Теоретические основы организации закупочной деятельности в логистической системе

Значение и перспективы развития товароснабжения предприятия

В условиях рыночной экономики, характерной насыщенным рынком и конкурентной борьбой организация движения товарных потоков приобретает особую актуальность и во многом определяет конкурентоспособность торгового объекта. В торговле нашей страны за годы перестройки закупочная деятельность претерпела серьезные изменения, вызванные вполне объективными обстоятельствами:

• — Ликвидирована централизованная система распределения товарных ресурсов по территориям, системам, торговым организациям.
• — Сокращается постоянно существовавший ранее дефицит по большинству потребительских товаров.
• — Приватизация в торговле и сфере производства привела к распаду существовавших организационных структур в розничной и оптовой торговле и отраслях производства. Традиционные крупные специализированные оптовые предприятия потеряли свое значение, на смену им пришли мелкие оптовые предприятия и всевозможные посредники.
• — Большие сложности возникли из-за огромного дефицита оборотных средств и в торговле, и в производственных предприятиях [18, с. 166].

Сложившаяся десятилетиями система товароснабжения в короткие сроки распалась и сейчас создается заново. Она должна обеспечивать полноту и устойчивость ассортимента, оптимальный уровень товарных запасов, удовлетворение спроса населения, а также финансовой стабильности и развитию экономики страны и торговли. Закупочная деятельность розничной торговой сети должна основываться на следующих принципах: планомерности, ритмичности, оперативности, экономичности, централизации и технологичности.

Планомерность состоит в том, что товарные потоки должны доставляться на предприятие на основе разработанных графиков доставки с учетом товарооборота и нормативов товарных запасов.

Ритмичность снабжения заключается в доставке товаров через относительно равные промежутки времени или равными партиями, что способствует бесперебойной торговле при минимальных запасах и ускорению оборачиваемости. Ритмичность создает благоприятные условия не только для магазинов и других пунктов продажи, но и для предприятий — поставщиков и автомобильного транспорта. Показателем ритмичности снабжения может служить коэффициент ритмичности, рассчитываемый как отношение фактической поставки товаров за какой-либо определенный период к плановой.

Оперативность — суть ее в том, что в зависимости от изменений в спросе на какойлибо товар товароснабжение должно оперативно реагировать изменением размера партии товара или пересмотром периода доставки. При разработке графиков доставки товаров такая возможность должна быть предусмотрена.

Экономичность движения товарных потоков — снижение издержек по доставке товаров, которое достигается механизацией погрузочно-разгрузочных работ, эффективным использованием транспорта за счет рациональных схем завоза, наиболее полным использованием его грузоподъемности и т. д.

Централизация предполагает товароснабжение розничной торговой сети силами и средствами предприятий-поставщиков, что позволяет работникам магазина не отвлекаться от своей непосредственной работы по обслуживанию покупателей.

Технологичность движения товарных потоков заключается в том, что в их основе должны лежать прогрессивные технологические решения, которые базируются на использовании контейнеров и поддонов, транспортной тары, позволяющих максимально механизировать все погрузочно-разгрузочные операции, свести к минимуму время на их осуществление, максимально использовать грузоподъемность транспорта [38, с. 89].

Источники и формы товарных потоков определяются с учетом ассортимента и объема вырабатываемых промышленными предприятиями и другими производителями потребительских товаров и их территориальной удаленности от снабжаемых пунктов продажи. Выбор источников товароснабжения определяется не только особенностями поставщиков, но и характеристиками снабжаемых пунктов продажи: размерами и ассортиментным профилем магазинов, объемом их товарооборота, транспортными возможностями и т. д. При этом применяется транзитная или складская формы товароснабжения.

