Движение первичных документов, организация документооборота

В соответствии с пунктом 5.1 Положения о документах и документообороте № 105 документооборот представляет собой процесс создания или получения от других предприятий, принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.

Каждый документ в бухгалтерском учете проходит свой документооборот, однако для всех документов существуют следующие этапы документооборота:

• — передача документа в бухгалтерию;
• — проверка и обработка принятых документов;
• — составление по документам учетных регистров;
• — сдача документов в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, ответственным за составление которого является главный бухгалтер организации, утверждается график руководителем организации.

График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в каждом из подразделений.

График документооборота должен быть составлен таким образом, чтобы способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Обычно график документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, всеми исполнителями, участвующими в создании, проверке и обработке первичных документов, с указанием сроков выполнения работ.

По каждому документу в график документооборота рекомендуется включать следующие разделы:

— порядок создания первичного документа с указанием количества экземпляров, ответственных за выписку, оформление, исполнение документа, срока исполнения докуме…

Все расчеты, не подлежащие учету на счетах 60?75, отражают на активно-пассивном счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Счет имеет два сальдо: по дебету — задолженность хозяйству; по кредиту — задолженность хозяйствам разным организациям и лицам. Учет ведется по субсчетам.

Сводный учет по счету 76 ведется в журнале-ордере № 8.

К счету 76 могут быть открыты следующие субсчета:

• 1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» ;
• 2 «Расчеты по претензиям» ;
• 3 «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам» ;
• 4 «Расчеты по депонированным суммам» и др.

На изучаемом нами предприятии счет 76 ведется с открытием всех субсчетов.

При страховании посевов и имущества, которые используются в производственной деятельности у организации, возникают обязательства по суммам страховых платежей, подлежащих отнесению в издержки производства: дебет счетов 20,23,25,26 и т. д. кредит счета 76, субсчет 1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» .

Некомпенсируемые страховыми возмещениями потери от страховых случаев списывают в дебет счета 99 «Прибыли и убытки» .

Аналитический учет по счету 76/1 ведут по страховщикам и отдельным договорам страхования.

Для учета расчетов по претензиям, предъявленным организацией поставщикам, подрядчикам и другим организациям, используется счет 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям» .

ООО «АП Соловьевское» выставляет претензии своим контрагентам при: выявлении недостачи ценностей, поступивших от поставщика; несоблюдении поставщиком (подрядчиком) договорных обязательств и т. д.

Суммы на которые предъявляются претензии, подлежат отнесению в дебет счета 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям» .

При выявлении недостачи сверх предусмотренных величин, предусмотренных договором, отражают записью: дебет счета 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям» кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» .

При нарушении договорных обязательств поставщиками и подрядчиками организация имеет право взыскать с них неустойку, установленную договором. Взыскание признанной суммы неустойки с поставщиков и подрядчиков отражается записью: дебет счета 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям» кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» .

Поступление денежных средств в счет удовлетворения выставленных контрагентам ранее признанных претензий отражается записью: дебет счета 51 «Расчетные счета» кредит счета 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям» .

Для учета расчетов по депонированным суммам к счету 76 открывается субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам». В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в случаях, когда работник не может получить заработную плату в отведенные для этого дни, сумма, причитающаяся работнику, депонируется и отражается записью: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» кредит счета 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» .

Выплату работнику депонированной заработной платы отражают записью: дебет счета 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» .

На предприятии ООО «АП Соловьевское» по счету 76 «Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами» заполняются: оборотно — сальдовая ведомость, авансовый отчет (приложение № 8), накладная внутрихозяйственного назначения и т. д.

Аналитический учет по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в ООО «АП Соловьевское» ведут по каждому дебитору и кредитору. Сальдо по счету 76 определяют по оборотной ведомости по аналитическим счетам счета 76.

Журнал хозяйственных операций по учету расчетов с дебиторими и кредиторами за январь 2014 г.

При проведении операций по счету 76, в соответствии с Гражданским кодексом РФ, составляется договор купли-продажи, по которому одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму.