Организационная структура управления внешнеэкономической деятельностью предприятия

На сегодняшний день продукция предприятия Атлант пользуется спросом во многих странах мира. И это все благодаря четкой организации ВЭД предприятия. Раньше внешнеэкономической деятельностью предприятия занималась внешнеторговая фирма (ВТФ), в состав которой входило бюро по экспорту, бюро по импорту и бюро транспорта и таможенного оформления. Теперь импортом занимается отдел материально-технического снабжения (МТС). В отдел МТС входят:

• 1) Бюро закупок в странах дальнего зарубежья (закупки материалов и комплектующих);
• 2) Бюро по внешнеэкономической деятельности (закупки оборудования + ВЭД).

А экспортными поставками занимается коммерческий отдел. Организационную структуру коммерческого отдела см в Приложении Б.

Функции коммерческого отдела в области экспорта продукции:

• 1) Организация и обеспечение продажи всей выпускаемой продукции в страны дальнего и ближнего зарубежья;
• 2) Планирование, координация действий в сфере производства и продаж продукции;
• 3) Исследование и прогнозирование рынка с целью определения спроса на продукцию;
• 4) Разработка и реализация мероприятий по формированию спроса на продукцию;
• 5) Реклама продукции;
• 6) Организация, совершенствование и управление дилерской сетью предприятий;
• 7) Участие в формировании ассортиментной политики товаропроизводства с ориентацией на рынок;
• 8) Составление и осуществление планов продаж продукции;
• 9) Планирование и осуществление маневрирования товарными ресурсами с учетом региональной потребности населения;
• 10) Планирование и предоставление дополнительных услуг дилерской сети и др.

В области импорта функциями ОМТС являются:

• 1) Организация и планирование своевременного и полного обеспечения экологически чистыми материалами, комплектующими, оборудованием, запчастями к оборудованию и инструментом основного и вспомогательного производства из стран дальнего и ближнего зарубежья;
• 2) оказание помощи отделу МТС Барановичского станкостроительного завода;
• 3) Исследования конкурентной ситуации рынка с целью экономного расходования средств, с учетом требований, предъявляемых к качеству и техническому уровню импортируемой продукции и услуг;
• 4) Обеспечение качества при материально-техническом снабжении экологически чистыми материалами, комплектующими, запчастями к оборудованию и инструменту и др.

От работы отдела МТС зависит бесперебойная работа предприятия и качество выпускаемой продукции, поэтому он имеет огромное значение на предприятии. Так как мною проходилась практика в данном отделе, внимание было уделено импортным закупкам.

Основная задача закупочного процесса заключается не только в том, чтобы найти поставщиков, но и заинтересовать наилучших из них, достичь договоренности о минимальных ценах с одновременной гарантией высокого качества товаров и услуг. Наиболее важные сделки являются предметом долгих переговоров, что дает возможность заключать весьма детализированные контракты. В сделках, касающихся сырья, полуфабрикатов, ставится вопрос о контроле и допустимом изменении качества, о сроках и регулярности поставок, о возможном пересмотре цен. Переговоры могут затрагивать не только формы расчетов, условия платежа, но и способы финансирования.

Планирование и осуществление закупочной деятельности — это непрекращающийся процесс, требующий больших затрат денежных средств, энергии и умения работников службы снабжения адаптироваться в постоянно меняющихся макрои микроэкономических условиях.

Эффективная работа отдела напрямую зависит от результатов деятельности связанной с отслеживанием ситуации на рынке поставщиков, выявлению потенциальных и реальных поставщиков. Выполнение данной работы носит не разовый, а постоянный характер, так как производство имеет тенденцию к расширению, и на рынке появляются новые компании, а также продукция. Для поиска поставщиков используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов:

• 1 этап — поиск потенциальных поставщиков.
• 2 этап — проверка поставщиков.
• 3 этап — анализ потенциальных поставщиков.
• 4 этап — оценка надежности поставщика

Осуществление закупок обеспечивает полезной информацией различные функции предприятия. Информация о ценах, товарах, новых поставщиках новой продукции и технологии — все это представляет интерес для других отделов организации.