При транзитной форме доставка товаров в магазины производится непосредственно от производителя товаров, при этом сокращаются транспортные издержки, потери товаров при погрузочно-разгрузочных работах, ускоряется товарооборачиваемость. Однако возможности расширения этой формы ограничены рассредоточением розничной торговой сети, мелкие предприятия не могут принять крупные партии товаров, доставка мелких партий, как правило, экономически неэффективна. Проблемы преобразования промышленного ассортимента в торговый при транзите можно решить только в достаточно крупных магазинах. Эта форма в основном применяется по товарам простого ассортимента и при поставках внутри города.

При складской форме товары завозятся в магазины со складов оптовой торговли. В этом случае на складах производится подсортировка товаров, осуществляется подготовка продовольственных товаров к продаже (фасовка, упаковка, маркировка), товар может укладываться в транспортную тару, на поддоны или в контейнеры и доставляться согласно графику в пункты продажи.

Ряд особых требований предъявляется к движению товарных потоков продовольственными товарами, особенно скоропортящихся. Поэтому периодичность доставки этих продуктов диктуется нормативными сроками реализации, которые и кладутся в основу определения периодичности доставки скоропортящихся товаров. В крупных городах продовольственным магазинам приходится иметь дело со многими десятками грузоотправителями, что значительно усложняет работу по формированию ассортимента.

На Западе, а теперь уже и в крупнейших городах России вместе с развитием крупных розничных сетей, стали функционировать особые виды оптовых складов — распределительные центры. Эти распределительные центры коренным образом изменили систему движения товарных потоков, придав ей гибкость, оперативность, а главное, экономическую эффективность [37, с. 234].

В последнее время в связи с оживлением розничной сети и развитием торговых сетей практики для решения возникающих проблем обратились к опыту Запада, в том числе к вопросу создания распределительных центров. Все крупнейшие западные торговые сети имеют в своем составе распределительный центр, в основе которого и лежит рационализация товарных потоков.

Распределительный центр — результат внутриотраслевого вертикального объединения типа «опт-розница» и «розница-опт». В системе товарного обращения США сформировались и конкурируют на товарном рынке три типа таких объединений:

• а) цепные компании,
• б) кооперативные объединения розничных компаний,
• в) добровольные цепи.

Объективная необходимость в распределительных центрах возникла одновременно с появлением новых типов магазинов (супермаркетов, гипермаркетов и др.) и формированием крупных розничных сетей. Действовавшая модель товароснабжения розницы, при которой до 60% товаров поступало непосредственно от поставщиков, а оставшаяся часть — от различных оптовых посредников, не отвечала этой специфике, она пришла в противоречие с новой практикой организации предложения товаров в рознице и централизацией управления группами магазинов. Современная система движения товарных потоков должна была учитывать следующие специфические особенности работы этих магазинов и их клиентов: широкую номенклатуру товаров (от 5 до 30 тысяч наименований), универсальный характер ассортимента (специализация уходила на второй план), необходимость поддержания стабильного ассортимента в течение всего рабочего дня [10, с. 26].

Новые типы магазинов не имели складских площадей для текущего хранения товаров — все выставлялось в торговом зале. В таких условиях отправлять товары в магазины требовалось не просто в подсортированном виде, но и готовым к реализации, причем во всей широте ассортимента и порой в небольших количествах, но с высокой степенью ритмичности. Ясно, что только в таком порядке гарантировалось поддержание стабильности ассортимента супермаркета.

Между созданием производственного ассортимента и его преобразованием в торговый существуют пространственные и временные различия, которые выравниваются посредством накопления товарных запасов. Для складирования этих запасов с учетом универсальности и широты ассортимента супери гипермаркетов, а также для целей централизованного управления товарными ресурсами потребовалось иметь под рукой большие складские площади. Так возникла объективная потребность наличия в структуре ритейлерской компании своего склада. За основу была взята модель общетоварного склада — она позволяла складировать самые разнообразные товары, поскольку с такого склада обеспечивалось снабжение до 50−60% поступающих в супермаркет товаров. Возникла классическая европейская модель управляемой ритейлерской компании: управляющий орган — склад — магазины [36, с. 16].

