Учет материальных запасов и отдельных предметов в составе оборотных средств

Бухгалтерский учет основных средств ведется в учреждении «Отдел идеологической работы, культуры и по делам молодёжи» в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету объектов основных средств в бюджетных организациях, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.10.2012 года № 60.

Аналитический учет основных средств ведется на карточках формы ОС-6 «Инвентарная карточка учета объектов основных средств». Инвентарные карточки регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств формы ОС-10 согласно приложению № 38 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 08.02.2005 года № 15 «Об утверждении Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации».

Основные средства (ОС) представляют собой совокупность произведенных общественным трудом материально-вещественных ценностей, действующих в неизменной натуральной форме в течение длительного периода. ОС, функционирующие в учреждениях непроизводственной сферы, не участвуют в процессе производства, а обслуживают происходящие по удовлетворению социально-культурных потребностей населения, осуществлению функций государственного управления. Непроизводственные ОС изнашиваются постепенно и утрачивают свою стоимость по частям по мере снашивания.

В учреждении Отделе культуры ОС учитываются по первоначальной или восстановительной стоимости. Первоначальная стоимость состоит из фактических затрат на их приобретение, возведение и изготовление, включая расходы по доставке, монтажу и установке, проценты за кредит, уплату госпошлины, НДС и другие расходы.

По объектам, бывшим в эксплуатации, первоначальная стоимость определяется по первичным документам на поступление, где отдельно указывается сумма их износа. Изменение первоначальной стоимости ОС допускается при достраивании, дооборудовании, реконструкции или частичной ликвидации соответствующих объектов. Затраты по ремонту ОС на увеличение их стоимости не относятся, а списываются на расходы по смете учреждения.

Если ОС получены безвозмездно от других учреждений и организаций, то они принимаются на учет по той стоимости, по которой числились на балансе этих учреждений и организаций. Отдельной строкой в документах на поступление указывается сумма износа.

Восстановительная стоимость ОС (стоимость воспроизводства в современных условиях) определяется при проведении переоценки. Порядок проведения переоценок утверждается Министерством статистики и анализа. В учреждении Отделе культуры для проведения переоценки основных средств ежегодно составляется и утверждается приказ, в котором указывается состав комиссии, которая уполномочена провести переоценку.

При переоценке изменяются: первоначальная стоимость (после переоценки — восстановительная стоимость), остаточная стоимость и стоимость амортизации ОС. При этом процент амортизации не изменяется, т. е. пропорциональное соотношение восстановительной стоимости, остаточной стоимости и стоимость амортизации после переоценки должно сохраниться таким же, как и до переоценки. По восстановительной стоимости ОС учитываются до следующей переоценки.

Если из первоначальной (восстановительной) стоимости ОС вычесть сумму износа, получим остаточную стоимость.

Переоценка в учреждении Отделе культуры производится путем индексации первоначальной стоимости отдельных объектов (индексный метод). Согласно Постановлению Министерства статистики и анализа РБ от 31. 12. 2003 г., которым утверждено «Положение о порядке переоценки основных средств по состоянию на 1 января 2004 г.», для определения коэффициента перерасчета стоимости каждый объект ОС необходимо соотнести с таблицей групп и видов ОС при их переоценке на 01.01.2004 г. Группировка ОС при их переоценке осуществляется на основе шифров Временного республиканского классификатора амортизируемых ОС и нормативных сроков их службы, утвержденного постановлением Министерства экономики РБ от 21.11.2001 г. № 186.

Первоначальная стоимость объекта ОС при индексном методе, числившаяся и переоцененная на 1 января 2004 г., умножается на коэффициент графы таблицы коэффициентов. Стоимость реконструкции (модернизации, ремонта) умножается на коэффициент, соответствующий месяцу ввода в эксплуатацию объекта ОС после реконструкции. Сложением обеих переоцененных частей стоимости определяется его восстановительная стоимость по состоянию на 1 января 2005 г.

Результаты переоценки ОС отражаются в бухгалтерском учете по состоянию на 31 декабря 2004 г. После отражения результатов переоценки в бухгалтерском учете, начиная с 1 января 2005 г., все расчеты, связанные со стоимостью ОС — начисление амортизации, налоговые расчеты, определение сумм арендной платы и т. д., производятся с учетом переоценки.

