Учет денежных средств и операций по расчетному счету

Большая часть расчетов между предприятиями в процессе их хозяйственной деятельности осуществляется безналичным путем, т. е. перечислением денежных средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником в этих расчетах является банк.

Каждое предприятие, имеющее самостоятельный баланс и наделенное собственными средствами, открывает в банке счет для хранения свободных денежных средств и производства расчетов.

Для открытия счета в банке необходимо представить следующие документы:

заявление на открытие счета, в котором необходимо указать полное и точное наименование предприятия, его юридический адрес, номера телефонов, факса. Заявление должно быть скреплено двумя подписями и печатью. На обороте заявления банковский работник фиксирует номер присваиваемого клиенту счет);

справку о постановке на учет в налоговом органе;

копии учредительных документов (устав, учредительный договор), заверенные в установленном порядк;

копии документов о регистрации, заверенные в установленном порядке.

— банковские карточки установленной формы с образцами подписей (директора и главного бухгалтера) и оттиском печати, заверенные нотариальн).

С расчетного счета банк выплачивает обязательства, расходы и поручения предприятия, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды.

Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев счета (денежные чеки, платежные поручения, объявления на взнос наличными) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков).

Исключение составляют:

— платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению:

государственного арбитража;

финансовых и налоговых органов;

требования за: газ и воду;

электроэнергию и тепловую энергию на основании показаний приборов и действующих тарифов;

услуги водоканалов;

телефон;

почтово-телеграфные расходы;

расходы, включенные в перевозочные документы для расчетов с железнодорожным транспортом и пароходством.

Ежедневно или в другие сроки, установленные по соглашению с предприятием, банк выдает клиенту выписки из его расчетного счета с приложением соответствующих денежно-расчетных документов, подтверждающих записи. В выписке указываются начальные и конечные остатки на расчетном счете и суммы операций по дебету и кредиту расчетного счета. Владелец текущего счета обязан письменно сообщать учреждению банка об обнаруженных суммах, ошибочно проведенных по текущему счету, в установленные сроки. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

В дебет счета 51 «Расчетный счет» записываются поступления денежных средств, а по кредиту счета 51 «Расчетный счет» отражают списание средств с расчетного счета.

Сальдо счета 51 «Расчетный счет» характеризует наличие свободных денежных средств на расчетном счете.

На счете 55 «Специальные счета в банках» учитывается наличие и движение денежных средств в официальной денежной единице Республики Беларусь и иностранных валютах, находящихся на территории Республики Беларусь и за ее пределами. К счету 55 «Специальные счета в банках» могут открываться следующие субсчета:

• — 55/1 «Аккредитивы»;
• — 55/2 «Чековые книжки»;
• 55/3 «Депозитные счета в официальной денежной единице Республики Беларусь»;
• — 55/4 «Депозитные счета в иностранной валюте»; 55/5 «Специальный счет средств целевого финансирования»;
• 55/6 «Текущий счет филиала»;
• — 55/7 «Специальный карточный счет».

Субсчет 55/1 «Аккредитивы» используют предприятия, применяющие формы расчетов с применением аккредитивов. Аккредитив выставляет банк по поручению предприятия за счет его средств или кредитов банка путем депонирования указанной в заявлении на аккредитив суммы на специальном счете.

Субсчет 55/2 «Чековые книжки» используется при осуществлении безналичных расчетов за товары и услуги с помощью чеков и чековых книжек. Для получения чековой книжки предприятия представляют в банк заявление-обязательство и поручение для депонирования средств Субсчет 55/3 «Депозитные счета в официальной денежной единице Республики Беларусь» открывается предприятиями в банках для хранения свободных денежных средств на условиях срочности, возвратности и платности.

Наличие и движение депонированных денежных средств в иностранной валюте учитывается обособленно на субсчете 55/4 «Депозитные счета в иностранной валюте».

Для обособленного хранения, наличия и движения денежных средств целевого финансирования вводится субсчет 55/5 «Специальный счет средств целевого финансирования».