Новые методы маркетинга и систем дистрибьюции, используемые поставщиками, могут быть интересны для ОМиРа. Новости об основных инвестициях, слияниях, кандидатов на приобретение, международные политические и экономические события, предстоящее банкротства, основные карьерные продвижения и назначения на должности, существующие и потенциальные клиенты, представят интерес для маркетинга, финансирования, аналитических исследований и высшего руководства.

Необходимую информацию о поставщиках можно получить с выставок, презентаций, каталогов и интернета.

Договорная работа по закупке продукции ведёт учёт и контроль за ходом выполнения договоров поставок; исковую работу, включающую оформление и предъявление штрафных санкций за нарушение условий договоров; управление материальными ресурсами, закупленными предприятием. Правильная организация производственных закупок должна способствовать укреплению финансового положения предприятия, и, наоборот, ошибки в этой работе приводят к убыткам, а иногда к банкротству.

При осуществлении импорта, также как и при экспорте, осуществляется планирование. Планирование импорта характеризуется следующими особенностями:

• 1) отделы и службы завода «Атлант» ежегодно до 1 июня текущего года, предшествующего планируемому, сдают в ОМТС в бюро по закупкам в странах дальнего зарубежья заявки на материалы и комплектующие, оборудование, запасные части к оборудованию и инструменты;
• 2) заявки подаются по определенной форме, в которой указываются наименование материалов, остаток на конец года, потребность на планируемый год;
• 3) представленные заявки должны быть подписаны руководителем отдела (службы) и утверждены главным инженером — по оборудованию и запасным частям и заместителем директора ЗАО «АТЛАНТ» по коммерческим вопросам — по материалам и комплектующим;
• 4) проставляется стоимость материалов, дата заключения контракта, дата первой поставки и устанавливаются сроки платежей;
• 5) план согласуется со службами, которые подавали заявки, подписывается начальником ОМТС;
• 6) план финансируется, платежи расписываются по месяцам и по неделям для поэтапного погашения сумм по контрактам, при этом учитываются суммы таможенных платежей.

За 2009 год ЗАО «Атлант» уплатило таможенных платежей 54 597,4 (млн. руб) в том числе:

• · сборы за таможенное оформление 480,9 (млн. руб)
• · таможенная пошлина 15 668,4 (млн. руб)
• · НДС 38 448,1 (млн. руб)

В настоящее время проблем с импортом на «Атланте»" не существует.

Операционная структура экспортно-импортных операций завода достаточно разнообразна. В настоящее время бюро по закупкам в странах дальнего зарубежья ОМТС использует следующие виды операций:

• · прямая закупка. Используется в случаях единичных контрактов с импортерами на новых рынках, а также при единичных закупках оборудования.
• · консигнация. Используется при создании консигнационных складов в Казахстане и складов ответственного хранения в России.
• · агентские соглашения (Англия и ЮАР). Посредники наиболее активно задействованы в импортных операциях завода.
• · бартерные сделки и клиринг. Их стараются ограничивать, т.к. при осуществлении бартера и клиринга цены на продукцию на 10−15% ниже, что, естественно, приводит к реэкспорту.
• · совместные предприятия.

И так, можно сделать вывод, что основным показателем работы бюро по закупкам в странах дальнего зарубежья ОМТС является своевременное обеспечение ЗАО «Атлант» необходимыми и качественными материалами и недопущение остановки производства.

Расчет потребности в материальных ресурсах на капитальное строительство производится исходя из проектно-сметной документации на новый объект строительства. В сметах указан необходимый объем материалов, которые необходимы для закупки.

В процессе разработки плана материально-технического обеспечения необходимо предусматривать определенное количество ресурсов на создание задела или изменение величины незавершенного производства. Потребность в материалах для создания задела незавершенного производства (при запуске новых изделий) определяется путем умножения подетальных норм расхода на величину задела. Задел незавершенного производства зависит от: длительности производственного цикла, количества и величины одновременно обрабатываемых партий, методов организации и типов производства.

