Документальное оформление движения горюче-смазочных материалов

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются одной из основных статей расходов при эксплуатации автотранспорта. Поступление ГСМ в организацию и их оприходование материально ответственным лицом осуществляется на основании документа, выписанного поставщиком. В первую очередь таким документом может быть товарно-транспортная накладная формы ТТН-1 или товарная накладная формы ТН-2.

В случаях, когда заправка транспортных средств производится на автозаправочных станциях поставщика ГСМ по специальным электронным картам, поставщик по итогам месяца оформляет отчет по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам (форма НТУ-АЗС) (далее — отчет), бланки которого утверждены постановлением Минфина РБ от 06.04.2006 № 36 «Об утверждении бланков отчета по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам формы НТУ-АЗС и Инструкции по их заполнению». Данный отчет служит основанием для принятия к учету товарно-материальных ценностей, оказанных услуг у их получателя. Вычет сумм НДС, указанных в отчете, производится получателем в месяце получения товарно-материальных ценностей, оказания услуг независимо от даты выписки отчета (при условии получения этого отчета до срока сдачи налоговой декларации по НДС за указанный отчетный период). При отсутствии отчета до даты сдачи налоговой декларации по НДС за этот налоговый период вычет НДС производится в том налоговом периоде, в котором получен отчет.

При приобретении топлива за наличный расчет документом, подтверждающим получение и оплату ГСМ, является чек кассового суммирующего аппарата, выданный оператором автозаправочной станции.

Оформление и учет движения ГСМ внутри организации рекомендуется организовать в соответствии с требованиями Положения о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденного постановлением Минфина РБ от 15.05.2002 № 74 (далее — Положение № 74) (несмотря на то, что данный документ является обязательным для исполнения государственными организациями, иными организациями, имеющими долю государственной собственности, а также колхозами).

Рассмотрим установленный Положением № 74 порядок оформления движения ГСМ, который целесообразно применять в случае, когда организация централизованно приобретает ГСМ для заправки транспортных средств, осуществляет их хранение и выдачу по мере необходимости для использования. Приемка, хранение и выдача ГСМ осуществляется в этом случае материально ответственными лицами, специально назначенными в организации для выполнения этих функций.

Согласно п. 10 Положения № 74 учет горюче-смазочных материалов в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета материалов формы М-12, утвержденной постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 214, или в книге складского учета материальных ценностей формы М-17, приведенной в приложении 26 к постановлению Минфина РБ от 08.02.2005 № 15, раздельно по каждому наименованию и марке горюче-смазочных материалов. На основании оформленных в установленном порядке первичных документов в названные карточки (книгу) заносятся данные по приходу и отпуску горюче-смазочных материалов и выводятся количественные остатки после каждой записи или после записи последней операции дня.

Складской, а также бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т. п.), учитываются в тех единицах, в которых они получены материально ответственными лицами. Данные раздаточных ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске горюче-смазочных материалов должны отражаться в карточках (книгах) складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения.

Количество выданных горюче-смазочных материалов записывается в Ведомость учета выдачи ГСМ, в которой за полученные горюче-смазочные материалы расписывается водитель, а в путевом листе расписывается материально ответственное лицо, отпустившее горюче-смазочные материалы.

При выдаче топлива материально ответственное лицо ежедневно оформляет Ведомость учета выдачи ГСМ (пример-форма бухгалтерской учётной документации 1).

Образец формы бухгалтерской учётной документации 1.

(наименование организации).

ВЕДОМОСТЬ №.

учета выдачи

(наименование и марка ГСМ).

" __" ________20__ г.

На каждую марку ГСМ ведется отдельная ведомость.

На основании документов, по которым в организации производился прием и отпуск горюче-смазочных материалов (товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи ГСМ), материально ответственное лицо составляет Отчет о движении горюче-смазочных материалов (пример-форма бухгалтерской отчётной документации 2). Этот отчет вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем организации, представляется в бухгалтерию организации и служит основанием для отражения в учете движения горюче-смазочных материалов. Перед сдачей в бухгалтерию отчет проверяется и подписывается лицом, возглавляющим службу топливно-энергетических ресурсов организации, или иным лицом, уполномоченным руководителем организации. материал топливо организация документальный Образец формы бухгалтерской учётной документации 2.

ОТЧЕТ № о движении горюче-смазочных материалов за «__ «________ 20__ г.

Оформленные путевые листы после их обработки передаются в службу топливно-энергетических ресурсов. Записи в путевых листах сверяются с записями в ведомостях учета выдачи и возврата топлива, приложенных к отчету о движении горюче-смазочных материалов. После этого заполняется Карточка учета расхода топлива автомобилем (пример-форма бухгалтерской учётной документации 3), которая ведется на каждое транспортное средство, машину, механизм. Работник, ведущий учет топливно-энергетических ресурсов, записывает в карточку фактические и нормативные расходы топлива и выводит результат.

Образец формы бухгалтерской учётной документации 3.

КАРТОЧКА №

за _____ 20__ г.

(месяц).

_______________________.

^* Бланк карточки см.: Гл. бухгалтер. Учет. и отчет. документация. — 2004. — № 6. — С. 87−88 (вкладыш).

Обращаем внимание, что в случае, когда учет выдачи топлива ведется в единицах массы (кг), при составлении карточки учета расхода топлива автомобилем данные ведомости учета выдачи ГСМ следует перевести в единицы объема (литры). Делается это при помощи коэффициентов перевода.

Значение коэффициента перевода зависит от ряда факторов, в частности от температуры окружающей среды. Поэтому используется усредненное значение коэффициента перевода из литров в килограммы, которое, например, для дизельного топлива равно 0,84. Соответственно коэффициент перевода из килограммов в литры для дизельного топлива составит 1,19 (1 / 0,84).

О всех случаях перерасхода или нереальной экономии топлива материально ответственное лицо обязано незамедлительно сообщить руководителю организации (или начальнику службы топливно-энергетических ресурсов) для принятия срочных мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии.