Особенности управления заказами в логистических процессах торгового предприятия ООО «Лана»

Управление заказами является неотъемлемой частью в логистических процессах предприятия ООО «Лана». Если данный процесс будет нарушен, то на предприятии произойдет сбой, который приведет к прекращению работы всей организации. Поэтому так важно контролировать работу, устранять недостатки и совершенствовать систему управления заказами. Процесс управления заказами представлен на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 Процесс управления заказами на предприятии ООО «Лана».

Процесс управления закупками на ООО «Лана» состоит из восьми функциональных блоков:

• 1. Возникновение потребности. Имеется в виду, появление необходимости в товаре.
• 2. Планирование или описание потребности содержит расчет спроса в товаре.
• 3. Принятие решения о закупке включает составление параметров заказа, т. е. количества, качества и разновидности товара.
• 4. Подготовка к закупке заключает в себе приготовление места на складе для нового товара, проверка работоспособности и подготовление к отправке подвижного состава.
• 5. Проведение закупки предполагает контактирование обеих сторон по поводу заказа и принятии решении по количества, качества и разновидности товара.
• 6. Подписание договора содержит обсуждение предложений, замечаний, нюансов и обоюдное согласие обеих сторон на исполнение договора.
• 7. Исполнение договора включает соблюдение обеими сторонами всех норм, правил, условий указанных в договоре, например отгрузка товара в определенных количествах в конкретную дату и время.
• 8. Удовлетворение потребности — это не что иное, как получение товара предприятием ООО «Лана» от поставщика и окончание процесса управления закупками до новой потребности в товаре.

Выбором новых товаров на предприятии «Лана» занимаются генеральный директор и заместитель директора. Поиск альтернатив происходит во время участия в межрегиональных выставках напитков, ежегодно проходящих в Москве и ближних регионах. Также, во время поездок в Москву, приобретая интересные продукты, руководство находит производителей через всемирную сеть Интернет и дает соответствующие указания отделу закупок. Сотрудники отдела закупок, в свою очередь, налаживают контакты с ответственным лицом фирмы-производителя, делают запрос по стоимости продукции, условиях работы и оплаты.

Подготовке необходимой документации следует уделить особое внимание, так как это весьма трудоёмкий и ответственный процесс. Розничные сети предъявляют ряд требований к продукции поставщиков. Поэтому важным фактором является наличие всех требуемых документов на продукцию. Также важно помнить, что для получения таких документов как санитарно-эпидемиологическое заключение фирме требуется иметь: сертификат качества, сертификат происхождения, карта товара, этикетки. Следует отметить значимость этого этапа подготовки товара к продаже, так как недостаточно внимательный подход к его реализации может негативно сказаться на поставке в целом или стать причиной отказа при попытке ввести продукт в сети. В ООО «Лана» работают опытные сотрудники, которые координируют работу своих подчиненных и благодаря которым форс-мажорные ситуации сведены к минимуму и связаны с проблемами в инстанциях, ответственных за выдачу документации.

На предприятии действует система критериев для выбора поставщиков. Это качество продукции, цена, надежность поставщика, качество обслуживания, условия платежа и другие.

Предприятие ООО «Лана» имеет множество поставщиков, таких как Урал Трейд, Хмельной двор, Доходное место, БирСиб, ЭльГрант, но одним из наиболее частых заказов происходит у ООО «Пивзавоз». В основном «Лана» заказывает у «Пивзавоза» такие виды пива как Полевское и Бархатное. По договору доставка пива происходит в первые дни месяца, а точнее 3 или 4 числа. ООО Пивзавоз ниразу не нарушал договор поставки и не подводил предприятие ООО «Лана». Глядя, на счета и даты отгрузки пива за последний год, можно сделать вывод, что ООО «Лана» полностью сбывает 1200 литров пиво Бархатное и Полевское в основном за 3 недели, так как данная продукция пользуется большим спросом. Поэтому организация «Лана» точно знает когда возникнет потребность в таких сортах пива как Полевское и Бархатное. Таким образом, можно сделать вывод, что на ООО «Лана» применяются детерминированный методы определения потребности в продукции.

