Учет расчетов с контрагентами в компьютерной среде

В процессе принятия управленческих решений часто на предприятиях используются различные информационные технологии. Сегодня состояние дел в этой сфере характеризуется неопределенностью, которая обусловлена постоянным увеличением объема технологических предложений, которые требуют больших инвестиций, и соответственно усилением зависимости от внешних источников финансирования и изменением роли информационных технологий в хозяйственной деятельности предприятия.

Достоверная оценка производственно-хозяйственных связей с контрагентами предприятия в отрасли коммунального хозяйства невозможна без создания баз данных о субъектах рынка и рыночных процессов, постоянного сбора и анализа информации о финансовом состоянии партнеров. Наличие такой информации даст возможность принимать правильные решения относительно условий сотрудничества с контрагентами, избежать предоставления кредитов не надежным клиентам, улучшить отношения с заказчиками, оценивать финансовые возможности потенциальных поставщиков, посредников, потребителей, а также снизить рыночный риск.

Две неотъемлемые составляющие деятельности каждого предприятия в отрасли коммунального хозяйства — это закупки и сбыт. И пока предприятие приобретает материальные ценности, продает товары или выпущенную продукцию, когда получает или оказывает услуги, ему постоянно приходиться решать такую задачу как контроль, учет и анализ дебиторской и кредиторской задолженности. Очевидно, что на средних и крупных предприятиях, имеющих много контрагентов, вопросы о состоянии расчетов по обязательствам становятся не малозначимой проблемой.

Типичные проблемы, связанные с учетом и анализом задолженности, — невозможность отслеживать данные «день в день», большие усилия, затрачиваемые на подготовку отчетов, и вынужденная необходимость периодической сверки данных, полученных от финансовых и бухгалтерских служб. Очень часто эти данные «не стыкуются» друг с другом ни по форме, ни по содержанию.

Как известно, многие предприятия страдают от большой дебиторской задолженности, испытывают перебои с оборотными средствами и практикуют не денежные формы погашения обязательств, (бартер, взаимозачеты, переуступки долгов и т. п.). В этих обстоятельствах как никогда актуальны наличие подробной и оперативно обновляемой истории сделок с каждым партнером, необходимых условий для контроля взаимозачетов и возможность установить причины невыполнения конкретных обязательств (срыва поставки или просрочки платежа).

Но все перечисленные проблемы могут довольно успешно решаться с помощью многочисленных компьютерных программ, которые далее будут рассмотрены подробно.

Одной из систем решающие данные проблемы является «БЭСТ-ПРО». Основные обязанности по учету взаиморасчетов возложены на подсистему «Расчеты с дебиторами и кредиторами». Тем не менее, данные по расчетам с покупателями и поставщиками можно также получить в подсистемах, решающих задачи логистики.

Исходная информация о контрагентах, с которыми контактирует предприятие-пользователь, храниться в общесистемном справочнике «Картотека контрагентов», т. е. на каждого из них заводиться специальная карточка. В «Карточке контрагента» наряду с вводом почтовых, налоговых и банковских реквизитов предусмотрена и такая возможность, как указание регламента платежей и отгрузок. Для каждого контрагента можно установить определенный лимит кредита, автоматически проверяемый при выписке расчетных и отгрузочных документов, или вообще запретить продажи в кредит. Более того, система предоставляет и такую возможность, как установка запрета на любые отгрузки в адрес тех контрагентов, которые по каким-то причинам попали в число неблагонадежных. И, наконец, те предприятия, которые проводят гибкую ценовую политику, построенную на индивидуальном подходе к клиентам, непосредственно здесь же смогут назначить им «персональные» прайс — листы или тарифы и скидки. В результате при оформлении соответствующих сделок и операций система «БЭСТ — ПРО» будет в точности следовать всем этим правилам.

Данная программа поддерживает разнообразные модели договорных отношений и различные формы закупок и продаж, которые отличаются перечнем и последовательностью оформляемых документов. Наряду с учетом обязательств по сделкам, предусматривающим поставку товарно-материальных ценностей, в системе «БЭСТ-ПРО» можно контролировать расчеты по выполняемым работам (оказываемым услугам). Анализ расчетов может проводиться за любые произвольно выбранные периоды в любой денежной единице. Также данная система позволяет получить полную информацию о состоянии расчетов по предприятию в целом и по каждому контрагенту в отдельности. В «Картотеке учета взаиморасчетов» можно увидеть список всех контрагентов и текущий баланс (сальдо) расчетов с каждым из них. Здесь производятся расчеты общей дебиторской и кредиторской задолженности, а также формируется общий баланс расчетов по предприятию. Изучая картину взаиморасчетов, можно при необходимости провести структурный анализ дебиторской и кредиторской задолженности. Это поможет оценить «вклад» каждого контрагента в общую сумму задолженности.

