Порядок утверждения документов. 
Унификация

Порядок утверждения документов. Грифы утверждения

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, фамилии и даты утверждения.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если документ утверждается не должностным лицом, а постановлением, решением, приказом или протоколом полномочного принимать такие решения органа, то Гриф утверждения начинается со слова УТВЕРЖДЕНО

Общие положения

Дизайнер осуществляет выполнение конкретных задач, определенных директором, заместителем директора по маркетингу и возложенных на него настоящей должностной инструкцией.

Дизайнер подчиняется непосредственно заместителю директора по маркетингу и директору.

Дизайнер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора.

На должность дизайнера назначается лицо, имеющее среднее или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

В период временного отсутствия дизайнера (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора, которое несет ответственность за их надлежащее исполнение.

Дизайнер должен владеть компьютером на уровне уверенного пользователя.

Дизайнер должен знать:

— основы маркетинга;

— основы эстетики и социальной психологии;

— принципы оформления помещений и витрин;

— специфику и тенденции различных отраслей, в т. ч. пищевой промышленности, рекламы, полиграфии;

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся работы организации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны.

Все результаты деятельности дизайнера (оригинал-макеты, библиотека фото и иных изображений, результаты аналитической деятельности и т. п.) являются собственностью предприятия и не могут быть предоставлены третьим лицам без дополнительного согласования с руководством предприятия.

В случае увольнения, дизайнер обязан в установленном порядке передать всю информацию о результатах своей деятельности уполномоченному на то лицу.

Должностные обязанности

Дизайнер разрабатывает концепцию и оригинал-макеты информационных, коммерческих, торговых объявлений, полиграфии, стендов, панно, баннеров, рекламных конструкций, упаковки и т. п. в соответствии с требованиями рекламных агентств и типографий, а также в установленные руководством сроки.

Дизайнер согласовывает эскизы (проекты) с руководителем и осуществляет предпечатную подготовку оригинал-макетов в соответствии с технологическими требованиями полиграфического производства.

Дизайнер разрабатывает общий стиль корпоративного сайта, Веб-страницы в заданном стиле, компонует элементы страницы, а также соответствующим образом их оформляет.

Дизайнер осуществляет сравнительный анализ отечественной и зарубежной продукции, оценку их эстетического уровня.

Консультирует руководителя о принципах и вариантах решения поставленных дизайнерских задач.

За счет собственных денежных средств с последующей компенсацией или за счет предприятия, а также с помощью других, разрешенных законодательством способом, дизайнер создает библиотеку фото и иных изображений для их последующего использования в дизайнерских работах Дизайнер соблюдает трудовую и производственную дисциплину, правила и нормы охраны труда, требования производственной санитарии и гигиены, требования противопожарной безопасности, гражданской обороны.

Дизайнер исполняет распоряжения и приказы администрации предприятия.

Дизайнер информирует руководство об имеющихся недостатках в работе организации и возможных мерах по их ликвидации.

Дизайнеру запрещается разглашать информацию и сведения, являющиеся коммерческой тайной организации.

Права

Дизайнер имеет право:

Вносить предложения администрации предприятия по улучшению работы, относящейся к функциональным обязанностям дизайнера и всей организации в целом.

Представлять интересы службы маркетинга на переговорах с рекламодателями и внешними организациями, выступать от лица службы маркетинга.

Знакомиться с решениями руководства, касающимися деятельности службы маркетинга и самого дизайнера.

Обращаться к руководителям и сотрудникам всех структурных подразделений организации за информацией, необходимой для выполнения задач, функций и должностных обязанностей.

Участвовать в подготовке и обсуждении вопросов связанных с его должностными обязанностями.

Ответственность

Дизайнер несет ответственность за:

Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

Нарушение действующего законодательства РФ о рекламе, нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих документов, касающихся рекламной деятельности.

Невыполнение приказов, распоряжений администрации организации.

Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.

Разглашение коммерческой тайны.

Несоблюдение правил делового общения, норм служебного этикета, служебной субординации.

За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

гриф утверждение унификация документ

Взаимоотношения. Связи по должности

Таблица

Унификация документов

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, т. е. унификация.

Унификация документов — установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных — оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Унифицированная система документации способствует:

1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

2) широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.);

3) упорядочению информационных потоков;

4) сокращению количества документов;

5) дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Целью этой масштабной работы является создание условий для формирования единого информационного пространства на территории России, для унификации документации при осуществлении межотраслевого документооборота и обеспечения совместимости информационных систем и ресурсов.

Работа по унификации включает:

— разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

— внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

— ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

— разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

— разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

1. Федеральный закон о коммерческой тайне, от 02.02.2006 N 19-ФЗ, от 18.12.2006 N 231-ФЗ, от 24.07.2007 N 214-ФЗ

2. Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.-М., 2006. — 520с.

3. Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие для вузов М.: Эксмо, 2006. — 624 с.

4. Березина Н. М. Современное делопроизводство. Спб.: Питер, 2007. — 272 с.

5. Быкова Т. А. Делопроизводство: учеб. для вузов М.: МЦФЭР, 2006. — 558с.

6. Васильева И. Н. Организация делопроизводства. М.: Вузовский учебник, 2007. — 272 с.

7. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2007. — 220 с.

8. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления М.: Инфра-М; 2008. — 320 с.

9. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие М.: Дашков и К, 2006. — 520 с.

10. Сотов П. В. Делопроизводство. М.: Проспект, 2007. — 80 с.

11. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2007. — 144 с.

12. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов": ГОСТ Р 6.30. 2003 г