В дальнейшем произошли два принципиальных изменения, которые привели к преобразованию склада фирмы в распределительный центр. Первое изменение связано с внедрением в технологические процессы по складированию и транспортировке товаров логистических схем с последующей автоматизацией этих процессов. Второе — с экономической эффективностью. Управляющий орган сетевой компании, централизуя закупку товаров, добивался, во-первых, наибольших скидок у поставщиков, во-вторых, более быстрого обновления ассортимента в зависимости от изменения спроса населения с целью ускорения оборачиваемости товарных запасов. Реальный экономический эффект от этих преобразований был огромен и стал в дальнейшем решающим фактором в конкурентной борьбе.

В результате склады из места по физическому хранению и перемещению грузов в структуре сетевой компании превратились в центры по рационализации товарных потоков — преобразованию поступающей от поставщиков товарной массы в готовые к реализации дробные ассортиментные позиции и быстрому распределению партий по торговым точкам собственным транспортом. Постепенно такие цепные компании заняли ключевые позиции в секторах розничной торговли и получили существенные конкурентные преимущества по сравнению с другими розничными предприятиями, не входящими в цепи [32, с. 18].

Мощная конкуренция со стороны цепных компаний стала причиной появления двух других типов внутриотраслевых вертикальных объединений.

Так, защитной реакцией розничных предприятий, не входящих в цепные компании, стало формирование кооперативных объединений розничных компаний. Чтобы противостоять крупным цепным компаниям они стали имитировать их структуру и методы организации закупки товаров и товародвижение. Их отличие от цепных компаний заключается в том, что розничные предприятия объединяются на кооперативных началах в целях централизации закупки товаров и создание распределительных центров.

Крупные цепные компании ослабили также конкурентные позиции на рынке независимых оптовых организаций. Они, с одной стороны, создав собственные распределительные центры, отказались от услуг независимых розничных предприятий, с другой — они теснили розничные предприятия, не входившие в их состав и являющиеся потребителями услуг независимых оптовых предприятий. В этих условиях многие независимые оптовые предприятия в целях выживания выступили организаторами создания добровольных цепей — объединения одной или нескольких оптовых компаний и группы обслуживающих предприятий. Основной принцип их организации заключается в обеспечении единого хозяйственного руководства при сохранении юридической и финансовой независимости участников объединения. Функцию единого хозяйственного руководства и выработки согласованной политики закупок товаров, управление запасами и организации продажи товаров выполняет распределительный центр [10, с.24].

В результате образования распределительных центров по различным схемам можно выделить два типа распределительных центров:

• а) открытый,
• б) закрытый.

Закрытый центр обслуживает магазины только одной сети, собственностью которой он является. Вся внутренняя технология такого центра подчинена задаче формирования и поддержания принятого в магазинах сети ассортимента товаров. Здесь технологический цикл работы центра замкнут внутренними задачами. Открытый распределительный центр обслуживает также и сторонние магазины. В этом случае распределительный центр проводит самостоятельную деятельность по оптовой реализации товаров, берет на себя функцию торгового посредника, что потребует определенных изменений в технологии работы распределительного центра.

Таким образом, под распределительным центром понимается оптовое предприятие, осуществляющее закупочную деятельность и централизованное снабжение розничной сети, объединенное с торговой цепью в единую организационно-правовую единицу или с группой независимых предприятий на основе контракта.

Распределительный центр представляет собой структуру, призванную комплексно решать вопросы, связанные с реализацией товара.

Функции распределительного центра:

• — формирование ассортимента, количественно и качественно отражающего динамику спроса;
• — закупка товаров;
• — обработка товаросопроводительной документации;
• — предпродажная подготовка товаров (фасовка, упаковка, маркировка);
• — комплектация заказов мелкими партиями;
• — хранение запасов;
• — информационная;
• — управление запасами по системе с фиксированным интервалом времени между заказами;
• — товароснабжение розничной торговой сети [10, с. 22].