На практике очень часто встречаются ситуации, когда по различным причинам приходится доначислять сумму обязательств того или иного бизнес-партнера, списывать сумму долга и пр. Решение этих задач в системе «БЭСТ-ПРО» осуществляется в разделе «Инвентаризация расчетов» с помощью специальных документов инвентаризации расчетов, что позволяет управлять задолженностью.

Оперативный контроль дебиторской и кредиторской задолженности и быстрое получение отчетов и справок за любые периоды, безусловно, играют очень важную роль в управлении предприятием. Однако для того, чтобы предотвратить возможные чрезвычайные ситуации, не менее важно иметь представление о будущем. Поэтому система «БЭСТ-ПРО» составляет так называемый прогноз поступлений и выплат, где отражаются данные о предстоящих оплатах и поступлениях от контрагентов.

Таким образом, система «БЭСТ-ПРО» располагает всеми необходимыми средствами для объективной и оперативной оценки дебиторской и кредиторской задолженности, что способствует снижению различных потерь и делает предприятие по-настоящему управляемым. [40, с. 31−33].

В программе «Галактика» также осуществляется учет, контроль и анализ за состоянием расчетов с контрагентами, но данная программа имеет свои особенности, которые рассмотрим подробней.

Для полного контроля взаиморасчетов с контрагентами с учетом финансовых и товарно-сопроводительных документов предназначен модуль «Поставщики, получатели». При одновременном использовании Контура бухгалтерского учета и Контура оперативного управления модуль осуществляет исключительно информационные и контрольные функции на основании данных этих контуров о движении товаров/услуг и соответственно денежных средств. При изолированном использовании Контура оперативного управления модуль используется для ведения данных о проведении оплат, контроля взаиморасчетов, которые осуществляются на основании этих данных.

Основными возможностями модуля «Поставщики, получатели» являются:

• — формирование реестра исполнительных договоров;
• — автоматическое формирование платежных документов по документу-основанию;
• — расчет сальдо и составление платежного баланса по контрагенту;
• — контроль взаиморасчетов;
• — начисление и учет штрафов по невыполненным обязательствам контрагентов или фирм.

Программа «Галактика» также автоматизирует процесс составления договоров, описывает их реквизиты, основные и дополнительные условия в несколько этапов.

После оформления и утверждения договора он появляется в реестре выполненных договоров и становится доступным в других модулях программы. Во время дальнейшей работы можно формировать счета, платежные поручения и накладные относительно к стадиям выполнения договоров.

Начальный анализ по разным видам договорной деятельности осуществляется в отчетах, с помощью которых можно:

• — просмотреть консолидированный реестр договоров;
• — сформировать сведенную ведомость по контрагентам, которые заключили договора с предприятием;
• — вывести долги по конкретному договору на определенную дату;
• — проверить расчеты по конкретному договору и т. д.

Таким образом, в модуле учета договорной деятельности можно получить полную информацию о состоянии дел по какому-либо договору в различных его разрезах.

С помощью программы «Галактика» можно автоматизировать следующие учетные операции:

• 1. составление договора — введение первичного документа «Договор поставки» в базу данных программы;
• 2. поступление средств на текущие счета предприятия по договорам на основании банковских документов — формировании записей по дебету счетов денежных средств и по кредиту соответствующих счетов;
• 3. формирование отчета по договорам, завершенных до наступления установленного срока;
• 4. формирование отчета по договорам, по которым на дату начала действия договора не произошло движения денежных средств или материальных ценностей.

В программе можно предусмотреть ведение двух журналов для договоров. После утверждения договора пользователь системной программы может осуществлять следующие операции:

• — контролировать обязательства, как контрагента, так и самого предприятия по срокам исполнения;
• — формировать заказы поставщикам и покупателям по товарным операциям договора;
• — получать сальдо расчетов по договору на основании документов оперативного учета;
• — контролировать текущую дебиторскую (кредиторскую) задолженность по договору на основании оперативных документов, прикрепленных к выписанным счетам и договорам из подсистем «Управление закупками», «Управление продажами» и «Денежные средства» (платежи, накладные и акты выполненных работ).

