Автоматизация бухгалтерского учета расчетов с работниками по оплате труда

На ЗАО «Тульский хлебокомбинат» бухгалтерский учет автоматизирован, что существенно облегчает работу бухгалтерии. На предприятии используется программа 1C БУХГАЛТЕРИЯ 7.7.

В бухгалтерии используется 10 ПЭВМ, объединенных общей сетью. Все 10 вычислительных машин имеют одинаковую структуру, а именно :

• — Pentium III
• — память 64 Мб
• — жесткий диск объемом 10 Гб
• — монитор 17 фирмы «SAMSUNG» название «Sync Master 753 df»
• — CD ROM и дисковод

Кроме этого имеются периферийные устройства:

— принтер HP LaserJet 5100, доступ к которому с помощью сетевой карты имеют все 10 компьютеров.

В организации компьютеры объединены локальной сетью, что позволяет обеспечить:

• · Коллективную обработку данных пользователями подключенных в сеть компьютеров и обмен данными между этими пользователями.
• · Совместное использование программ. Совместное использование принтеров и других устройств.
• · Структура ЛВС определяется принципом управления и типом связи.

В нашей организации структура ЛВС — шинная, т. е. если одна машина выходит из строя остальные продолжают свою работу.

Обработка первичной документации, а именно: время обработки уменьшается, а объем обработанной документации увеличивается.

При правильном проведении первичных документов снижается (уменьшается) время на составление отчетности (баланса), а для бухгалтера это очень важный аспект.

ПЭВМ освобождает бухгалтера от рутинной бумажной работы. Диапазон возможностей компьютера настолько велик, что выполнение даже самых сложных операций становиться более легким.

• 1C: Бухгалтерия является универсальной системой для автоматизации ведения бухгалтерского учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных видов деятельности.
• 1C бухгалтерия — это инструментальная система, представляющая собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области (константы, справочники, документы, регистры, бухгалтерские счета, проводки и т. д.).

Набор всех возможных функций, алгоритмы расчетов и обработки информации и т. д. определяет конфигурация.

Конфигурация является открытой и доступной для внесения в нее любых изменений, благодаря чему решаются все основные задачи, связанные с настройкой каждого гибкого универсального модуля на выполнения определенных функций учета, организацией маршрутов движения информации между рабочими местами, добавление новых функций учета и т. д.

Конфигурация создается не на каждом рабочем месте, а для системы в целом. При этом для каждого рабочего места в рамках единой конфигурации создается индивидуальный пользовательский интерфейс. Он включает перечень допустимых команд манипулирования информацией.

Типовая конфигурация предназначена для автоматизации бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях РФ.

Типовая конфигурация включает:

• · План счетов, содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учета;
• · Справочник валют, используемый для валютного учета;
• · Набор справочников для ведения списков объектов аналитического учета;
• · Набор перечислений для организации аналитического учета с регламентированным набором значений;
• · Набор документов, предназначенных для ввода, хранения, печати первичных документов, и для автоматического формирования бухгалтерских операций;
• · Набор констант, используемых для настройки общих параметров ведения учета в конкретной организации;
• · Набор стандартных отчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики;
• · Специализированные отчеты по конкретным разделам бухгалтерского учета;
• · Набор регламентированных отчетов (налоговых, бухгалтерских и др.) и механизм их обновления;
• · Специальные режимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции.

План счетов и настройка аналитического учета реализованы в Типовой конфигурации практически для всех разделов бухгалтерского учета.

Набор документов, автоматизирующих ввод бухгалтерских операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета:

• — Учет операций по кассе
• — Учет операций по банку
• — Учет нематериальных активов
• — Учет материалов
• — Учет товаров
• — Учет выпуска продукции
• — Учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.
• — Учет заработной платы

В типовой конфигурации установлен режим ведения количественного ведения только по аналитике. Это значит, что количественный учет может вестись только по счетам, для которых установлено ведение аналитического учета и количественные итоги будут рассчитываться только по объектам аналитики.

Для значений количества в проводках и итогах установлено 10 знаков целой части и 3 знака дробной части.

В типовой конфигурации установлено ведение валютного учета. Для этого используется справочник «Валюты».

Для тех счетов, для которых в плане счетов установлен признак ведения валютного счета, при вводе проводок будет запрашиваться конкретная валюта. Выбор валюты при вводе операций осуществляется без возможности редактирования.

Для редактирования списка валют и ввода курсов следует открыть справочник валют из главного меню 1C. Бухгалтерии. Для просмотров курсов валют за разные даты следует воспользоваться специализированным отчетом «История курса валют».

