Аудит в кадровой сфере

Порядок, сроки проведения кадрового аудита на предприятии

Кадровый аудит включает проверку:

• — трудовых договоров,
• — должностных инструкций работников
• — положения о структурных подразделениях
• -положения о коммерческой тайне
• — правил внутреннего трудового распорядка,
• — положения об оплате труда (системе мотивации),
• — положения о защите персональных данных
• -договора о материальной ответственности
• — коллективного договора
• — договоров о неразглашении коммерческой информации
• — штатного расписания
• — графика отпусков
• — личной карточки работника
• — трудовой книжки работника
• — табеля учета рабочего времени и т. д.

Необходимость этого мероприятия в организации возникает в следующих случаях:

• * при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
• * при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
• * при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);

Порядок проведения аудита:

1. Определение ответственного за делопроизводство.

Определение имеющихся полномочий (должностная инструкция).

• 2. Порядок обработки входящей документации.
• — регистрация входящей документации в журнале регистрации входящей документации.
• — заполнение необходимых граф в журнале, полнота их заполнения
• 3. Подготовка приказов и распоряжений.
• — проверка оформления приказов и распоряжений
• — наличие на приказах визы исполнителей
• — ознакомление работников с приказами и распоряжениями (ст. 22 ТК).
• 4. Подготовка и оформление исходящих документов
• — проверка оформления служебных писем и приложений к ним по делам с перепиской
• — проверка наличия виз на документах;
• — ведение журнала исходящих документов.
• 5. проверка наличия вновь заведенных дел на предмет включения их в соответствии с перечнем дел, указанных в Инструкции по делопроизводству
• — наличие дел, ведущихся вне вышеуказанного перечня дел
• — проверка соответствия номеров и названий дел вышеуказанному перечню
• — проверка хранения в делах документов в соответствии с заголовками дел
• 6. Порядок подготовки и оформления дел к последующему хранению
• — наличие описи дел постоянного и долговременного сроков хранения
• — состав описи дел постоянного и долговременного сроков хранения
• — проверка наличия дел согласно описи.