В процессе поиска новых производителей одним из критериев выбора является желание поставщика к продолжению сотрудничества. Для ООО «Лана» не интересны разовые поставки по многим причинам, среди которых:

• 1. Постоянное сотрудничество торговой фирмы с региональными дистрибуторами и розничными сетями подразумевает значительные масштабы продаж.
• 2. Создание хороших партнерских отношений с фирмами-производителями требует много сил и времени, а значит, рассчитаны на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество.

На предприятии ООО «Лана» формирование заказа поставки первой партии товара от последующих поставок, как правило, отличается отсутствием возможности отсрочки платежа и максимально низкой ценой. Обычно первые поставки руководство полностью контролирует лично, проводя переговоры с поставщиком, корректируя цену, количество и ассортимент ожидаемой продукции. В случае если продукция была найдена в Интернете, а не на выставке, где существует возможность увидеть продукцию, оценить её качество и вкусовые свойства, упаковку и другое фирма делает запрос на получение образцов товара. После получения образцов руководство составляет список желаемой продукции.

На сегодняшний день рынок растет, объемы продаж постоянно увеличиваются и постепенно ситуация начинает приобретать более четкие очертания. Характеристики рынка становятся стабильнее, как и объем продаж [4]. Тем не менее, нельзя ослаблять позиции и в сложившихся условиях для ООО «Лана» целесообразным является быстрее конкурентов сократить издержки на логистику, что, несомненно, даст преимущество в будущем.

Главным показателем успешной деятельности предприятия является полученная прибыль. Основным направлением деятельности для увеличения прибыли любой торговой фирмы и для ООО «Лана» в частности считаются мероприятия, связанные с:

• ? создание единой транспортно-складской системы (быстрая доставка до потребителя);
• ? экономическое объединение приемки и сбыта;
• ? выработка оптимальных схем складирования и пополнения запаса.

Быстрая доставка до потребителя или заказчика является одним из значимых конкурентных преимуществ ООО «Лана». Распределительная деятельность на фирме требует существенных затрат на их выполнение. Основная часть логистических затрат связана с выполнением ключевых логистических операций: складированием, переработкой, транспортировкой, экспедированием, подготовкой продукции к потреблению, сбором, хранением, обработкой и выдачей информации о заказах, запасах, поставках и т. д.

Управление логистической деятельностью в предприятии ООО «Лана» на этапе распределения осуществляется в следующей последовательности:

• ? управление заказами. Формирование портфеля заказов;
• ? установление количественных и качественных параметров заказанной продукции, их дифференциация по избранным критериям;
• ? разработка плана поступления продукции от поставщиков на сбытовые склады, его реализация и координация;
• ? управление материальными (товарными) потоками в транспортноскладских подразделениях логистической системы (нормирование и управление запасами, складская переработка, подготовка к производственному потреблению по требованиям заказчиков, упаковка, маркировка и т. д.);
• ? разработка и реализация многовариантного распределения продукции;
• ? разработка планов поставки. Формирование товарных (грузовых) потоков;
• ? управление товарными (грузовыми) потоками за пределами логистической системы.

Принципиальное отличие логистики от традиционных методов сбыта и продажи заключается в следующем: подчинение процесса управления материальными и информационными потоками целям и задачам маркетинга; системная взаимосвязь процесса распределения с процессами производства и закупок (в плане управления материальными потоками); системная взаимосвязь всех функций внутри самого распределения [5].

Первый явным и главным недостатком в функционировании ООО «Лана» является несовершенство процесса стикеровки. Частой проблемой при выполнении логистических операций по подготовке товарных потоков к генерации является длительность процесса стикеровки, который в ООО «Лана» проводится вручную работниками скала. Случались ситуации, когда сотрудникам других подразделений было предложено выйти на склад в выходной день за дополнительную плату. Как правило, такие ситуации возникали во время пика продаж продукции или при получении больших заказов на поставку напитков. Чтобы не подводить клиента и выполнить поставленную задачу в максимально короткие сроки приходится искать разные пути решения.

Временной зазор, образующийся из-за недостаточной скорости процесса стикеровки, был угрозой задержки отправления транспорта, а соответственно и повышал риск несвоевременной доставки пива заказчику. Такая ситуация провоцирует возможность нанесения ущерба репутации ООО «Лана», что является недопустимым событием.