Товары могут доставляться в розничную сеть централизованным и децентрализованным методами. При централизованном завозе доставка осуществляется силами и средствами поставщика на основе графиков или заявок в согласованные сроки. Этот метод доставки позволяет организовать более четкое товароснабжение магазинов, не отвлекает их работников от выполнения основных функций обслуживания покупателей. При этом эффективнее используются транспорт, рабочая сила, снижаются издержки обращения. Ритмичный завоз по графикам обеспечивает постоянство ассортимента, ускоряет товарооборачиваемость. При централизованной доставке поставщиком может быть производитель товара, и оптовое звено, используется как собственный транспорт поставщика, так и транспорт общего пользования по договору с поставщиком на перевозку грузов [24, с. 42].

Для эффективной, централизованной доставки магазину необходимо провести подготовительные мероприятия. Рассчитать оптимальный размер партии, частоту завоза, согласовать график завоза с указанием часа доставки, что необходимо для исключения одновременного поступления в магазины товаров от нескольких поставщиков. Следует определить с поставщиком порядок экспедирования товаров и осуществление разгрузочных работ, установить систему материальной ответственности сторон за нарушение условий централизованной доставки.

Графики завоза товаров тесно связаны с маршрутами централизованной доставки, разрабатываемыми поставщиками. При их составлении стараются добиться более полного использования грузоподъемности транспортных средств и кратчайших путей доставки товаров. Маршруты бывают линейными, которые иногда называют маятниковыми, и кольцевыми. При линейных маршрутах товары доставляются в один магазин, при кольцевом — завозятся одним рейсом последовательно в несколько магазинов.

При рационализации движения товарных потоков важная роль отводится использованию поддонов и специальных автомобильных контейнеров.

Децентрализованная доставка организуется силами и средствами магазина. В этом случае представитель магазина приезжает с доверенностью на склад поставщика и, получив товар, вывозит его на своей машине, поэтому иногда этот метод доставки называют «самовывозом» [37, с. 235].

Важной частью товароснабжения является закуп товаров. Источники поставок определяют эффективность системы движения товарных потоков. Основная часть закупочной функции — это выбор источников снабжения. Каждый менеджер по закупкам товаров составляет базу данных обо всех источниках поставок, выделяя:

• — качество поставляемых товаров;
• — цены;
• — условия поставок;
• — предоставляемые услуги;
• — регистрационные записи о продажах новых продуктов;
• — рекламно-пропагандистскую поддержку.

Эта информация необходима для принятия решений о закупках. Источниками поставок могут быть:

• — оптовые торговцы;
• — мелкие оптовики;
• — производители и обработчики товаров.

Источники поставок скоропортящихся продуктов бакалейных товаров различны. Источниками снабжения сельскохозяйственной продукцией являются: фермеры, агрофирмы, оптовые торговцы сельскохозяйственной продукцией. Источники поставок мяса: животноводческие фирмы, дистрибьюторы упакованного в коробки импортного мяса, птицефабрики, оптовые компании. Владельцы супермаркетов, обладающие достаточными закупочными возможностями и объемом, закупают товары у производителей, а те, кто такими возможностями и объемом не располагает, пользуются услугами каких-либо компаний.

С разрушением социалистической системы распределения товаров оптовые объединения потеряли свою ведущую роль в процессе движения товарных потоков. Вместо них появилось большое количество оптовых компаний.

За рубежом существуют различные системы организации товарного снабжения. В Швеции, например, лицо всей торговли: состояние рынка, цены, ассортимент — определяют 14 фирм. При них созданы распределительные сети, которые в течение нескольких часов выполняют заказы магазинов в требуемом объеме и ассортименте [33, с. 15].

В США из-за жесткой конкуренции с розничными сетями наряду со стандартной формой действуют две новые формы оптового снабжения супермаркетов товарами: добровольные объединения и кооперативные группы.