При проведении переоценки составляется Ведомость переоценки основных фондов, в которой по каждому объекту ОС (инвентарному номеру) отражается первоначальная стоимость, восстановительная стоимость, амортизация (в процентах от первоначальной стоимости до переоценки и сумма после переоценки), остаточная стоимость после переоценки, амортизируемая стоимость до и после переоценки, а также коэффициент переоценки амортизируемой стоимости. Программа позволяет выводить на печать данную ведомость как в целом по счету 01 «Основные средства», так и в разрезе отдельного субсчета. Сумма амортизации определяется исходя из восстановительной стоимости ОС и степени (процента) Остаточная стоимость ОС определяется как разность между восстановительной стоимостью и переоцененной суммой амортизации.

После окончания работ по переоценке составляется Акт по результатам переоценки. Акт подписывается комиссией по переоценке основных фондов и утверждается руководителем организации. В акте указываются состав комиссии, результаты переоценки основных фондов и перечень документации по переоценке.

Автоматизированный учет движения объектов основных средств осуществляется через пункт главного меню программы «Учет материальных ценностей (МЦ)», предназначенный для реализации функций по учету МЦ (материалов, ОПвСОС, основных средств). Режим обеспечивает ввод данных о наличии и движении всех видов материальных ценностей по структурным подразделениям, материально-ответственным лицам (МОЛ), выдачу на экран и печатающее устройство ПК отчетной документации, начисление годового износа основных средств, инвентаризацию МЦ, переоценку ОС.

В качестве входных данных используются документы первичного учета (типовые формы): накладные на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей, накладные на внутреннее перемещение, акты ликвидации и списания МЦ, нормативно-справочные данные.

Программой предусматриваются следующие операции ведения учета ОС:

• — поступление;
• — выбытие;
• — внутреннее перемещение;
• — реконструкция;
• — инвентаризация;
• — износ;
• — переоценка;
• — инвентаризация.

Поступление объектов ОС в учреждении Отдел культуры производится на основании товарных накладных ф. № ТН-2 После оприходования нового объекта ОС на него заводится инвентарная карточка. Безвозмездная передача объектов ОС как вышестоящими организациями, так и нижестоящим организациям также оформляется товарной накладной ф. № ТН-2. В накладной указывается наименование переданных объектов ОС, единица измерения (шт.), количество продукции, цена единицы продукции, ее стоимость, а также основание отпуска (безвозмездная передача), цель приобретения (для собственных нужд), лицо, которое произвело отпуск, лицо, принявшее материальные ценности.

Документы на поступление ОС после их оформления вместе с технической документацией, если она имеется, передаются в бухгалтерию. После этого ОС закрепляются за МОЛ, с которыми заключен договор о полной материальной ответственности. Затем МОЛ оформляют Акт приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях ф. ОС-1 бюдж.

В бухгалтерии для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью ОС каждому объекту присваивается инвентарный номер, который состоит из восьми знаков: первые три — код субсчета, четвертый подгруппа по данному субсчету, а остальные четыре — порядковый номер предмета в подгруппе, присвоенный ему при поступлении в Отдел.

Инвентарный номер наносится несмываемой, преимущественно красной краской на объект таким образом, чтобы не портить внешний вид предмета. Также для большей надежности (чтобы не перепутать одинаковые объекты ОС) отдельно выделяется заводской номер или номер изготовителя. Инвентарный номер, присвоенный объекту ОС, сохраняется за ним весь период его нахождения в Отделе культуры и при списании или выбытии другим объектам ОС не присваивается.

Учет вновь поступивших и уже имеющихся объектов ОС в учреждении Отдел культуры производится согласно Плану счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета, на активном счете 01 «Основные средства», к которому открыты следующие субсчета:

• 010 — Здания;
• 013 — Машины и оборудование;
• 015 — Транспортные средства;
• 016 — Инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь;
• 019 — Прочие основные средства.

Записи ведутся по первоначальной (восстановительной) стоимости.

