Организация регистрации документов ООО «Завод полимеров»

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, ее переработки и анализа, подготовки и принятия решения. Данные этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления .

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности ДОУ становится все более актуальным, так как с документацией связана деятельность работников аппарата управления, от технических исполнителей до руково-дителей звеньев всех уровней. Управление предприятия состоит из функциональных частей управления (экономика, структуры и подразделения, учет, финансы, взаимодействие подразделений), которые всегда опираются на документационное обеспечение управления (ДОУ), являющегося основной функцией делопроизводства .

Непрерывный рост объемов документации на предприятиях, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. В настоящей работе рассматривается проблема управления документацией в организациях, а именно организация работы с входящими, исходящими документами и внутренними документами на предприятии.

Выбор данной темы актуален, так как для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходим анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и практическое внедрение более совершенных технологий работы с документами на базе новых научных результатов [5].

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи: совершенствование процессов подготовки и обработки документной информации используя механизмы документационного обеспечения и выбор правильной стратегии автоматизации.

Обозначим основную цель работы рассмотрение вопроса организации регистрации документов ООО «Завод полимеров».

Для достижения цели были поставлены и решались следующие задачи.

1. Провести анализ существующего на предприятии делопроизводства, выделить его особенности и сущность до проведения автоматизации и с учетом современной ситуации.

2. Выделить недостатки организации процесса документооборота и подготовить аргументированные выводы и предложения, которые могут быть полезными для сотрудников исследуемого предприятия, по долгу службы отвечающих за работу с документами и автоматизации данной деятельности.

Объект исследования — общество с ограниченной ответственностью «Завод комбината» осуществляющий самостоятельную производственную деятельность в форме отдельного юридического лица с 10 октября 2003 г.

ООО «Завод полимеров» является основным производителем фторопластов в России (более 70%), единственным производителем специальных марок фторкаучуков, фторо-плсатовых суспензий, фторированных жидкостей, смазок, разработанных для оборонных отраслей промышленности, авиационной и космической техники. Головное предприятие Комбинат, в состав которого входит завод полимеров, является градообразующим предприятием, на его базе построен город К — современный город химиков с развитой социальной и культурной сферой, в котором проживают около 100 тысяч человек [1].

Основной целью общества является извлечение прибыли и осуществление для этого видов деятельности: разработка, производство и реализация химической продукции, производственно-технического назначения и ТНП; проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в областях создания продукции, снижения себестоимости, совершенствования технологии, оборудования, повышения экологической безопасности производства и использования отходов производства и т. д. .

Организационная структура предприятия включает:

— общее собрание участников; дирекцию, возглавляемую директором; функцио-нальные и производственные структурные подразделения. Органом контроля финансово-хозяйственной деятельности общества является ревизионная комиссия.

Высшим органом управления общества является общее собрание его участников (очередное и внеочередное). Исполнительный орган общества — дирекция, возглавляемая директором, является постоянно действующим и подчиняется высшему органу завода. Дирекция предприятия, возглавляемая директором включает: главного инженера; главного бухгалтера; заместителей директора по новым технологиям; экономическим вопросам; по коммерческим вопросам; режиму и охране; управлению персоналом; общим вопросам.

Основу функциональной структуры управления предприятия составляют сле-дующие службы: технологическая, финансовая, экономическая, коммерческая, строительная, режимная, кадровая. В состав основных служб входят следующие структурные подразделения: функциональные (отделы управления) и производственные (цехи, участки), являющиеся элементами общей структуры управления предприятия [19].

Структура управления предприятия состоит из двух самостоятельных органов управления, выполняющих определенные функции. «Вершиной» является центральный аппарат управления предприятия, а «основанием» — аппарат управления структурными подразделениями (производствами, цехами, участками). Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что структура управления завода полимеров отвечает оптимальному выбору варианта управления предприятием, так как:

— является смешанной или комбинированной, представляющей собой совокупность звеньев управления, находящихся на разных уровнях иерархии, содержащей в своем составе обособленные структурные подразделения (службы, отделы, цехи, участки, бригады);

— имеет вид организационной структуры управления, спроектированной по типу линейно-функциональной, так как он основан на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними (приложение № 1).