В системе имеется возможность многократной работы с одним и тем же документом нескольких учетных работников, каждый из которых отвечает за определенную часть информации, вносимой в документ. При этом порядок движения документа между отдельными рабочими местами определяются только сущностью отражаемой хозяйственной операции, что обеспечивает маршрутную гибкость системы.

В системе предусмотрен механизм добавления новых функций. Изменения можно разрабатывать самостоятельно. В этом случае вносятся соответствующие изменения в текущую конфигурацию. Можно использовать готовые решения, разработанные специализированными организациями. Для этого в системе предусмотрен управляемый режим объединения конфигураций с автоматической реструктуризацией информационной базы.

В системе легко организовать новое рабочее место. Для этого достаточно в конфигурации добавить реквизиты нового пользователя в общий список и установить для него индивидуальный пользовательский интерфейс.

В системе имеются мощные и в тоже время единообразные средства для создания отчетов различного типа сложности. Шаблоны отчетов являются открытыми для внесения в них изменений, могут быть внесены в конфигурацию или храниться в отдельных файлах. При формировании отчетов входящие в них показатели вычисляются по описанным алгоритмам автоматически. Система не имеет ограничений по количеству возможных отчетов, что обеспечивает гибкость по отчетности.

Причины выбора программы:

Самое главное, что эта программа позволяет вести учет бухгалтерских операций типа «Проводка-Главная книга — Баланс», а также обеспечивает оформление таких документов как платежные поручения, платежные требованияпоручения, реестр чеков, доверенности, счета.

Во-первых, эта программа рекомендована Министерством налогов и сборов РФ.

Во-вторых, качественное обслуживание фирмы — реализатора этой программы, что не мало важно при сегодняшнем ритме работы.

В третьих быстрая адаптация программы в постоянно изменяющихся условиях, согласно нормативной бухгалтерской литературы.

В четвертых, удобный диалоговый режим.

В пятых, выбор был связан с тем, что фирма — реализатор провела правильную рекламу своей программы, что в свою очередь заинтересовало нашу организацию и привело к выбору именно программы 1 С: ПРЕДПРИЯТИЕ Версии 7.7.

Для учета заработной платы в «1C бухгалтерии» используется счет 70 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Рассмотрим порядок отражения в «1C бухгалтерии» операций по расчет с персоналом по оплате труда на примере типовой конфигурации.

Для автоматического оформления операций по начисления заработной платы в «1С:Бухгалтерии» предназначен документ «Расчетная ведомость». В этот документ вносятся фамилии сотрудников и оклад. Далее документ сохраняется, проводится и формирует ведомость в печатном виде.

Для подготовки платежной ведомости выбираем в меню «Документы» пункт «Зарплата», а в нем — подпункт «Выплата зарплаты из кассы» и открываем экранную форму документа.

Сформируем единую платежную ведомость (кнопка «Печать») и распечатываем. Созданный документ сохраняем в информационной базе (кнопка «ОК» на экранной форме). При этом на запрос «Сохранить документ» отвечаем «Да» а на следующий вопрос.

«Провести документ» — «Нет».

После этого платежная ведомость подписывается руководитель и главным бухгалтером организации и передается кассиру.

Кассир проверяет правильность составления ведомости и выдает средства по оплате труда в установленные сроки. Каждый сотрудник за получение денег расписывается в графе «расписка в получении».

При получении денег по доверенности в графе «Примечание» указываются сведения о доверенности. После окончания срока выплаты кассир по неполученным сотрудниками суммам делает отметку «депонировано» (вручную или с помощью штампа) и составляет реестр невыданной заработной платы. В конце ведомости кассир указывают общую сумму выплат наличными и депонированной заработной платы. Затем кассир передает платежную ведомость и реестр невыданной заработной платы в бухгалтерию на проверку и выписку расходного кассового ордера. Полученный от бухгалтерии расходный кассовый ордер регистрируется кассиром в кассовой книге. Если кассир работает в 1C бухгалтерии, то расходный кассовый ордер специально регистрировать не надо. Обращаю внимание, что в форме расходного кассового ордера, оформленного на выплату по ведомости, а в отличие от прочих расходных кассовых ордеров, включают флажок «Формировать проводки». При этом проводки по кредиту счета 50.1 «Касса в рублях» и кредиту счета 70.1 «расчеты по оплате труда» (по каждому сотруднику в отдельности) формирует документ «Выплата зарплаты из кассы».