Организация автоматизированного учета

С расширением рыночных отношений, взаимосвязей между государствами, развитием техники и технологии на смену журнально-ордерной или мемориально-ордерной формам приходит автоматизированная форма учета со своими возможностями и учетными регистрами.

Автоматизацию бухгалтерского учета на предприятии необходимо начать с:

выбора и приобретения компьютеров, сетевого оборудования, их установки и технического обслуживания;

обучения бухгалтеров работе с компьютером и другой вычислительной техникой;

проведения экспертизы приобретаемого прикладного программного обеспечения по бухгалтерскому учету.

В процессе автоматизации обязательно совершенствование его методологии и организации. В области методологии — это развитие системы аналитического учета: по затратам на производство, расчетным операциям, основным средствам и товарно-материальным ценностям. Использование компьютера, например, значительно упрощает ведение учета расчетов с покупателями и позволяет отслеживать состояние расчетов по каждому покупателю и плательщику, каждой поставке, наименованию продукции. При большой номенклатуре продукции и получателей в учете такая детализация невозможна.

При организации автоматизированного учета необходимо руководствоваться следующими принципами:

применение системы кодов (классификаторов),.

единство информационной базы, однократный ввод учетных данных в ЭВМ, их последующая обработка до получения необходимых учетных регистров и форм отчетности, отсутствие необходимости в составлении каких-либо накопительных, группировочных ведомостей, ЭВМ обеспечивает сохранность первичной записи, позволяет систематически осуществлять контроль за правильностью переноса данных из первичных документов на машинные носители информации, контролировать достоверность информации за любой отрезок времени, автоматизация не только арифметических операций, но и логических, необходимых для получения отчетности (сортировка, выборка, сравнение),.

многократный вывод информации в любом разрезе, любой степени обобщения исходя из запросов пользователей (приложение 2).

Автоматизированный учет неизбежно приводит к изменениям в организации документооборота, перераспределению функций между отдельными работниками и секторами бухгалтерии.

Хорошо налаженная система автоматизированного учета избавляет бухгалтера от многих трудностей, непосредственно связанных с ведением учета, его перестройкой в соответствии с меняющимся законодательством, позволяет получить гораздо больше информации и, соответственно, выходных форм. В процессе автоматизации в разной степени обязательно совершенствование методологии и организации бухгалтерского учета. В области методологии — это развитие системы аналитического учета: по затратам на производство, расчетным операциям, основным средствам и товарно-материальным ценностям.

На практике реализация автоматизированной формы зависит от наличия технических средств и выбора организационных форм их использования. При этом могут применяться следующие способы:

индивидуальное использование персональной ЭВМ для создания информационной базы и решения задач учета хозяйственных операций в целом по организации с элементами небольшой номенклатуры аналитического учета, объединение автоматизированных рабочих мест различных участков учета в целую локальную сеть, где каждое автоматизированное рабочее место специализируется на своем участке учетной работы. Программное обеспечение позволит получать с различных участков учета сводные данные для составления форм бухгалтерской (финансовой) отчетности, что более характерно для средних и крупных организаций.