Таким образом, можно сделать выводы о том, что несовершенства действующей системы стикерования продукции заключаются в следующем:

• ? длительность процесса;
• ? необходимость оплачивать дополнительное рабочее время работников склада;
• ? необходимость выполнять лишнюю работу;
• ? риск невыполнения поставки в установленные и согласованные с заказчиком сроки;
• ? риск нанесения ущерба репутации ООО «Лана».

Так как логистические затраты по своему экономическому содержанию частично совпадают с издержками, возникающие в процессе производства, но в большей мере связаны с транспортно-складскими издержками, расходами на упаковку и тару, а также расходами, связанными с завозом товаров и их отправке потребителям, и другими составляющими издержками обращения.

Совершенствование процесса комплектации, упаковки и выполнения ряда других логистических операций (в данном случае стикеровки) по подготовке товарных потоков к генерации считаю необходимым. Оптимизация распределения на данном этапе позволит ООО «Лана» снизить издержки и риски. Результаты анализа распределительной системы ООО «Лана» показали, что в целом сбытовая деятельность функционирует слажено, имея при этом очевидные недостатки, которые планируется устранить в ближайшее время. Для фирмы существуют приоритетные направления развития её деятельности, которые необходимо учитывать при планировании мероприятий по оптимизации распределительной системы. Также есть несколько направлений деятельности фирмы, требующие корректировки.

Следующей задачей, с которой столкнулось предприятие «Лана», является совершенствование ассортиментной политики. Хотелось бы отметить, что на сегодняшний день количество пива достаточно велико. Этот продукт требует особого подхода к созданию системы распределения, так как сильно подвержен сезонности спроса. Таким образом, существует проблема: штат компании, который должен быть достаточно велик, чтобы справляться с поступающими в торговую фирму заказами на поставки в пик продаж, частично простаивает в период уменьшения объемов продаж. Выше описанное является вторым недостатком в деятельности торгового предприятия «Лана», который требует неотлагательного решения проблемы.

В ООО «Лана» имеются резервы для улучшения организации каналов распределения продукции. Существуют возможности снижения транспортных издержек. Необходимо активизировать маркетинговую составляющую, правильно позиционировать товар на рынке.

Управление заказами в предприятии ООО «Лана» начинается с приема и обработки заказов клиентов. При этом используется интегрированный подход к управлению заказами. Он предполагает принятие оптимальных решений по закупкам и запасам материальных ресурсов, производству, складированию и распределению готовой продукции на базе точного прогнозирования потребительского спроса. Это возможно при условии высокой готовности организации к поставкам заказанных товаров, высокого качества сервиса поставок, а также функционирования логистической информационной системы и базовых логистических систем [6].

Главной задачей управления заказами на предприятии «Лана» является сокращение времени логистического цикла заказов с целью повышения качества обслуживания потребителей, снижения уровня товарных запасов и общих логистических издержек. Логистический цикл заказа на предприятии «Лана» в общем виде включает в себя:

• 1. Время на формулировку заказа и его оформление в установленном порядке.
• 2. Время на доставку или передачу заказа.
• 3. Время выполнения заказа (время ожидания постановки заказа на выполнение).
• 4. Время выполнения заказа, время простоев, комплекса услуг.
• 5. Время доставки продукции.
• 6. Время на подготовку продукции к перепродаже.

Максимальная продолжительность цикла исполнения заказов определяется временем, которое заказчик готов ждать с момента размещения заказа до получения товара. Фактическое время исполнения заказа может превышать это время. В таком случае возникает «разрыв времени исполнения заказа». Цель предприятия «Лана» сократить этот разрыв. Следует заметить, что этап оптимизации логистического цикла заказов является крайне важным для деятельности организации, поскольку полученные результаты гарантируют ей получение конкурентных преимуществ. Таким образом, разрыв времени исполнения заказа заказов является третьим, но не менее важным недостатком ООО «Лана».

Заказы поступают в организацию от закупщиков пива по почте, телефону, электронной почте, факсу и курьером. Они могут быть речевыми и документированными. Заказ на поставку должен содержать всю необходимую для ООО «Лана» информацию: номер заказа, контактные лица, номер изменения, обозначение изготовителя, обозначение заказчика, всего получено с начала первой поставки, подтверждение о последнем приходе и номер контракта. Такая форма позволяет существенно сократить время и расходы на телефонные переговоры по поводу подтверждения о принятии заказа. Информационный поток на предприятии ООО «Лана» представлен на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 Информационный поток на предприятии ООО «Лана».

