Использование информационных технологий для повышения эффективности функционирования системы управления запасами
Данные в таблице 3.2.7 были рассчитаны условно прибегая к помощи работников отдела закупок и бухгалтерии. В результате внедрения программного продукта произойдет высвобождение рабочего времени сотрудников предприятия, что повлечет за собой условное высвобождение денежных средств (в виде прироста производительности труда работников). Следовательно, работники за тоже время смогут выполнять больше… Читать ещё >
Использование информационных технологий для повышения эффективности функционирования системы управления запасами (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
В ОАО «Лакокраска» отсутствует специальная программа для анализа хозяйственной деятельности. Только после составления годового бухгалтерского баланса рассчитываются основные коэффициенты финансового положения организации, которые приводятся в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу.
Управление запасами — задача далеко не самая простая. Для обеспечения клиентов ОАО «Лакокраска» товарами в нужном объеме и ассортименте требуется учитывать множество разнообразных варьирующихся факторов, которые сложно выразить в количественных величинах.
Перемещение товаров осуществляется, как правило, на основании данных о заказах, продажах и остатках, а также множества других факторов таких, как сезонность, «жизненный цикл» модели, ценовая категория и т. п. Если первая группа характеристик может быть выражена количественно, то вторая практически не поддается формализации. Таким образом, хорошая автоматизированная программа, как минимум учитывает данные о продажах, остатках и заказах. Однако ОАО «Лакокраска» располагает лишь учетной программой, в роли которой выступает система «1С Предприятие». К сожалению, она не имеет встроенных инструментов для автоматизации системы управления запасами. Таким образом, специалисту приходится изобретать собственные системы управления запасами, которые, как правило, являются неэффективными.
С целью совершенствования системы управления запасами для ОАО «Лакокраска» предлагается использовать новую, полностью автоматизированную среду — программу «SIMPLE-system» .
SIMPLE-system является автоматизированной системой научного управления торговыми запасами. Используя анализ факторов и ограничений, она производит расчет оптимальных норм запасов по ассортиментным позициям и оперативно ими управляет, выдавая в нужные моменты готовые рекомендации о необходимости пополнить запасы в указанных количествах.
Отличительные преимущества SIMPLE-system:
- 1. SIMPLE-system состоит из следующих функциональных блоков: импорт данных, анализ динамики запасов, прогнозирование спроса, нормирование запасов, оперативное управление, оценка эффективности, а также ряда дополнительных модулей.
- 2. SIMPLE-system основана на единой модели торгового предприятия и использует специальный математический аппарат;
- 3. Цель SIMPLE-system — одновременное сокращение запасов, снижение транспортных расходов, снижение дефицита и, как следствие, повышение рентабельности запасов и отдачи от вложений в торговый бизнес.
Снижение транспортных расходов является основным логистическим подходом в системе управления запасами, значит внедрение SIMPLE-system учитывает не только экономическую деятельность предприятия, но и рациональный логистический подход.
Сравнительная характеристика SIMPLE-system с традиционными учетно-аналитическими системами представлена в таблице 3.2.1.
Таблица 3.2.1 — Сравнительная характеристика SIMPLE-system.
Система. | Традиционные учетно-аналитические системы. | Автоматизированная система управления SIMPLE-system. |
Объект информатизации. | Охват всех сторон хозяйственной деятельности фирмы. | Основное внимание на наиболее существенном объекте — товарных запасах. |
Выполняемые функции. | Выполнение учетно-аналитических процедур | Система класса МРП, осуществляющая управление, включающее учет, прогнозирование спроса, нормирование, оперативные готовые решения, оценку эффективности, имитационное моделирование, оптимизацию ассортимента. Наличие другой учетной программы — необходимое условие работы системы. |
Методы обработки. | Использование простейших математических методов обработки: сложение, вычитание, умножение, сводка, группировка и др. | Использование математикостатистических, аналитических методов в области теории управления запасами и ряда авторских методов и методик. |
Цель. | Достоверная, полная, оперативная информация о фактах хозяйственной жизни. | Одновременное значительное сокращение запасов, снижение транспортных расходов, снижение дефицита и, как следствие, повышение рентабельности запасов. Обеспечение автоматизации работы логиста и переход на более высокий уровень управления — управление по параметрам. |
Результат работы. | Получение отчетов для целей налогообложения и обеспечения управления. | Выработка готовых ответов на вопросы управления запасами: что, в какой момент, в каком количестве заказывать. |
Учет факторов. | Не требуется учитывать факторы, влияющие на оптимальные запасы. | Учитываются все факторы (причины), определяющие оптимальный материальный запас. |
Примечание — Источник: собственная разработка В разработке системы компания SIMPLESOFT решила пойти от наиболее существенного в управлении — управления материалами, добавив в систему ряд новых идеи, касающихся оптимизации момента заказа, ассортимента, бездефицитности, анализа зависимости максимальной рентабельности запасов от условий функционирования — в единой модели торгового предприятия.