Для отражения износа ОС используется специальный счет 02 «Амортизация основных средств», который является регулирующим, пассивным.

Также используется счет 25 «Фонд в основных средствах», кредитовый остаток по которому показывает остаточную стоимость ОС. Счет пассивный.

Взаимосвязь между этими счетами следующая;

при поступлении ОС за плату производятся бухгалтерские записи:

Д-т 01 «Основные средства» К-т 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» — первая запись;

Д-т 200 «Расходы по бюджету» К-т 250 «Фонд в основных средствах» — вторая запись.

При получении ОС безвозмездно:

Д-т 01 «Основные средства» К-т 250 «Фонд в основных средствах» — первая запись;

Д-т 250 «Фонд в основных средствах» К-т 020 «Амортизация основных средств" — вторая запись (на сумму амортизации).

Акт о ликвидации может составляться только при наличии Акта экспертизы технического состояния объекта ОС, который составляется организациями и предприятиями, осуществляющими ремонт ОС и имеющих право на признание объекта ОС вышедшим из строя. Без наличия заключения технического состояния объекта списание объектов ОС не производится.

Списание ОС, содержащих драгметаллы, производится на основании Постановления Совета Министров РБ «О совершенствовании организации сбора, переработки и сдачи лома и отходов, содержащих драгметаллы и драгоценные камни» от 29.10.1998 г. № 1659 в редакции постановлений Совмина от 18.02.1999 г. № 254, от 25.04.2000 г. № 572; приказа Министерства финансов РБ от 12.12.1996 г. № 136 «Порядок расчетов за сданный лом и отходы черных и цветных металлов».

После списания ОС, содержащих драгметаллы, выписывается товарная накладная формы ТН-2 для сопровождения ОС на утилизацию. После получения этих ОС по накладной утилизирующая организация составляет Акт приема-передачи средств вычислительной и другой техники, сдаваемой на демонтаж для дальнейшего извлечения драгметаллов, в котором показывается количество принятых объектов, их количество, номер договора и товарной накладной. После утилизации объектов ОС и извлечения драгметаллов составляет Акт результатов переработки и обсчета электронного лома, содержащего драгоценные металлы, принятого на переработку от поставщика, в котором отражаются дата сдачи объектов ОС на переработку, лигатурный вес выделенных драгметаллов (золота, серебра, платины и палладия) по каждой сдаче и всего. Данный акт передается организации, от которой поступили ценности на переработку. Только после утверждения данного акта директором утилизирующей организации и начальником учреждении, бухгалтерия имеет право списать драгметаллы, числящиеся на балансе.

Амортизация ОС определяется один раз в год (в конце года) путем умножения первоначальной стоимости отдельных инвентарных объектов, имеющихся в учреждении на конец отчетного года (независимо от того, в каком месяце отчетного года они приобретены или построены), на установленную годовую норму износа в процентах. Нормы амортизации утверждаются правительством. В настоящее время в организации используются нормы, утвержденные Госпланом СССР, Министерством финансов СССР и ЦСУ СССР 28.06.1974 г. в соответствии с Постановлением СовМина СССР от 11.11.1973 г. № 824.

Начисление износа прекращается при достижении нулевой остаточной стоимости ОС. На сумму начисленной амортизации в последний день декабря бухгалтерия делает запись Д-т 250 «Фонд в основных средствах» К-т 020 «Амортизация основных средств».

Сумма амортизации по приобретенным объектам, уже бывшим в эксплуатации, в соответствии с письмом Минфина № 15−6/199 от 26.12.1994 г. определяется путем умножения покупной или договорной стоимости на степень начисления износа в процентах, указанных в первичных документах. Сумма износа по выбывшим объектам определяется в каждом отдельном случае по данным аналитического учета. Аналитический учет ведется автоматизировано путем внесения необходимых сведений в модуль программы «Основные средства». Программой предусмотрен вывод документа «Ведомость исчисления амортизации основных средств за … год», в котором приводятся сведения о первоначальной стоимости объекта ОС на конец года, а также сумма износа на начало и конец года, начисления за текущий год.

