Методика построения системы мотивации для администратора проекта

Администратор проекта является помощником менеджера проекта. Его основная роль — снятие рутинных функций с менеджера проекта. Делегирование части функций администратору проекта помогает менеджеру проекта сосредоточить усилия па наиболее важных задачах по проекту. Менеджер проекта, как капитан корабля, должен вести проект, а все задачи, которые могут достаточно качественно сделать его подчиненные, должен передавать им. Администратор проекта назначается на конкретные задачи проекта и помогает менеджеру проекта. Его загрузка на одном проекте не является, как правило, полной. В данной организации пользуются следующим методом: один администратор назначается на несколько проектов одновременно, находящихся на разных стадиях. Это помогает компаниям максимально использовать имеющийся персонал и соответственно распределять затраты по разным проектам. Как правило в данной организации администратору дается в работу около 5−7 проектов. Его функции по этим проектам четко прописываются в Уставе проекта и утверждаются менеджером / менеджерами проектов.

Для администратора любого проекта, на всех этапах реализации проекта основными задачами выступают:

формирование плана проекта и его обновление (в т.ч. прием фактических трудозатрат от исполнителей), если данная функция делегирована от менеджера проекта;

обеспечение взаимодействия в проекте по указанию менеджера проекта;

подготовка еженедельного отчета по проекту и отправка отчета Заказчику после согласования Руководителем проекта;

архивирование документации, но завершению проекта;

координация изменений в перечне, составе и дизайне отчетов и представлений в информационной системе;

поддержка информационной системы управления проектами в рабочем состоянии;

поддержка корпоративного пула ресурсов, добавление и удаление ресурсов и календарей ресурсов по согласованию с Руководителем портфеля проектов.

Система оплаты труда администратора проекта, как правило, зависит только от результатов его деятельности и не связана с результатами конкретного проекта. Хотя такая система и наиболее распространена, но все же она имеет свои достоинства и недостатки. При такой системе администратор не нацелен на результаты проекта, он мотивирован только па выполнение конкретных функций по проекту, что может отрицательно сказаться на результатах конкретного проекта. Таким образом, наша задача сформировать систему мотивации администратора проекта, которая будет учитывать качество его работы по всем проектам и стимулировать на достижение целей по каждому.

Можно предложить следующую систему мотивации: за выполнение своих функций администратор проекта будет получать оклад. При качественном выполнении функций по всем проектам ему будет выплачиваться ежемесячная надбавка. При закрытии проекта и оценке его деятельности по конкретному проекту — премия.

Для определения эффективности работы администратора проекта необходимо ввести ряд «затратных» показателей оценки его деятельности. Данные показатели индивидуально разрабатываются и зависят от типа проекта, организационной структуры управления компании, от внутренних норм и правил отчетности персонала перед непосредственным руководителем.

Для проектов организации такими показателями могут быть:

наличие документов проекта по завершенным задачам;

соответствие названия документов внутренним стандартам;

наличие связей между работами проекта и документами, выложенными в программном продукте для управления проектами;

своевременная актуализация графика проекта;

своевременная подготовка отчета о статусе проекта для Заказчика;

своевременное исправление нарушений прошлого отчетного периода;

своевременная проверка правильности планирования загрузки исполнителей по проекту;

своевременное принятие обновлений по проекту.

На основе этих или подобных показателей необходимо анализировать работу администратора проекта по каждому проекту. По итогам анализа работы по каждому проекту необходимо провести комплексный анализ работы, а именно просуммировать все недоделки по всем проектам в соответствии с выбранными показателями. Таким образом, получим количество нарушений по работе администратора проекта над всеми проектами. Эти показатели будут влиять на ежемесячную надбавку.

Последний компонент, составляющий систему мотивации администратора проекта — премия по итогам проекта. Премия по итогам проекта для сотрудников, занимающих соответствующие должности должна быть определена на этапе планирования проекта. Это фиксированная сумма, зависящая от ряда факторов:

достижения командой проекта целей проекта;

своевременности реализации проекта и соблюдения бюджета проекта;

от качества работы самого администратора проекта.

Таблица 3.7 — Зависимость размера премии администратора проекта от командной и индивидуальной работы.

Таблица 3.8 — Мотивационная матрица администратора проекта.