Составление и оформление первичных документов, расчет лимита кассы

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приве-дены в ст. 9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) «О бухгалтерском учете» .

• * Первичный учетный документ должен быть составлен в момент со-вершения операции, а если это не представляется возможным — непо-средственно после ее окончания.
• * Первичные учетные документы принимаются к учету, если они со-ставлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает создание соб-ственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбо-мах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обяза-тельные реквизиты:

• * наименование документа;
• * дату составления документа;
• * наименование организации, от имени которой составлен документ;
• * содержание хозяйственной операции;
• * измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном вы-ражении;
• * наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяй-ственной операции и правильность ее оформления;
• * личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной тех-ники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены допол-нительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утвер-ждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

* Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пи-шущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспе-чивающими сохранность этих записей в течение времени, установ-ленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

* Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским спосо-бом). 3].

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание до-кументов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтер-ском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных докумен-тов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бух-галтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денеж-ными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кре-дитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчет-ность.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на ма-шинном носителе.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета рекви-зиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первич-ных документов, могут быть заменены паролем или другим способом автори-зации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствую-щего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.

В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или проку-ратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких доку-ментов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести слу-чай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первич-ными документами.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операци-ям, которые противоречат законодательству и установленному порядку при-емки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бух-галтеру предприятия для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

• * при ручной обработке — дату записи в учетный регистр;
• * при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа контро-лера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ор-дерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Дополнительные требования к порядку создания первичных докумен-тов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с то-варно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами. 6].

Как рассчитать лимит по кассе.

К Положению № 373-П дано приложение, в котором дается формула расчета лимита наличных денежных средств по кассе:

L = V / P * N,.

где L — это лимит кассы,.

V — объем всех поступлений за расчетный период,.

P — расчетный период, который должен составлять не более 92-х дней,.

N — количество дней, от одной сдачи наличных в банк до другой сдачи (не должен превышать 7 рабочих дней).

При отсутствии поступлений в кассу расчет делается по следующей формуле:

L = R / P * N,.

где L — это лимит кассы,.

R — объем всех выданных денежных средств за исключением зарплат и соц. выплат за расчетный период,.

P — расчетный период, который должен составлять не более 92-х дней,.

N — количество дней, от одного получения по чеку наличных в банке до другого получения, кроме денежных средств, предназначенных для выплаты зарплат и соц. выплат (не должен превышать 7 рабочих дней).

С 1 июня 2014 года, индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.

Пример расчета лимита по кассе Пример 1. Выберем расчетный период за апрель 2016 года. Его продолжительность 22 дня. Допустим, наличные сдаются в банк один раз в 4 дня. Поступление наличных денежных средств в кассу за этот период составило 560 000 рублей. Подставляем данные в формулу:

(560 000 /22) х 4 = 101 818 рублей Если в населенном пункте, где осуществляет свою деятельность организация или индивидуальный предприниматель нет банка, то расчетный период увеличивается до 14 дней.

Пример 2. Выберем расчетный период за февраль-апрель 2016 года. Его продолжительность 62 дня. Наличные сдаются 1 раз в 10 дней. Поступление наличных денежных средств в кассу за этот период составило 750 000 рублей.

(750 000 / 62) х 10 = 120 967 рублей Пример 3. Выберем расчетный период за февраль-апрель 2016 года. Его продолжительность 62 дня. Организация не получает наличные денежные средства за товары и услуги. Поступление наличных в кассу происходит по чеку 1 раз в 5 дней. За расчетный период было обналичено 1 235 000 рублей. 9].