В целом учет движения основных средств отображается в форме № 5 «Отчет о движении основных средств, отдельных предметов в составе оборотных средств» (Приложение 22) В данном отчете в разрезе видов основных средств показывается наличие объектов ОС за начало года, поступление за год (всего, введено новых ОС, дооценка ОС и т. д.), выбытие за год (всего, ликвидировано, уценка и т. д.), наличие на конец года.

Для более детальной расшифровки данных учета программа позволяет вывести документ «Оборотная ведомость по основным средствам» в разрезе субсчетов и МОЛ, за которыми закреплены ОС.

В конце отчетного периода (месяца, квартала, года) составляется накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств — мемориальный ордер № 9.

Кроме основных средств в составе материальных ценностей бюджетных учреждений учитываются материальные запасы и отдельные предметы в составе оборотных средств (ОПвСОС).

В силу специфики выполняемых функций в учреждении Отдела культуры материальные запасы, учитываемые на счетах 03 «Продукция на складе, отгруженная», 04 «Оборудование, строительные материалы для капитального строительства и материалы для научных исследований», 05 «Животные на выращивании и откорме» отсутствует. Все используемые материальные запасы учитываются на счете 06 «Материалы и продукты питания».

Автоматизированный учет материальных ресурсов ведется через тот же пункт меню программы, что и основных средств — «Учет материальных ценностей». Предусматриваются следующие функции ведения учета материалов и ОПвСОС:

• — поступление;
• — выбытие;
• — внутреннее перемещение;
• — инвентаризация.

К счету 06 «Материалы и продукты питания» в Центре открыты следующие субсчета:

• 063 — «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности»;
• 064 — «Топливо, горючее и смазочные материалы»;
• 067 — «Прочие материалы»;
• 069 — «Запасные части».

На 063 субсчете числятся в основном хозяйственный инвентарь и канцелярские принадлежности, на 064 — бензин, на 067 — бланочная продукция, на 069 — запчасти для компьютерной, оргтехники, автомобилей.

Материальные запасы, учитываемые на счете 06 «Материалы и продукты питания», отражаются в учете и отчетности по фактической себестоимости, включающей стоимость по цене приобретения, затраты на хранение, транспортировку, комиссионные вознаграждения и другие расходы. В фактическую себестоимость материальных запасов, приобретенных за счет средств государственного бюджета, включается налог на добавленную стоимость на основании документов поставщиков.

В стоимость приобретаемого автомобильного топлива не включается сумма налога с продаж, указанная в документах поставщика. Эта сумма одновременно с оприходованием топлива относится на фактические расходы по подстатье «Оплата транспортных услуг».

Ответственность за приемку, хранение, отпуск материалов возлагается на материально ответственное лицо — заведующего хозяйством. С ним заключается договор об имущественной ответственности за сохранность ценностей.

Смена материально ответственных лиц сопровождается инвентаризацией ценностей и составлением приемосдаточных актов.

Оприходование материалов оформляется непосредственно по документам поставщиков.

Обязательные реквизиты первичных приходных документов: наименование поставщика, банковские реквизиты, наименование материальных ценностей, сорт, количество (масса), цена, сумма, дата поступления на склад и расписка материально ответственного лица, принявшего эти ценности.

Каждая выдача материалов в ведомости подтверждается подписью получателя. При этом записи производятся в хронологическом порядке и отдельно по каждому наименованию материалов. По окончании месяца в ведомостях подсчитываются итоги и они передаются в бухгалтерию вместе с актами на списание.

Автомобильное топливо списывается в расход на основании путевых листов. Списание производится по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей. Ежемесячно производится снятие показаний спидометра и замер остатков бензина в баках транспортных средств, о чем составляется акт. Замер остатков производят начальник АХО, водитель и бухгалтер, ведущий учет материалов. По результатам проведенных замеров и составления акта бухгалтер формирует отчет по расходу автомобильного топлива за месяц. Отчет подписывается главным бухгалтером. Также данные внутреннего учета ежемесячно сверяются с отчетом о количестве и стоимости отпущенных нефтепродуктов и оказании услуг, который составляется поставщиком топлива.