При этом удалось обеспечить сравнительно низкую стоимость системы, а также оптимальный бизнес-процесс, позволяющий значительно сократить сроки внедрений.
Таким образом, внедрение программы «SIMPLE-system» позволяет существенно упростить логистику запасов.
Для оценки эффективности необходимо рассчитать капитальные затраты, эксплуатационные затраты, определить прирост прибыли (экономию) и рассчитать эффективность.
Расчет капитальных затрат. В капитальные затраты по внедрению программного продукта входят следующие статьи затрат:
Расчет затрат на приобретение программного продукта. Для оценки эффективности внедрения информационной системы необходимо определить подразделения и количество пользователей данной системы. Отобразим ключевые подразделения и количество пользователей ниже (таблица 3.2.2).
Таблица 3.2.2 — Количество необходимых пользователей «SIMPLE-system» на предприятии.
Структурные подразделения. | Количество рабочих мест. |
Дирекция предприятия. | 2 пользователя. |
Отдел закупок. | 2 пользователя. |
Отдел маркетинга. | 1 пользователь. |
Бухгалтерия. | 2 пользователя. |
ИТОГО: | 7 пользователей. |
Примечание — Источник: собственная разработка.
Из представленных данных видно, что на предприятии необходимо автоматизировать 7 рабочих мест. Исходя из этого, необходимо закупить 7 программ «SIMPLE-system» для каждого компьютера стоимостью 5,5 млн руб. каждый экземпляр.
Затраты на закупку 7 комплексов составят = 5,5 Ч 7 = 38,5 млн руб.
Закупка компьютеров производиться не будет, т.к. на предприятии (в ключевых отделах) компьютеры установлены. Однако будет произведена закупка одного сервера с установленным клиент-сервером программы «SIMPLE-system» для обеспечения работы программного продукта. Стоимость сервера составляет 10,8 млн руб.
Расчет затрат на установку и настройку программного продукта. Для расчета по настройке сети для работы системы и настройки системы «SIMPLE-system» для 7 пользователей использовались следующие данные: 1 час работы наладчика составляет 40 тыс. руб., в среднем на настройку системы на одном компьютере необходимо 3 часа.
Исходя из этого на настройку системы необходимо = 40 000 Ч (3Ч7) = 840 тыс. руб. На установку сервера и наладку сервера необходимо затратить 4 часа времени. Оплата одного часа работы на установку и настройку сервера 60 тыс. руб. Исходя из этого затраты составят = 60 000 Ч 4 = 240 тыс. руб.
Расчет затрат на обучение работников. На обучение работе с системой необходимо провести курсы. Оплата за 1 час курсов составляет 55 тыс. руб. Одновременно могут обучаться 7 чел. Всего необходимо обучить 7 работников. Продолжительность курсов составляет 25 часов. В итоге = 55 000 Ч 1 Ч 25 = 1375 тыс. руб.
Исходя из произведенных расчетов в таблице 3.2.3 представим итоговые данные по расчету единовременных (капитальных) затрат на внедрение программного продукта «SIMPLE-system» в течение 2013 года.
Таблица 3.2.3 — Итоговый расчет единовременных (капитальных) затрат.
Статьи затрат. | Сумма, млн.руб. |
Стоимость программного продукта «SIMPLE-system» для 7 пользователей" . | 38,5. |
Настройка сети для работы системы и настройка системы «SIMPLE-system» для 7 пользователей. | 0,84. |
Установка сервера. | 0,24. |
Закупка сервера для работы программного продукта. | 10,8. |
Обучение персонала работе с системой. | 1,38. |
Всего. | 51,76. |
Примечание — Источник: собственная разработка.
Следовательно, общая сумма единовременных затрат составляет 51,76 млн руб.
Расчет эксплуатационных затрат. В эксплуатационные затраты по обслуживанию программного продукта входят следующие статьи затрат:
- · расчет затрат на оплату труда администратора;
- · расчет затрат на электроэнергию;
- · расчет амортизационных отчислений;
- · расчет затрат на обслуживание программного комплекса компанией;
· расчет затрат на приобретение аксессуаров.
Расчет затрат на оплату труда администратора. Затраты на оплату труда администратора определяем исходя из данных в таблице 3.2.4.
Таблица 3.2.4 — Исходные данные для расчета оплаты труда администратора.
Показатель. | Обозначение. | Единица измерения. | Значение. |
Количество работников. | Ч. | чел. | |
З/п одного работника. | з/п. | млн. руб. | 4,5. |
Норма доплаты к з/п. | Нд. | %. |
Примечание — Источник: собственная разработка.