Анализ расчетов с контрагентами исполняется относительно следующих подходов:

• — в расчетах по документам-основаниям берут участие все связанные с ними сопроводительные документы;
• — для анализа отношений с контрагентом по нескольким документам, например, в случае много этапных договоров, введено понятие группы документов-оснований;
• — для учета товарообменных (бартерных) операций предусмотрены бартерные договора, что связывает два документа-основания разного направления, например, документ-основание на продажу и закупку;
• — полную картину расчетов с контрагентом можно получить путем анализа всех товарно-сопроводительных и финансовых сопроводительных документов, зарегистрированных в программе.

Функции по отслеживанию предложений поставщиков, планирование закупок и выбора поставщика в программе «Галактика» может быть осуществлены посредствам программного модуля «Управление маркетингом», а отслеживание заявок на приобретение — средствами модуля «Управление документооборотом».

Программой также предусмотрена возможность ведения учета операций с векселями и другими ценными бумагами, а также операций кредитования при помощи модуля «ФРО». Функции модуля позволяют формировать и контролировать взаиморасчеты по следующим видам операций: приобретение, продажа, обмен векселей и ценных бумаг; погашение ценных бумаг; погашение полученных (выданных) кредитов.

С помощью данной программы осуществляется предъявление штрафных санкций, которые могут реализовываться по двум параметрам: по срокам отгрузки и по обязательствам контрагентов. 5, с.481−487].

Программа «Профит — комплекс» содержит автоматизированное рабочее место (АРМ) «Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками», а также специализированный модуль «Учет расчетных операций». Модуль «Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками» эксплуатируется автономно или в комплексе с другими модулями и осуществляется оперативный контроль за состоянием расчетов, а также:

• 1. Формирование журнала — ордера № 6; 2;
• 2. Ведомостей материалов в пути; неотфактурованных и неоплаченных поставок; сводной ведомости незакрытых расчетов;
• 3. ведомости бухгалтерских проводок; расчет отклонений от учетных цен.

Модуль «Учет расчетных операций» предназначен для ведения аналитического и синтетического учета на расчетных счетах. АРМ осуществляет:

• 1. Контроль за состоянием расчетов, передерживание сроков исковой давности по каждому дебитору и кредитору, валютный учет;
• 2. Формирование банковских документов на суммы дебиторской и кредиторской задолженности.

Программа «Конкорд» содержит модуль «Кредиторы», который имеет следующие возможности: учет платежей, счетов-фактур и взаиморасчетов. Автоматическое формирование каких-либо платежных документов, включая электронные документы. С помощью данной программы, возможно, оптимизировать поток платежей. В «Конкорд» разработан механизм регистрации, анализа, акцепта и оплаты счетов. Возможен моментальный доступ к данным по выходной хозяйственной операции, которые созданы в других модулях, и наличие истории операции с кредитором за любой период. В программе также осуществляется автоматический расчет курсовых разниц и существует возможность составления управленческих и финансовых отчетов, в том числе электронную «Книгу приобретения».

Модуль «Кредиторы» наиболее тесно интегрирован с модулями «Главная книга», «Закупки» и «Склад», что придает значительную универсальность в эксплуатации, данной программы. 27, с. 181 — 183].

Конфигурация «Управление торговлей» системы программ «1: С Предприятие 8.0» является тиражным решением, позволяющим в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечив тем самым эффективное управление современным предприятием.

Новый программный комплекс предоставляет гибкие возможности учета и контроля взаиморасчетов с контрагентами по нескольким схемам с различными уровнями детализации, о которых рассказывается ниже.

По договорам. В конфигурации «Управление торговлей» детализация взаиморасчетов «по договорам» является базовой и производится всегда. Если не требуется дополнительной детализации, то можно выбрать способ взаиморасчетов по договору в целом.

По заказам (счетам) в рамках долгосрочного договора. Разделение по заказам удобно для гибкого управления взаиморасчетами в рамках текущих торговых операций. Например, по одному заказу поставки могут быть приостановлены из-за возникшей по нему задолженности, а по другому заказу — разрешены.

По конкретным документам хозяйственных операций (по расчетным документам) в рамках договора. Данная возможность предназначена для тех случаев, когда для каждого документа, например накладной, важно знать, оплачен он или нет. Эта схема ориентирована в первую очередь на предприятия, которые не строят свой документооборот на основании заказов (счетов).

При этом система позволяет отражать реальные особенности взаимоотношений с теми или иными контрагентами, например, объединить в управленческом учете взаиморасчеты с группой сторонних организаций (юридических лиц), рассматривая их в качестве единого контрагента, или, наоборот, организовать раздельный контроль взаиморасчетов с различными структурными единицами одной компании.