Добровольные объединение группы независимых розничных предприятий обеспечивает услуги, аналогичные функциям центрального офиса розничной сети, делая таким образом, их стоимость доступной для каждого предприятия этого объединения. С этой целью к стоимости продукта добавляется плата за услуги (в виде наценки). За конкретные услуги берется плата на пропорциональной основе или от объема использованных услуг. Кооперативная группа аналогична добровольному объединению с той точки зрения, что принадлежащие независимым владельцам магазины также ведут свою торговлю под общим названием и маркой. Различие же заключается в том, что члены кооператива выступают не роли обычных клиентов, а в качестве совладельцев склада товаров и оптового предприятия. Любая прибыль, полученная оптовым подразделением кооператива, поступает к членам кооператива в форме скидок на приобретаемые ими товары, причем эти скидки зависят от количества купленных товаров [25, с. 93].

Специалист по закупкам товаров для супермаркета должен иметь высокую квалификацию, обладать большим объемом знаний, принимать на себя ответственность за закупку товаров определенных категорий или групп товаров.

Менеджеры по закупкам должны заниматься системой управления товарных потоков. Основными требованиями к менеджеру по закупкам является хорошее знание:

• — закупаемых товаров;
• — рынков, на которых приобретаются те или иные виды товаров;
• — покупателей, являющихся потребителями этих товаров.

В структуре супермаркета предусмотрены специалисты по закупкам: бакалейных товаров, сельскохозяйственной продукции, мяса и мясопродуктов, общих товаров, прочих фирменных и специальных товаров или товаров-новинок.

Число менеджеров по закупкам для супермаркета определяется в соответствии с его размерами и масштабами деятельности [35, с. 32].

Менеджеры по закупкам, работающие сегодня в области торговли продовольствием, должны быть хорошо информированы о состоянии рынка. Наиболее важными источниками информации являются: торговые издания, справочники, ежедневные газеты для потребителей, торговые агенты, внутренняя информация [25, с. 90].

Функция закупки товара подразделяется на две составляющие, одна из которых является рутинной процедурой перезаказа товаров, включаемый в основной список товарных запасов, а другая — принятия решения о приобретении новых видов продукции. Обе составляющие с точки зрения бизнеса должны выполняться как можно точнее, чтобы магазины заполнялись товарами, имеющими спрос у покупателей.

Покупатель рассчитывает приобрести нужный ему товар, включая новый. Роль закупщика состоит в том, чтобы удовлетворить этот спрос, а иногда и предвосхитить его. Специалисту по закупке при выборе товара следует отказаться от личных пристрастий и попытаться предугадать предпочтения клиентов. Ему также необходимо заботится о защите потребителя с точки зрения качества товара, стоимости и экономии.

Создание потребительского спроса — важнейший фактор конкурентоспособности супермаркета, который во многом определяется системой товароснабжения. С помощью активных маркетинговых приемов поставщики создают у покупателя заинтересованность в той или иной продукции. Менеджер по закупкам товара для супермаркета должен оценить масштабы создаваемого спроса. Ему следует вести специальную книгу учета новых товаров, в которой необходимо отслеживать появляющиеся новые продукты, средства, а также объемы их рекламы, различные рекламные материалы, купоны и т. д.

Задача менеджера по закупкам состоит в том, чтобы превратить информацию, которую генерирует производитель, в конкретный спрос в определенном месте.

Менеджер по закупкам, наряду с принятыми нормативами, должен учитывать и сезонные предпочтения покупателей. Это позволит ему обновить информацию о потребительском спросе и принять правильные решения. Идти в ногу с изменяющимися предпочтениями потребителей — вот основа постоянной работы менеджера по закупкам.

Товары приобретаются посредством бланка заказа закупки или бланка заказа продавца. Однако, как правило, заказ осуществляется или устно по телефону, или в электронном виде. При этом форма заказа значения не имеет — главное, что определенная информация должна передаваться от закупщика к продавцу (и наоборот) до совершения заказа [32, с. 31].