Тогда затраты на оплату труда определим по следующим формулам:
Зот = (з/п + з/п Ч Нд) Ч 12 Ч Ч, (3.2.1).
Итого затраты на оплату труда составляют:
Зот = (4,5+ 4,5 Ч 0,15) Ч 12 Ч 1 = 62,1 млн руб.
Определим начисления на заработную плату:
— отчисления в фонд социальной защиты населения (34%).
Нфсзн` = 62,1 Ч 0,34= 21,1 млн руб.;
— отчисления страховых платежей от несчастных случаев — 1%.
Ндр = 62,1 Ч 0,01 = 0,6 млн руб.
Итого сумма отчислений из заработной платы составляет:
Нзп = 21,1 + 0,6 = 21,7 млн руб.
Итого затраты на оплату труда (включая налоги) = 62,1+21,7= 83,8 млн руб.
Расчет затрат на электроэнергию. Произведем расчет затрат на электроэнергию для сервера. Затраты на потребляемую электроэнергию определим по формуле:
Зэл = Ц Ч М Ч t Ч Фэ Ч N, (3.2.2).
где Ц — стоимость 1 кВт электроэнергии (800 руб.);
М — потребляемая мощность ПЭВМ (0,35 кВт);
t — время работы в день (8 ч);
Фэ — годовой фонд времени (252 дней);
N — количество компьютеров (12).
Зэл = 800 Ч 0,35 Ч 8 Ч 252 Ч 12 = 6,8 млн руб.
Расчет амортизационных отчислений. Расчет амортизационных отчислений производится.
За = Кп х На, (3.2.3).
где За — сумма амортизационных отчислений,.
Кп — затраты на приобретение оборудования,.
На — норма амортизации.
Норму амортизации возьмем в размере 25% в год, сумма амортизационных отчислений составит (для расчета амортизации берутся затраты на закупку сервера):
За = 38,5 Ч 0,25 =9,6 млн руб. в квартал = 2,4 млн руб.
Расчет затрат на обслуживание программного комплекса компанией разработчиком. Дополнительные текущие затраты представим в таблице 3.2.5. Данные затраты были предоставлены компанией производителем программного обеспечения.
Таблица 3.2.5 — Расчет текущих затрат по обслуживанию программного комплекса.
Статьи затрат. | Сумма, млн.руб. |
Обслуживание программы (обновление). | 5,2. |
Обслуживание сети. | 1,5. |
Абонентское обслуживание. | 3,4. |
Контроль качества. | 0,5. |
Срочный выезд специалиста. | 0,7. |
Настройка и доработка типовых конфигураций. | 4,1. |
Всего. | 15,3. |
Примечание — Источник: собственная разработка.
Расчет затрат на приобретение аксессуаров. Затраты на аксессуары (Зак) рассчитываются по формуле 3.2.4.
Зак = Зб+Зк+Зд+Зпр (3.2.4).
где: Зб — затраты на приобретение бумаги;
Зк — затраты на приобретение картриджа;
Зд — затраты на приобретение CD-дисков;
Зпр — прочие затраты на аксессуары.
Зак (год) = 32 000 Ч 3 + 212 000 Ч 2 + 2650 Ч 50 + 205 000 = 857,5 тыс. руб.
Итого эксплуатационные затраты по обслуживанию сети и внедренного программного обеспечения составят (таблица 3.2.6).
Таблица 3.2.6 — Эксплуатационные затраты по функционированию и обслуживанию сети и внедренного программного обеспечения, млн. руб.
Статьи затрат. | Сумма, млн.руб. |
затраты на оплату труда администратора. | 83,8. |
затраты на электроэнергию. | 6,8. |
амортизационные отчисления. | 2,4. |
затраты на обслуживание программы разработчиком. | 15,3. |
затраты на приобретение аксессуаров. | 0,86. |
Всего. | 109,2. |
Примечание — Источник: собственная разработка.
Итого общие эксплуатационные затраты по функционированию и обслуживанию сети и внедренного программного обеспечения составят 109,2 млн руб. или 27,3 млн руб. в квартал. И без амортизации сумма затрат составит (в квартал) 26,7 млн руб.
В таблице 3.2.7 представим экономию от внедрения программного продукта. Стоимость сэкономленного 1 часа работы составляет 30 тыс. руб.
Таблица 3.2.7 — Выгоды от внедрения программного продукта.
Направления экономии. | Ед. изм. | Экономия. | Сумма, млн. руб. |
Автоматизация работы работников (единая система). | час/чел. | 5,7. | |
Снижение затрат на канцелярские принадлежности. | млн. руб. | ||
Повышение скорости обработки документов. | час/чел. | ||
Снижение вероятности ошибок при оформлении документов. | час/чел. | 35,7. | |
Повышение эффективности принятия управленческих решений. | час/чел. | ||
Повышение выручки от реализации. | млн. руб. | ||
Итого экономии. | 209,4. |
Примечание — Источник: собственная разработка.