Подсистема управления взаиморасчетами берет на себя функцию контроля предельно допустимого размера задолженности, не позволяя сотрудникам предприятия отпускать товар клиенту при превышении лимита кредита и производить очередную оплату поставщику при наличии задолженности по ранее оплаченным поставкам.

Параметры контроля взаиморасчетов могут быть гибко настроены — как в соответствии с принятой на предприятии общей политикой, так и индивидуально для каждого договора или сделки. В частности, можно управлять величиной допустимой задолженности, как в абсолютном, так и в процентном выражении от суммы договора.

В программе «1С: Бухгалтерия» учет расчетов предприятия с его контрагентами (покупателями и поставщиками) ведется в типовой конфигурации в разрезе так называемых документов-заказов.

Документом-заказом в программе является первый документ в связанной по содержанию последовательности документов, которые влияют на состояние расчетов с контрагентами.

Вариант учета взаиморасчетов с клиентом — по счетам / накладным или по договорам определяется для каждого клиента в реквизите «Вид взаиморасчетов» формы элементов справочника «Контрагенты». Например, предприятие может вести учет взаиморасчетов с постоянными поставщиками (покупателями) в разрезе договоров, а с не постоянными поставщиками (покупателями) — в разрезе счетов / накладных. Вместе с тем, выбор варианта учета взаиморасчетов «По договорам» сохраняет возможность ведения учета расчетов с теми же контрагентами в разрезе счетов (накладных).

По одному и тому же заказу может быть несколько отгрузок и несколько оплат, но нельзя осуществить отгрузку или оплату сразу по нескольким заказам.

Типовая конфигурация позволяет вести учет хозяйственных операций предприятия по нескольким видам расчетов — предоплата, расчеты наличностью и бартер. 5, с. 452 — 453].

После рассмотрения наиболее распространенных программ, которые используются для учета, анализа и контроля расчетов с контрагентами можно сделать следующие выводы:

• 1. Всю совокупность программных продуктов, которые можно использовать для учета расчетов и ведения договорной работы, можно разделить на два вида. Первый — это программы бухгалтерского учета, которые предназначены для ведения проводок и формирования баланса. Второй — это специализированные рабочие места по оперативному учету и анализу договорной работы.
• 2. Программные продукты для построения баланса в свою очередь делятся на группы в зависимости от объема функциональных возможностей, программной структуры (интегрированной или многомодульной) и в зависимости от стоимости. При этом дорогие программные продукты, предназначены для больших бухгалтерий, как правило, имеют очень широкие возможности относительно учета расчетов, кроме простого ведения хозяйственных операций и формирования остатков по счетам.
• 3. Лучше всего выбрать программу, которая имеет, широкую поддержку разработчиком программного обеспечения и получила наиболее широкое распространение. Например, можно выбрать программу «1:С Бухгалтерия», она используется на большинстве предприятий для учета расчетов с контрагентами.
• 4. Необходимо проводить анализ дебиторской и кредиторской задолженности с учетом договорных обязательств по двум направлениям:
  • — анализ контрагента (покупателя, поставщика) необходимый для определения его платежеспособности;
  • — анализ на собственном предприятии — для определения возможностей относительно предоставления коммерческих кредитов и поддержания ликвидности.

Для выполнения данного анализа рекомендуется использовать систему «БЭСТ — ПРО» и программу «Галактика», которые позволяют анализировать состояние расчетов с контрагентами за любые произвольно выбранные периоды в любой денежной единице.

5. Для предприятий, которые осуществляют контроль за состоянием и составом дебиторской и кредиторской задолженности предлагаются такие программные изделия как «Галактика», «БЭСТ — ПРО», «Профит — комплекс», в которых успешно осуществляется контроль за состоянием расчетов.

При рассмотрении компьютерных программ, с помощью которых можно автоматизировать учетные процедуры в отрасли коммунального хозяйства, я уточнила, что существует множество программ, с помощью которых возможен не только учет расчетов с контрагентами, но и их контроль и анализ, что очень важно для любого предприятия. Для РУ ГПП «Укрпромводчермет» существует огромная необходимость внедрять новые компьютерные программы для учета расчетов с контрагентами. Поскольку система учета, базирующаяся на использовании современных компьютерных программ совмещает документацию и регистрацию учетной информации, снижает трудоемкость учета с одновременным повышением достоверности и оперативности учетной информации.