Расчеты потребности в оборудовании и запасных частях не применяются. Приобретение запасных частей осуществляется по мере необходимости.

По формам организации поставок продукции различают транзитную и складскую формы поставок. При транзитной форме снабжения материальные ресурсы перемещаются от поставщика к потребителю прямо, минуя промежуточные базы и склады посреднических организаций. При складской форме материальные ресурсы завозятся на склады и базы посреднических организаций, а затем с них отгружаются непосредственно потребителям.

Транзитную форму целесообразно применять в тех случаях, когда потребителям требуются материальные ресурсы в больших количествах, что дает возможность отгружать их вагонами.

При складской форме снабжения продукция со складов посреднических организаций может завозиться малыми партиями и с большей частотой, что способствует сокращению запасов материальных ресурсов у потребителей.

Для любого предприятия усилия по изучению рынка будут зависеть от вида совершаемых закупок. Наибольшие усилия будут при закупках, которые совершаются впервые. При закупке материальных ресурсов покупатель оценивает место расположения продавца, цену товара, ассортиментный перечень и качество продукции.

Особенностью работы ЗАО «АТЛАНТ» с поставщиками является то, что по результатам работы по заключенным контрактам раз в полгода подразделения, осуществляющие закупки, проводят повторную оценку поставщиков по определенным критериям с целью определения целесообразности дальнейшей работы с ними.

По результатам оценки поставщиков подразделение, осуществляющее закупки, рассчитывает итоговую балльную оценку и классифицирует поставщиков по группам: неудовлетворительный, удовлетворительный, хороший, отличный.

Данные, полученные при повторной оценке поставщиков, учитываются при составлении графика заключения договоров на следующий год и вносятся в картотеку квалифицированно возможных поставщиков. Получившие неудовлетворительную оценку поставщики в график заключения договоров не включаются.

Следует отметить тот факт, что если раньше основными поставщиками были зарубежные предприятия, то в настоящее время производителями покупных и комплектующих в основном являются отечественные предприятия.

Доставка материальных ресурсов на предприятие производится собственным и наемным транспортом. С перевозчиком заключаются договора на определенную марку машины и по определенному тарифу. Организация использует наемный транспорт только в качестве экстренной необходимости, во избежание высоких транспортных расходов.

Доставка материалов в цехи осуществляется различными способами с использованием средств механизации и автоматизации. Для погрузочно-разгрузочных работ используются вилочные погрузчики и штабелёры. С их помощью производится укладка материалов в штабеля с минимальной экономией складского места.

На предприятии также используются различные транспортирующие машины и механизмы. Среди них можно выделить конвейер и автотележки. В основном используется стационарный пластинчатый вид конвейера для перемещения штучных и крупнокусковых грузов. Автотележки имеют мотор автомобильного или мотоциклетного типа, что позволяет им работать без ограничения во времени. Также для перемещения штучных, затаренных и сыпучих грузов используются электротягачи, позволяющие перевозить грузы массой до 10 тонн. Электротягачи перемещают грузы между цехами и складами предприятия.

К грузоподъемным машинам, используемых на предприятии, относятся различного рода краны, подъемники и грузовые лифты.

Для перемещения грузов внутри цехов и между ними используется специальная внутренняя тара. К ней относятся сетчатые и металлические ящики. Например, сетчатые ящики используются для транспортировки дверей холодильников между сборочными цехами, чтобы предотвратить их повреждение.

Для подачи материалов со склада ПДО используется ленточно-конвейерный механизм подачи. А для упрощения работы с материалами все разложено по специальным ящикам.

Система питания цехов материалами осуществляется по строго определенной и утвержденной схеме. Поставка материалов осуществляется непрерывно мелкими партиями, что обеспечивает непрерывность производственного процесса.

Процесс закупок начинается с определения качества и количества сырья, материалов, необходимых для производственной деятельности предприятия. Отделом снабжения определяется организация, производящая и поставляющая необходимые материалы, производится их оценка по 100-бальной системе.

