Введение. 
Правила работы архивов организаций

архив документ номенклатура дело Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:

• — документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);
• — документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
• — документы постоянного (вечного) хранения.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования, а также подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архивов в организациях, являются «Основные правила работы архивов организаций» (Правила).Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фонои видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив использования в соответствии с настоящими Правилами и.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

• Ш ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;
• Ш принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
• Ш учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
• Ш создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
• Ш организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
• Ш проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
• Ш осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
• Ш организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
• Ш оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
• Ш участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• Ш участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.