При наличии на предприятии филиалов и представительств, для которых открывают в отделениях банков специальные счета для осуществления текущих расходов, вводится субсчет 55/6 «Текущий счет филиала».

Субсчет 55/7 «Специальный карточный счет» применяется при использовании предприятием корпоративных банковских карточек для осуществления расчетов за товары и услуги.

Зачисление средств на специальные банковские счета отражается по дебету счета 55 «Специальные счета в банках». Использование депонированных на специальных счетах средств отражается по кредиту счета 55 «Специальные счета в банках.

Учет кассовых операций Предприятия обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В отдельных случаях предприятия участвуют в процессе налично-денежного обращения — при оплате труда штатных и нештатных сотрудников, закупке материалов, выдаче сотрудникам авансов на командировочные расходы и др. В связи с этим в кассах предприятий могут находиться наличные денежные средства. Согласно Правилам ведения кассовых операций в Республике Беларусь, утвержденным постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28 июня 2001 г. № 159, ведение кассовых операций возлагается на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей и не может передоверять кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Для установления такого лимита предприятие представляет в обслуживающее учреждение банка расчет по установленной форме. В случае, когда предприятие не представляет расчет на установление лимита остатка средств наличных денег в кассе, этот лимит считается нулевым. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выдачи заработной платы работникам предприятия. Не использованные в трехдневный срок наличные денежные средства, полученные на выдачу заработной платы, подлежат сдаче в обслуживающие учреждения банков.

Денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций и оказании услуг все предприятия обязаны проводить с применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Контрольно-кассовые машины подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия.

Поступление денег в кассу и выдача из кассы оформляются приходными (приложение) и расходными (приложение) кассовыми ордерами. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. К предприятиям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством Республики Беларусь. Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу (приложение), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в книге ведутся через копирку одновременно на двух листах. Один лист — отрывной, его вместе со всеми приходными и расходными документами подшивают в отдельную папку. Подчистки и исправления в кассовой книге запрещаются. Кассовая книга и документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предназначен активный счет 50 «Касса». К счету «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 50/1 «Касса организации»;
• 50/2 «Операционная касса»;
• 50/3 «Денежные документы»;
• 50/4 «Валютная касса»;
• 50/5 «Касса филиала» и т. д.

В дебет счета 50 «Касса» записываются поступления денежных средств и денежных документов в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражают выбытие средств из кассы предприятия при выплате денежных средств и выдаче денежных документов.

На субсчете 50/1 «Касса организации» учитывается движение денежных средств в кассе предприятия в национальной валюте Республики Беларусь.

На субсчете 50/2 «Операционная касса» отражается движение денежных средств в кассах товарных контор, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах, кассах отделений связи и т. д. Этот субсчет открывают, в частности, предприятия транспорта и связи.

На субсчете 50/3 «Денежные документы» учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе предприятия (почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты, путевки в санатории и дома отдыха и т. п.). Денежные документы учитываются по сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Если предприятия осуществляют операции с наличной иностранной валютой, к активному счету 50 «Касса» должен быть открыт субсчет 50/4 «Валютная касса» для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты в отдельности. При осуществлении операций с наличной иностранной валютой учреждения банков устанавливают предприятиям лимит остатка валютных средств, хранящихся в кассе, как в рублевом эквиваленте, так и в номинале. Учет движения средств по субсчету «Валютная касса» оформляется соответственно приходными и расходными кассовыми ордерами установленной формы. Ордера заполняются в рублевом эквиваленте по курсу Национального банка на дату совершения операции, в правом верхнем углу ордеров указывается сумма иностранной валюты по номиналу прописью и цифрами красными чернилами с указанием ее наименования. Предприятия используют наличную иностранную валюту только для оплаты командировочных расходов, так как осуществление платежей по внешнеэкономическим сделкам и расчеты за реализуемую физическим лицам продукцию на территории Республики Беларусь осуществляются исключительно в рублях Республики Беларусь.