На рисунке наглядно видно как взаимодействуют между собой такие подразделения как заказчик, менеджер, склад товаров, снабжение, поставщики. Эти звенья образуют взаимосвязанную информационную сеть, которая позволяет предприятию ООО «Лана» благополучно функционировать. Цикл управления заказами представлен на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 Этапы заказов на предприятии ООО «Лана».

После предварительной обработки заказы передаются по телекоммуникационным сетям в информационно-вычислительный центр фирмы, в котором специальная программа принимает данный заказ и автоматически выдает подтверждение о принятии его к исполнению. В качестве источника выполнения заказа на поставку выступают конкретные производственные или торговые подразделения предприятия, в данном случае менеджер, снабжение, поставщик и склад. Для определенных источников разрабатываются планы выполнения заказов. Исходными показателями при планировании являются данные спецификации на поставку алкогольной продукции, уточненные показатели поставки с точностью до недели или планы пополнения запасов. Это позволяет поставлять товар точно в срок в соответствии с производственными планами заказчика. В процессе мониторинга заказа осуществляются процедуры выполнения и доставки заказанной продукции потребителям. Они сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок. Цикл управления заказами завершается составлением отчета о выполнении заказа.

Управление заказами является одной из важнейших функций логистики. Ее доля в логистических издержках на этапе распределения значительно меньше, чем доля транспорта и управления запасами. Однако роль данной функции очень значительна [7].

В сущности, именно управление заказами на предприятии «Лана» обеспечивает эффективное продвижение материальных потоков по логистическим цепям на пути от производителя к потребителю.

В широком смысле управление заказами является синтетической функцией, присущей управлению материальными потоками, как на этапе материально-технического обеспечения, так и на этапе сбыта продукции. Однако приоритетное значение она приобретает лишь в тесной интеграции с функциями маркетинга, так как в условиях рыночных отношений именно этот союз является определяющим для всей производственно-коммерческой деятельности предприятия.

На предприятии «Лана» сфера распределения и сфера закупок в большей части накладываются друг на друга. Отношение к логистическим работам и операциям зависит от позиции предприятия. Если рассматривать поставщиков и ООО «Лана», то для первых операции являются частью системы сбыта, а для вторых — материально-технического обеспечения (закупок). С одной стороны, упрощает, а, с другой стороны, осложняет процесс управления материальными потоками. Объективная противоположность интересов поставщиков, рассматриваемого нами предприятия, а также потребителей предопределяют особенности логистического управления.

В сфере распределения не создается новая продукция, а выполняются конкретные и комплексные формы деятельности, которые выступают как услуги. Таким образом, сфера распределения является производителем услуг, которые тоже являются своеобразным товаром. Так как большая часть продуктов проходит через сферу распределения, то происходит соединение материального и нематериального продукта. В результате, на товарном рынке предстает не столько товар, сколько товар-услуга. Таким образом, материальный поток на всех этапах своего движения является предметом труда участников логистического процесса, а сам труд имеет производительный характер.

Следует отметить, что планирование физического распределения и перемещения готовой продукции, трансформации соответствующих товарных потоков тесно связано с процессом маркетинга.

Таким образом, маркетинг и логистика представляют собой смежные стороны многогранного единого процесса хозяйственной деятельности, поэтому их планирование должно осуществляться в неразрывном единстве.

Планы маркетинга и логистики формируются в тесной увязке в количественном и ассортиментном выражении, с разбивкой по временным периодам на основе заключенных договоров на поставку продукции. В маркетинге и в логистике определяются и обеспечиваются соответствующие приоритеты портфеля заказов. В рыночных условиях выполнение договорных обязательств, выражением которых является доставка точно в срок с минимальными затратами служит одним из основных критериев оценки деятельности предприятия ООО «Лана» и главным критерием эффективности логистической системы. При несоблюдении договорных обязательств предприятие «Лана» несет экономическую ответственность, возмещает в установленном порядке ущерб, нанесенный заказчику. В связи с этим, все усилия системы сбыта могут быть сведены на «нет», если текущая задача не будет решена на уровне доставки — на уровне логистики.

Значительное повышение дает безбумажная технология управления заказами. Это технология подбора продукции по заказам в системе хранения и переработки логистической системы без использования бумажной документации. Бумажный документ заменяется электронным [8].