Основными критериями оценки поставщиков для их дальнейшего отбора являются:

• · качество закупаемых материалов;
• · цена закупаемых материалов;
• · территориальное расположение поставщика (офис/склад);
• · условия оплаты и расчетов;
• · имидж поставщика на рынке.

На основании указанных критериев составляется реестр поставщиков, который утверждается руководителем предприятия. После определения конкретного поставщика в его адрес направляется заявка — письмо в произвольной форме, в которой указываются: наименование товара, марка, класс, сорт, его потребность на планируемый период и срок поставки. На основании поданной заявки оформляется договор (контракт) произвольной формы. Договор должен соответствовать обязательным для сторон требованиям, установленным законодательством.

В договоре (контракте) должны быть отражены:

• · цель приобретения товара;
• · порядок расчетов и цена товара;
• · способ доставки (транспорта);
• · имущественная ответственность сторон;
• · срок действия договора;
• · порядок изменения и расторжения договора;
• · иные, не противоречащие законодательству Республики Беларусь условия, которые стороны признают необходимыми предусмотреть в договоре.

Все поступающие в адрес предприятия проекты договоров на снабжение сырья, материалов и др. рассматривает начальник ОМТС и в обязательном порядке назначает лицо, которое в свою очередь организует его изучение и оформляет протокол разногласий при наличии оснований.

Основанием для заключения импортной сделки служит служебная записка, поступающая на ОМТС (бюро по закупкам в странах дальнего зарубежья) из производственных цехов и других отделов. В записке перечисляются необходимые для закупки материалы и комплектующие, а также указывается причина закупки. Служебная записка подписывается главным инженером и направляется начальнику ОМТС, который составляет соответствующее задание для одного из инженеров.

При подготовке импортной сделки в зависимости от ситуации ОМТС использует один из 3-х вариантов:

• — направление заказа потенциальному или уже известному продавцу;
• — направление запроса производителю относительно товаров, интересующих импортера;
• — направление потенциальному экспортеру коммерческого письма о намерениях вступить в переговоры в ответ на его предложение.

В большинстве случаев при планировании сделок инженеры по импорту отправляют запросы инофирмам на поставку материалов, комплектующих, оборудования, реже — получают предложения от инофирм. Ежедневно инофирмам рассылаются 2−3 запроса. Запрос содержит следующую информацию: наименование материала, модель и количество.

После того, как контакт установлен, с контрагентами ведется деловая переписка для согласования отдельных условий будущего контракта. Посредством переписки достигается необходимый уровень цены на импортируемые материалы. При поставках сложного оборудования и при экспорте товаров всегда проводятся переговоры. С момента первой оферты или запроса и до подписания контракта может пройти от 1−2 недель до 6 месяцев.

Т.е. можно констатировать, что процедура первоначального этапа подготовки экспортно-импортной сделки на ОМТС бюро по закупкам в странах дальнего зарубежья является классической и полностью соответствует принятой международной практике Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для данного вида сделок, если ГК РБ и иными актами законодательства для них не установлена определенная форма (ст. 404 ГК РБ).

Договор должен соответствовать обязательным для сторон требованиям, установленным законодательством.

В договоре обязательно должны быть отражены:

• · предмет договора (наименование товара, его количество, ассортимент, качество и комплектность);
• · цена и сумма договора;
• · условия оплаты;
• · порядок поставки;
• · упаковка, маркировка, качество и комплектность;
• · сдача-приемка;
• · форс-мажор;
• · ответственность сторон;
• · дополнительные условия;
• · срок действия договора;
• · иные не противоречащие законодательству Республики Беларусь условия, которые стороны признают необходимым предусмотреть в договоре.

В качестве существенного условия в договоре должна быть указана цель приобретения товара.

По договору возможно принятие дополнительных соглашений и приложений, предварительно согласованных обеими сторонами.