Для учета движения иностранной валюты по кассе заводят отдельную кассовую книгу, причем если в кассу поступает различная валюта, то учет ведется раздельно по каждому виду валюты.

В состав оборудования валютной кассы должны входить:

• — каталоги (справочники) отличительных признаков определения подлинности валют;
• — технические приборы для проверки подлинности купюр иностранной валюты.

В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнения в ее подлинности и платежеспособности. Денежные знаки поврежденные, ветхие и платежеспособность которых вызывает сомнение от клиентов не принимаются. Фальшивые денежные знаки и денежные знаки, подлинность которых вызывает сомнение, клиенту не возвращаются. Их записывают в отдельный реестр и перемни в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение». Клиенту выдают квитанцию, свидетельствующую, что принятая валюта является фальшивой или вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименования валюты и ее достоинства.

Счет 57 «Переводы в пути» предназначен для отражения операций о движении денежных средств в официальной денежной единице Республики Беларусь и иностранной валюты в пути, т. е. средств, внесенных в кассы банков, кредитных учреждений или почтовых отделений для зачисления на счета предприятия, но еще не зачисленных по назначению, а также перечисленная для продажи на биржу валюта.

В плане счетов организации могут открывать следующие субсчета к счету 57 «Переводы в пути»:

• 57/1 «Инкассированные денежные средства»;
• 57/2 «Денежные средства для покупки валюты»;
• 57/3 «Валютные средства для продажи»;
• 57/4 «Переводы в пути по банковским картам».

Расчеты с подотчетными лицами Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам.

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

Руководители предприятий могут разрешать (в порядке исключения) производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Дополнительные выплаты осуществляются за счет чистой прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов и других платежей; в бюджетных организациях — за счет экономии в пределах имеющихся нормативов.

При этом командировочные расходы, начисляемые сверх установленных норм, включаются в доход работника, подлежащий обложению подоходным налогом с физических лиц.

Сумма аванса, выдаваемого под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных (в пределах установленных норм), расходов по найму жилого помещения и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Например, отчеты по командировкам должны быть представлены в течение 3 дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждаются руководителем предприятия.

Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок до 3 дней. Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года. В течение 3-дневного срока лица, получившие аванс, должны представить авансовый отчет об израсходованных суммах либо вернуть деньги в кассу предприятия. В качестве оправдательных к авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие произведенные работником расходы: товарные чеки с наименованием приобретенного товара, чеки кассово-сумирующих аппаратов, корешки приходных кассовых ордеров и т. п.

Подотчетные суммы учитываются на синтетическом I чете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается по дебету Счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту I чета 50 «Касса».

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы», 20 «Основное производство» и др. в зависимости от характера произведенных расходов.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия.

Остатки неиспользованных сумм, возвращенные подотчетными лицами в кассу предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 50 «Касса».

Остатки неиспользованных сумм, не возвращенные подотчетными лицами в установленном порядке, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при удержаниях излишне выплаченных сумм из заработной платы) или дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (когда невозвращенные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работников).Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Свои особенности имеет учет подотчетных сумм, выданных в валюте, при командировании работников за границу. Аванс выдается в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Нормы суточных при краткосрочных командировках за границу, как и нормы за проживание в гостинице, в иностранной валюте установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» и периодически пересматриваются Министерством финансов совместно с Министерством труда Республики Беларусь. Выданную валюту отражают в бухгалтерском учете в Валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Национального банка Республики Беларусь на момент выдачи.

11 слученную в банке валюту приходуют бухгалтерской проводкой:

дебет субсчета 50/4 «Валютная касса» и кредит счета.

52 «Валютные счета».

Выданную под отчет валюту списывают из кассы бухгалтерской проводкой:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредит субсчета 50/4 «Валютная касса».

По возвращении из командировки и после сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета бухгалтерской проводкой: дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 20 «Основное производство» и других счетов затрат и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».