Данные в таблице 3.2.7 были рассчитаны условно прибегая к помощи работников отдела закупок и бухгалтерии. В результате внедрения программного продукта произойдет высвобождение рабочего времени сотрудников предприятия, что повлечет за собой условное высвобождение денежных средств (в виде прироста производительности труда работников). Следовательно, работники за тоже время смогут выполнять больше работы.
Исходя из представленных данных в таблице 3.2.7, условное высвобождение выручки составит 209,4 млн руб. в год или 52,35 млн руб. в квартал.
Налог на добавленную стоимость НДС, млн. руб., рассчитывается в размере 20% (процентов) от общей суммы доходов от основной деятельности по формуле 3.2.5:
НДС = ДО Ч 0,20: 1,20 (3.2.5).
Налог на добавленную стоимость будет равен: НДС = 52,35 Ч 20 / 120 = 8,73 млн руб.
Расчет эффекта от внедрения программного продукта и локальной сети. Основным показателем эффективности внедрения данного программного продукта и локальной сети будет выступать прирост прибыли.
Прирост прибыли в квартал составит: Итого экономии — налоги из выручки — эксплуатационные затраты = 52,35 — 27,3 — 8,73 = 16,32 млн руб.
Экономический эффект от внедрения программного продукта выступает в виде чистой прибыли Пч, млн. руб., определяется как разница между балансовой прибылью и налогом на прибыль Нп, по формуле (3.2.6):
Пч = ПБ — НП (3.2.6).
где НП — налог на прибыль (24%), млн. руб.;
НП = ПБ Ч 0,24 (3.2.7).
НП = 16,32Ч 0,24 = 3,92 млн руб.
Пч = 16,32 — 3,92 = 12,4 млн руб.
При расчете экономического эффекта от внедрения предложенных мероприятий используются показатели ЧДД и срока окупаемости.
Проект будет рассчитан на 2 года с разбивкой по кварталам.
В таблице 3.2.8 представим расчет эффективности внедрения программного продукта.
Таблица 3.2.8 — Расчет эффективности внедрения «SIMPLE-system» .
Показатели. | Значение показателя по годам. | |||||||
1кв. | 2 кв. | 3 кв. | 4 кв. | 1 кв. | 2 кв. | 3 кв. | 4 кв. | |
Полный приток. | ||||||||
Прирост выручки от реализации продукции. | ; | 52,35. | 52,35. | 52,35. | 52,35. | 52,35. | 52,35. | 52,35. |
Инвестиции. | 51,76. | |||||||
Затраты на производство и сбыт (без амортизации). | ; | 26,7. | 26,7. | 26,7. | 26,7. | 26,7. | 26,7. | 26,7. |
Налоги из выручки. | ; | 8,73. | 8,73. | 8,73. | 8,73. | 8,73. | 8,73. | 8,73. |
Налоги из прибыли. | ; | 3,92. | 3,92. | 3,92. | 3,92. | 3,92. | 3,92. | 3,92. |
Итого приток. | ; | 52,35. | 52,35. | 52,35. | 52,35. | 52,35. | 52,35. | 52,35. |
Итого отток. | 51,76. | 39,35. | 39,35. | 39,35. | 39,35. | 39,35. | 39,35. | 39,35. |
Сальдо. | — 51,76. | |||||||
Год расчета. | ||||||||
Коэффициент дисконтирования. | 1,0000. | 0,9091. | 0,8264. | 0,7513. | 0,6830. | 0,6209. | 0,5645. | 0,5132. |
Чистый дисконтированный финансовый поток, млн. руб. | — 51,76. | 11,82. | 10,74. | 9,77. | 8,88. | 8,07. | 7,34. | 6,67. |
Экономический эффект нарастающим итогом. | — 51,76. | — 39,94. | — 29,20. | — 19,43. | — 10,55. | — 2,48. | 4,86. | 11,53. |
Итого ЧДД. | 11,53. | |||||||
Срок окупаемости, год. | Немного более 1,5 года. |
Примечание — Источник: собственная разработка.
Из таблицы 3.2.8 видно, что ЧДД нашего проекта равен 11,53 млн руб., что является высоким показателем для это вида проекта. Так как ЧДД больше нуля — проект внедрения программного обеспечения эффективен.
Таким образом, с целью совершенствования системы управления запасами на предприятии предлагаем внедрить «SIMPLE-system». В работе проведен расчет экономической эффективности реализации проекта по внедрению «SIMPLE-system», ЧДД которого составил 11,53 млн руб. Как показали расчеты затраты на внедрение программного продукта окупятся за полтора года.