлежат:

базовые функции операционных систем;

функции управления базами данных и распределенная обработка;

функции пользовательского интерфейса;

функции взаимосвязи открытых систем;

структура данных и документов;

— безопасность информационных систем и др.

Создаются информационные системы в соответствии со стандартами, которые разрабатываются многочисленными организациями. Кроме того, существуют ассоциации и консорциумы, разрабатывающие рекомендации, полезные в деле автоматизации управленческих процессов.

Стандарты в области информационных технологий можно классифицировать следующим образом:

По уровню утверждающей организации.

По предмету стандартизации: функциональные стандарты (стандарты на языки программирования, интерфейсы, протоколы) и стандарты на организацию жизненного цикла (ЖЦ) информационных систем.

Согласно первому признаку классификации стандарты располагаются следующим образом:

На верхнем уровне находятся международные стандарты (ISP), признанные соответствующими комитетами.

2. На среднем уровне находятся региональные стандарты, создаваемые для группы стран или континентов На нижнем уровне находятся национальные стандарты, действующие в рамках отдельных государств.

В РФ функционирует Государственный институт по стандартизации и метрологии под названием «Государственный профиль взаимосвязи открытых систем России. Рекомендации по освоению». Государственный профиль взаимодействия открытых систем определяет:

государственную политику России в области информационных технологий, ее ориентацию на ИСО/МЭК;

набор взаимосвязанных государственных стандартов России, предназначенный для регламентации прикладных задач (электронная почта, кодирование символов, базы данных и т. д.);

очередность разработки стандартов, касающихся информационных технологий.

Кроме международных, региональных и национальных стандартов разрабатываются отраслевые (корпоративные) стандарты, стандарты промышленных консорциумов.

Все без исключения стандарты верхнего уровня предназначены для создания открытых информационных систем.

Понятие открытых систем Открытая информационная система — это система, которая способна взаимодействовать с другой системой посредством использования международных стандартов.

Стандарты открытых информационных систем необходимы для обеспечения взаимодействия информационных технологий.

Все множество стандартов верхнего уровня можно разделить на две группы:

стандарты, регламентирующие архитектуру информационной системы и взаимодействие прикладных программ внутри системы;

стандарты, обеспечивающие взаимодействие одной информационной системы с иными (внешними) информационными системами.

Большинство стандартов состоит из следующих разделов: введение, область применения, примеры, нормативные ссылки, определения, спецификации. Спецификация — это описание функций, служб и форматов, обеспечивающих интерфейс между различными компонентами системы.

Основные свойства открытых систем:

• -Расширяемость
• -Масштабируемость
• -Переносимость приложений, данных и персонала.
• -Интероперабельность приложений и систем
• -Способность к интеграции
• -Высокая готовность

Расширяемость (англ. extensibility) означает возможность сравнительно легкого добавления отдельных элементов сети (пользователей, компьютеров, приложений, служб), наращивания длины сегментов сети и замены существующей аппаратуры более мощной.

Масштабимруемость (scalability) — в информатике означает способность системы увеличивать свою производительность при добавлении ресурсов (обычно аппаратных). Масштабируемость — важный аспект электронных систем, программных комплексов, баз данных, маршрутизаторов, сетей и т. п., если для них требуется возможность работать под большой нагрузкой. Система называется масштабируемой, если она способна увеличивать производительность пропорционально дополнительным ресурсам. Масштабируемость можно оценить через отношение прироста производительности системы к приросту используемых ей ресурсов. Чем ближе это отношение к единице, тем лучше. Также под масштабируемостью понимается возможность наращивания дополнительных ресурсов без структурных изменений центрального узла системы.

Под портимрованием (перенесением) понимают адаптацию некоторой программы или её части, с тем чтобы она работала в другой среде, отличающейся от той среды, под которую она была изначально написана. Процесс портирования также называют помртингом (от англ. porting), а результат — портом.

Интероперабельность (англ. interoperability способность к взаимодействию) — способность к взаимодействию двух и более систем или компонентов для обмена информацией и использованию этой информации.

Интеграция (от лат. integrum — целое; лат. integratio — восстановление, восполнение) — в общем случае обозначает объединение, взаимопроникновение. Объединение каких-либо элементов (частей) в целое. Процесс взаимного сближения и образования взаимосвязей.

Высокая доступность (англ. high availability) — это метод проектирования системы, позволяющий достигать высокий уровень доступности системы в течение какого-либо промежутка времени.

Доступность означает возможность группе пользователей использовать систему. Если у них нет такой возможности, система считается недоступной. Термин время недоступности обозначает период времени, в течение которого система была недоступна.