В учреждении канцелярские принадлежности (бумага, ручки, карандаши, стержни и т. п.), приобретенные и одновременно выданные на текущие нужды, списываются на фактические расходы с отражением их общей суммы по приходу и расходу на субсчете 063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности». На документах, подтверждающих приобретение и получение этих ценностей, должна быть расписка лица, получившего эти материалы.

В соответствии с Методическими указаниями о порядке учета материальных запасов аналитический учет материалов по субсчетам 060, 063−067 в учреждениях и централизованных бухгалтериях ведется по наименованиям, сортам, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в книге ф. № 296. При этом МОЛ ведут данную книгу на бумажном носителе, а в бухгалтерии она ведется автоматизированным способом. Программой предусмотрен вывод следующих выходных документов по аналитическому учету материалов:

ведомость прихода товарно-материальных ценностей за период;

ведомость выбытия материальных ценностей из учреждения за период.

Аналитический учет запасных частей ведется по наименованиям запасных частей, маркам, заводским номерам, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в книге ф. 296. При этом автомобильные шины и покрышки, выданные для замены изношенных, учитываются бухгалтерией в карточках учета использования автопокрышки. К карточке указывается серийный номер автопокрышки, ее размер, завод изготовитель, марка автомобиля, место установки покрышки на колесо автомобиля, дата монтажа и демонтажа, пробег покрышки, причины выхода из эксплуатации. Стоимость израсходованных материалов записывается в кредит соответствующих субсчетов счета 06 «Материалы и продукты питания» и дебет соответствующих субсчетов счетов 20 «Расходы по бюджету».

Программно формируется оборотная ведомость по материалам за определенный месяц в разрезе МОЛ, в которой показаны остатки материалов на начало и конец периода, приход по субсчету (дебет) и расход (кредит), сумма и количество материалов.

Учет отдельных предметов в составе оборотных средств ведется в учреждении Отделе культуры в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету отдельных предметов в составе оборотных средств организациями, финансируемыми из бюджета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 01.04.2004 года № 63. На счете 07 «Отдельные предметы в составе оборотных средств» с использованием субсчетов 070 «Предметы на складе», 071 «Предметы в эксплуатации», 072 «Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе», 073 ««Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации». Приобретение и выдача спортивной одежды и инвентаря учащимся и тренерам-преподавателям Центра осуществляется в пределах норм, предусмотренных постановлением Министерства спорта и туризма Республики Беларусь от 12.09.2008 года № 20 «Об обеспечении спортивной одеждой, обувью общего и специального назначения и инвентарем индивидуального пользования в учреждениях, обеспечивающих получение среднего специального образования в сфере физической культуры и спорта (училищах олимпийского резерва), специализированных учебно-спортивных учреждениях». Обеспечение спортивной одеждой и инвентарем Национальных команд осуществляется в соответствии с «Инструкцией о порядке материально-технического обеспечения национальных и сборных команд Республики Беларусь по видам спорта за счет средств республиканского бюджета», утвержденной постановлением Министерства спорта и туризма Республики Беларусь от 17.07.2014 года № 33.

Расчеты с поставщиками за поставленные расходные материалы, хозяйственные товары, отдельные предметы в составе оборотных средств, приобретение канцелярских принадлежностей и другие расходы осуществляются Отделом культуры в пределах смет расходов на основании заключенных договоров, согласно актам выполненных работ, счетам-фактурам, товарно-транспортным накладным и товарным накладным. В первичных документах должны быть указаны следующие данные: от кого поступили ОПвСОС, наименование, количество, цена, сумма, дата поступления и расписка материально ответственного лица, принявшего эти ценности.

Списание ОПвСОС производится при полной их изношенности на основании соответствующих актов.

На сумму выбывших из эксплуатации ОПвСОС производится запись по кредиту субсчета 071 «Отдельные предметы в составе оборотных средств в эксплуатации» и дебету субсчета 260 «Фонд в отдельных предметах в составе оборотных средств».

Итог движению ОПвСОС в учреждении за месяц подводится в накопительной ведомости по выбытию и перемещению ОПвСОС .(Приложение 24).