Преамбула (вводная часть) договора (контракта) содержит наименование договора, место и дату его подписания, полное фирменное наименование поставщика и потребителя, под которым они зарегистрированы в реестре государственной регистрации, названия сторон по договору, подробное наименование должностей, фамилий, имен, отчеств лиц, подписывающих договор, а также наименование документа, из которого следуют полномочия лица на подписание договора.

В договоре могут быть изложены при необходимости и другие условия:

• · дополнительные обязательства сторон;
• · положения о том, что приложения к договору являются неотъемлемой частью;
• · условие о том, что все изменения и дополнения к договору являются действительными только в том случае, если они представлены в письменной форме и подписаны обеими сторонами;
• · порядок прекращения договора;
• · порядок и сроки предъявления и рассмотрения претензий;
• · условия конфиденциальности по договору;
• · наличие юридической силы у договора и других документов по нему при их передаче по факсимильной связи.

Текст договора заканчивается юридическими адресами сторон и подписями Продавца и Покупателя.

Учет и контроль за исполнением договоров возлагается на начальника коммерческого отдела и зам. директора по производству. Изменение и расторжение договоров производится аналогично с их заключением. Предложение об изменении или расторжении договора подготавливает лицо, ответственное за его заключение и исполнение. В случае выявления входным контролем несоответствия поступившей продукции требованиям техническим нормативным правовым актом, использование которой не повлияет на ухудшение качества изготавливаемой продукции, коммерческий отдел оформляет разрешение на отступление.

Наиболее часто встречающиеся основные нарушения:

• — несвоевременная поставка товара;
• — недопоставка товара (т.е. поставка товара не в том количестве, которое было оговорено в заявке);
• — поставка некачественного товара, либо несвоевременная замена некачественного товара;
• — если договор заключен на условиях 100% предоплаты, а товар не поставлен в установленный срок.

Санкции, применяемые за нарушение условий договора (согласно постановлению Кабинета Министров Республики Беларусь от 08.07.1996 № 444 (ред. От 02.06.2000) «Об утверждении положения о поставках товаров Республики Беларусь»):

• 1) за неисполнение или ненадлежащее исполнение условий договора стороны несут ответственность, предусмотренную настоящим Положением или законодательством и соглашением сторон;
• 2) за нарушение обязанностей по договору поставки взыскиваются неустойка (штраф, пеня) и убытки;
• 3) за непоставку или недопоставку товара согласно условиям договора поставщик уплачивает покупателю неустойку (штраф) в размере 10% стоимости непоставленного товара или недопоставленного в срок товара;
• 4) если поставленный товар не соответствует по качеству стандартам, другой нормативно-технической документации, образцам (эталонам) или иным условиям договора, а также, если поставлен некомплектный товар, поставщик уплачивает покупателю неустойку (штраф) в размере 25% стоимости некачественного, либо неукомплектованного товара;
• 5) за несвоевременную поставку товара штраф в размере 10% от суммы недопоставленного товара;
• 6).за непоставку товара в установленный срок (предоплата 100%) взыскивается % за пользование чужими денежными средствами в соответствии со ст. 366 ГК РБ, т. е. в размере ставки рефинансирования Нацбанка РБ за каждый день просрочки ?0.15%.

Прямая процедура применяется при закупках:

• · если ориентировочная цена контракта закупки ниже суммы, эквивалентной 1000 базовых величин на дату принятия решения о проведении закупки;
• · отечественных и импортных материалов, комплектующих изделий, агрегатов и узлов для производственной деятельности, предусмотренной уставом ЗАО «Атлант», и взаимодействия с организациями-поставщиками, а также запасных частей и расходных материалов к действующему технологическому оборудованию;
• · товаров собственного производства у юридических лиц и индивидуалных предпринимателей, включенных в Национальный регистр товаропроизводителей;
• · товаров, работ и услуг, требующих срочного осуществления закупки, при возникновении ситуаций, вызванных непридвиденными обстоятельствами (подтверждается документально);
• · топливных и энергетических ресурсов;
• · рекламных услуг, услуг по проведению выставок, ярмарок и иных случаях.

Прямая процедура закупки осуществляется на МЗХ в соответствии с требованиями П 62.035. Обоснование проведения прямой закупки в письменном виде готовит подразделение, производящее закупку и утверждает ее на МЗХ генеральный директор ЗАО «Атлант» или заместитель генерального директора по функции.

Открытая процедура закупки товаров, работ, услуг проводится в следующем порядке:

• · принятие решений о проведении закупок и времени из осуществления;
• · разработка и утверждение технико-экономического задания (далее — ТЭЗ);
• · размещение извещения о проведении конкурса в информационно-аналитическом бюллетене «Конкурсные торги в Беларуси и за рубежом», информационной системе «Тендеры» на сайте НЦМ и КЦ, а при необходимости, и в иных средствах массовой информации;
• · получение заявок на участие в конкурсе;
• · направление конкурсных документов всем приславшим заявки претендентам, а в случае необходимости и иным поставщикам, подрядчикам, исполнителям;
• · получение конкурсных предложений;
• · вскрытие конкурсных предложений;
• · составление сводной ведомости конкурсных предложений с предварительным заключением специалистов и начальника подразделения;
• · заседание конкурсной комиссии;
• · уведомление претендентов о решении конкурсной комиссии;
• · заключение контракта с претендентом, конкурсное предложение которого признано наилучшим;
• · размещение сообщения о результате проведения конкурса в порядке, определенном Постановлением 1632.

Решение оформляется распоряжением с утверждением графика проведения закупки.

Большое значение в обеспечении цехов имеет рациональная организация доставки ресурсов к месту потребления. Завоз материалов осуществляется:

• — централизованным (активным) методом;
• — децентрализованным (пассивным) методом.

При первом склады службы закупок сами доставляют материалы в цеха в необходимом количестве, при втором каждый цех самостоятельно организует доставку материалов со склада, своими силами осуществляет погрузочно-разгрузочные и транспортные операции. На предприятии осуществляется завоз материалов децентрализованным методом. К кладовщику литейного цеха поступают заявки от мастеров участков (плавильный участок, формовочно-заливочный участок) в необходимом материале. После чего кладовщик получает материал на центральном складе и обеспечивает участки необходимой продукцией.

При обеспечении цехов материалами должен соблюдаться определенный порядок. Отпуск материалов оформляется «Лимитно — заборными картами». Они выписываются в 2-х экземплярах, подписывается начальником ОМТС, или зам. начальника ОМТС, кладовщиками литейного цеха (материал получен на цех) и центрального склада (материал отпущен со склада). Лимитная карта применяется при серийном производстве, когда материалы потребляются постоянно в течение планового года. Кладовщик литейного цеха распределяет материалы по полученным участкам и заносит их в «Лимитную карту». Каждому старшему мастеру в конце месяца выдается «Лимитная карта», в ней указан весь материал который поступил на участок в течение месяца.

С момента поступления продукции на предприятие и до отпуска ее в цеха она проходит технологический процесс складской грузопереработки (поступление и приемка материалов на склад, их размещение и хранение, отпуск товаров в цеха). Приемка товаров по количеству и качеству осуществляется в соответствии с данными сопроводительных документах, удостоверяющих количество и качество поставляемого товара. Продукция, принятая по количеству, качеству, комплектности, подлежит перемещению в зоны хранения и укладке на места постоянного хранения. Необходимо регулярно, 1−2 раза в месяц проверять состояние, условия и технику хранения материальных ресурсов.

Поступление материальных ресурсов сопровождается документами:

• · договором поставки — юридический документ, определяющий условия поставки, обязанности и ответственность каждой из сторон;
• · счет-фактурой, платежным требованиям, платежным требованиям-поручениям — документы, служащие основанием для оплаты;
• · ТН или ТТН — основание для прихода материалов на склад;
• · сертификатами, спецификациями.

Принимая грузы, особое внимание уделяется состоянию тары и пломб. При обнаружении недостачи или порчи составляется коммерческий акт на предъявление претензий поставщику.